Digitales Notizbuch ausreizen

7 Tipps für mehr Effizienz mit Evernote

Evernote kann weit mehr als bloss den papiernen Notizzettelsalat ersetzen. Insbesondere bei der Organisation von Inhalten aller Art und im Teamwork spielt das «Elefantengedächtnis» seine Stärken aus. Wie, erfahren Sie in diesen sieben Tipps.

Evernote ist weit mehr als ein digitaler Notizblock. Das Werkzeug speichert Informationen aller Art, von Webseiten über E-Mails bis hin zu Spesenabrechnungen und Unterlagen aus Papier, die per Smartphone-Kamera digitalisiert werden. Zudem unterstützt Evernote alle gängigen Plattformen, vom Windows-Rechner über iOS- und Android-Geräte bis zur Apple Watch und natürlich dem Webbrowser. Richtig eingesetzt, schafft Evernote Übersicht über den Notizenberg und spart damit Zeit. Diese sieben Tipps helfen Ihnen, dieses Tool effizient zu nutzen.

 

Notizen werden Aufgaben

Angenommen, Sie haben während eines Kundengesprächs Notizen direkt in Evernote festgehalten. Versehen sie diese mit einem Schlagwort wie dem Namen des Kunden oder dessen Firma. So können Sie übers Suchfeld schnell alle Notizen zu einem bestimmten Kunden aufrufen.

Zusätzlich können Sie Notizen mit einer «Erinnerung» versehen in Form eines Datums. Ein Hinweis erinnert Sie dann zur gegebenen Zeit, dass nun die in der Notiz festgehaltenen Arbeiten fällig sind. Damit bietet sich Evernote als Aufgabenplaner an.

 

Standard-Notizbuch für schnellen Zugriff

Ernennen Sie das am häufigsten benötigte Notizbuch zum Standard. Das erleichtert das Hinzufügen von Notizen über den Web-Clipper oder die Smartphone-Kamera. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste aufs Notizbuch und wählen «Notizbucheinstellungen». Dort legen Sie es als Standardnotizbuch fest.

 

Inhalte aus dem Web festhalten

Installieren Sie den «Evernote Web Clipper» in Ihrem Browser. Das ist nützlich, wenn Sie im Web zu einem Thema recherchieren, ein Kochrezept suchen oder einen Online-Artikel später im Zug lesen möchten. Der Web Clipper hält Inhalte von Web-Seiten als Evernote-Notiz fest, die Sie danach beispielsweise mit der Smartphone-App von Evernote synchronisieren und bequem unterwegs lesen können. Mit einem kostenpflichtigen Abo funktioniert dies sogar ohne Internet-Verbindung.

 

Evernote als Posteingang

In den kostenpflichtigen Abo-Varianten von Evernote können Sie E-Mails direkt als Notiz speichern, indem Sie die Post an Ihre Evernote-Adresse senden. Diese finden Sie in Ihren Kontoeinstellungen. Damit können Sie die Inhalte eines Mails direkt als Notiz verwenden. Eine andere mögliche Anwendung hierfür ist, wichtige Newsletter zu sammeln und zu organisieren. Dazu abonnieren Sie den Newsletter mit Ihrer Evernote-Mailadresse.

 

Notizen strukturieren und zusammentragen

Wahrscheinlich haben Sie Informationen zu einem Projekt über mehrere Notizen verteilt, beispielsweise unterteilt in «Aufgaben», «Lieferanten», «Rechnungen», «Fotos» und dergleichen. Sie können solche zusammengehörenden Notizen nicht nur in einem eigenen Notizbuch ablegen, sondern auch mit einem übersichtlichen Inhaltsverzeichnis versehen. Dazu wählen Sie die Notizen aus und klicken auf die Option «Notiz mit Inhaltsverzeichnis erzeugen». Evernote legt nun eine neue Notiz an mit Links zu den ausgewählten Einträgen.

Alternativ können Sie verschiedene Notizen auch zu einer einzigen zusammenführen oder in ein anderes Notizbuch verschieben.

 

Evernote im Team

Richtig spannend wird Evernote, wenn Sie es gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nutzen. Sie können Notizen freigeben und via Chat diskutieren. So greifen beispielsweise alle Teilnehmer eines Meetings gemeinsam auf die Traktandenliste zu oder auf die in der Sitzung verteilten Aufgaben. Unklarheiten lassen sich schnell via Chat bereinigen. Die Informationen bleiben an einem zentralen Ort abgelegt, was Doppelspurigkeiten vermeiden und den Ablauf beschleunigen hilft.

 

Organisieren mit Tags

Sie können Notizen mit Tags (Schlagwörter) versehen. Diese Schlagwörter können Sie hierarchisch anordnen. Angenommen, Sie haben unter der Darstellung «Schlagwörter» einen Tag namens «Rezepte» angelegt. Diesen können Sie nun mit untergeordneten Einträgen ergänzen. Legen Sie weitere Schlagwörter wie «vegetarisch», «Fleisch», «vegan» etc. an und ziehen Sie diese Tags auf «Rezept».

 

 

Wenn Sie nun nach «Rezept» suchen, tauchen alle Notizen auf, die Sie mit einer Unterkategorie versehen haben.

In seinem englischsprachigen Blog-Beitrag empfiehlt Thomas Honeyman, Notizen mit Tags statt mit Notizbüchern zu organisieren – ein flexibler Ansatz, der zeigt, weshalb Evernote weit mehr als bloss ein digitaler Notizblock ist.

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