Praxisbericht EasyGov: Möglichkeiten und Nutzen

EasyGov, der Online-Schalter für KMU

It’s easy, Gopf!

Behördengänge und Administration sorgen bei Unternehmen mitunter für grossen Aufwand. Ein Test des neuen Online-Schalters EasyGov zeigt, dass es noch nie so einfach war, eine Firma zu gründen. Am Portal beteiligt sind Bund, Kantone und Gemeinden im Rahmen der E-Government-Strategie Schweiz.

«In der Schweiz braucht es 14 Bewilligungen bei 14 Behörden, um eine Firma zu gründen. Das Ganze dauert 14 Monate. In Schanghai dauert dies bloss zwei Monate.» Die Aussage, die Bundesrat Johann Schneider-Ammann bei der Lancierung des neuen Portals «EasyGov» am Schweizer Fernsehen machte, ist zugegeben überspitzt. Der ehemalige Unternehmer bezog sich auf eine persönliche Erfahrung, wonach er für die Errichtung einer neuen Industrie-Betriebsstätte einen Ämter-Spiessrutenlauf hinlegen musste.

Ganz so kompliziert ist eine normale Firmengründung in der Schweiz glücklicherweise nicht. Doch um diverse Behördengänge, Abklärungen und Anmeldungen kommt man nicht herum. Um Firmengründung und Unternehmensverwaltung in der Schweiz zu vereinfachen, haben Bund, Kantone und Vertreter aus der Privatwirtschaft den Online-Schalter EasyGov lanciert.

Online-Schalter für Unternehmen

Mit EasyGov soll der administrative Aufwand für KMU und Start-ups vermindert und zentralisiert werden. Registrierte Benutzer können direkt über den Online-Schalter eine Firma gründen, Anmeldungen oder Mutationen im Handelsregister vornehmen, Mitarbeitende bei der AHV und einer Unfallversicherung anmelden oder Transaktionen für die Mehrwertsteuer vornehmen. «Der Datenschutz ist gewährleistet», sagt Markus Pfister, Kommunikationsverantwortlicher beim Staatssekretariat für Wirtschaft SECO. «Bund, Kantone und Gemeinden haben keinen Zugang zu gespeicherten Daten. Jede Transaktion wird vom Benutzer freigeschaltet und an die entsprechende Behörde gesendet.»

Verfügbar für Firmengründer, Unternehmer, Treuhänder

Bei EasyGov stehen zu Beginn Firmengründungen sowie grundlegende Anmeldungen und Mutationen im Vordergrund. Weitere elektronische Behördenleistungen von Bund, Kantonen und Gemeinden sollen schrittweise integriert werden. Bis Ende 2019 sollen die meistgefragten Behördengänge online verfügbar sein.

Die Bündelung verschiedener Aufgaben und Behördenstellen auf einem Online-Portal dient nicht nur den im Unternehmen zuständigen Personen, sondern auch den Treuhändern, die für das Unternehmen arbeiten. Der Vorteil des zentralisierten Systems: Grundsätzliche Unternehmensdaten müssen nur einmal erfasst werden und stehen den verschiedenen Behörden und Benutzern zur Verfügung ­– rund um die Uhr. Die einmalige Datenerfassung verhindert auch Medienbrüche und somit Fehlerquellen.

Hohe Einstiegshürde, einfache Bedienung

Im Test zeigt sich die Nutzung des EasyGov-Portals als einfach und selbsterklärend. Registrierte Benutzer werden Schritt für Schritt durch die Angebote geleitet. Startet man beispielsweise mit einer Online-Firmengründung, wird man nach der Rechtsform, der Branche und dem zu erzielenden Umsatz gefragt (siehe Screenshots in der Bildergalerie). Dabei zeigt das System dem Benutzer nur diejenigen Schritte an, die wirklich notwendig sind. Liegt das Umsatzziel beispielsweise unter 100’000 Franken jährlich, wird man nur in Ausnahmefällen (zum Beispiel abhängig von der Branche) nach der Mehrwertsteueranmeldung oder dem Handelsregistereintrag gefragt. Ebenso macht EasyGov auf fehlende Informationen aufmerksam und sorgt dafür, dass man gesetzliche Behördengänge und Pflichten nicht vergisst.

Bis man sich allerdings als Erstbenutzer registriert hat, müssen einige Hürden genommen werden. Wegen der hohen Sicherheitsanforderungen muss zuerst per Zwei-Faktor-Identifikation oder mittels SuisseID ein Zugriff auf EasyGov beantragt werden. Um Zugriff auf ein bereits existierendes Unternehmen zu erhalten, stellt ein Vollmachtsprozess auf dem Briefweg sicher, dass auf EasyGov nur berechtigte Personen im Namen des Unternehmens handeln können. «Die ersten Feedbacks von EasyGov-Benutzern sind mehrheitlich positiv», sagt Markus Pfister. «Vereinzelt gab es zur Registrierung kritische Rückmeldungen, in denen sich die Nutzer eine Vereinfachung wünschen.»

Hat ein Erstbenutzer diese Hürde überwunden und ist angemeldet, kann er weitere Benutzer für dasselbe Unternehmen freischalten und diese mit entsprechenden Berechtigungen versehen. Dies können etwa Unternehmenspartner, HR-Mitarbeitende oder auch Treuhänder sein. «Die Erstregistration ist ein Thema, bei dem wir noch Verbesserungspotenzial sehen», sagt Markus Pfister. «Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) hat eine Verbesserung in den kommenden Monaten in Aussicht gestellt.» Was aus Sicherheitsgründen nicht vereinfacht werden kann, ist der Vollmachtsprozess auf dem Briefweg. In den ersten drei Wochen haben sich bereits 1671 Nutzer von 1434 Unternehmen bei EasyGov registriert.

 

Titelbild: Alamy

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