Archivierung

Digitale Archive öffnen sich für KMU

Relevante Geschäftsunterlagen zu archivieren ist Pflicht. Weil ein immer grösserer Teil der Korrespondenz elektronisch anfällt, ist eine digitale Archivierung sinnvoll. Worauf KMU bei der Wahl eines geeigneten Systems achten müssen.

In der Welt der digitalen Kommunikation haben reine Papierarchive bald ausgedient.

 

Immer mehr Dokumente erreichen uns in elektronischer Form: E-Mails, Bestellungen als angehängtes PDF, PDF-Rechnungen und vieles mehr. Diese Dokumente zur Aufbewahrung auszudrucken, ist wenig sinnvoll: Ressourcen werden unnötig verschwendet, die Papieraufbewahrung ist arbeitsintensiv und verbraucht viel Platz. Der Wunsch, diese Dokumente nicht mehr auszudrucken, sondern direkt in digitaler Form zu archivieren, ist mehr als verständlich. Auf dem Markt werden etliche Lösungen angeboten, die eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung versprechen. Sie sind aber oft für KMU zu teuer.

 

Archivierung nicht nur für Buchhaltung

Während für die meisten elektronischen Dokumente, die in der Geschäftsabwicklung anfallen, keine gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung einzuhalten sind, gelten für die relevanten Belege der Buchhaltung zwei grundlegende Verordnungen. Dies ist einerseits die Verordnung zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV, siehe Kasten) und andererseits die Verordnung über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V). Die ElDI-V muss zwingend eingehalten werden, wenn elektronische Rechnungen ausgetauscht werden. Aufgrund ihrer klaren Vorschriften wenden immer mehr Unternehmen die ElDI-V auch für andere Prozesse und Archivierungen im Unternehmen an.

In der täglichen Geschäftsabwicklung fallen heute immer  noch zu viele Dokumente in Papierform an. Das bedeutet, dass für den gleichen Dokumententyp, etwa Kreditorenrechnungen, im Unternehmen Papier- und elektronische Archive parallel existieren. Muss nach einem Beleg gesucht werden, kann das eine tagesfüllende Aufgabe bedeuten.

Deshalb sollten die anfallenden Papier-Dokumente auch ins elektronische Archiv übernommen werden können, so dass für archivierte Dokumenttypen jeweils ein vollständiges Archiv vorhanden ist.

 


Rechtliche Grundlagen

GeBüV: Die Verordnung zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) schreibt vor, wie die relevanten Unterlagen zur Buch- und Geschäftsführung aufbewahrt werden müssen. Die GeBüV ist sehr alt, weil sich auch schon die Aufbewahrung in Papierform geregelt hat. Sie wurde in den letzten Jahren laufend den neuen Gegebenheiten angepasst und enthält auch etliche Vorschriften, die für die elektronische Aufbewahrung gelten, z.B. ist die Sicherung des Archivs gegen Veränderung ein besonderes Anliegen. 

ElDI-V: Die Verordnung über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) entstand im Zusammenhang mit dem Wunsch der Unternehmen, die Mehrwertsteuer elektronisch abrechnen zu können. Sie regelt die Voraussetzungen, damit elektronische Rechnungen Mehrwertsteuerkonform verarbeitet werden können. Die wichtigste Vorschrift ist, dass elektronische Rechnungen mit einem «fortgeschrittenen» Zertifikat digital unterschrieben sein müssen. 


 

 

Anforderungen ans digitale Archiv

Ein digitales Archiv muss die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Sowohl digitale als auch eingescannte Papierbelege sollen archiviert werden können.
  • Alle eingelesenen Dokumente sollten mit einer digitalen Unterschrift gegen nachträgliche Veränderung geschützt werden (einige Dokumentarten, wie etwa elektronische Rechnungen, müssen zwingend mit einer ElDI-V-konformen digitalen Unterschrift versehen sein).
  • Das Archiv sollte in einen Workflow eingebunden werden können, zum Beispiel: Einlesen einer elektronischen Rechnung, Archivieren der Rechnung und Weiterleitung an die Buchhaltungssoftware.
  • Das Archivierungssystem sollte ausserdem sehr einfach und flexibel in der Anwendung sein. Ein Archiv, das diese Funktionen anbietet, erlaubt einem KMU, Prozesse zu optimieren, Abläufe zu verkürzen und abgelegte Dokumente einfacher zugänglich zu machen.

 


Warum ist es wichtig, dass die Dokumente im Archiv digital unterschrieben sind?

Das Archiv schützt die archivierten Dokumente, indem eine Änderung verhindert wird. Es sorgt ausserdem dafür, dass keine Dokumente unkontrolliert hinzugefügt oder aus Versehen oder Vorsatz gelöscht werden können.

Wird jedoch ein Dokument aus dem Archiv abgerufen, ist es nicht mehr geschützt. Eine digitale Unterschrift belegt in diesem Fall, dass das Dokument seit der Archivierung nicht verändert wurde.

Besonders für Dokumente, die rechtlich relevant sind, wie etwa Laborberichte und elektronische Rechnungen, ist die digitale Unterschrift zwingend.


 

Viele Archiv-Systeme sind für KMUs zu teuer und verursachen einen hohen Aufwand bei der Einführung. In der Zwischenzeit gibt es aber auch Systeme, die als Komplettlösung geliefert werden, nach einer kurzen Einarbeitungszeit bereits einen hohen Nutzen erbringen und die internen Abläufe unterstützen und vereinfachen. Auf diese Weise kann ein KMU gesetzliche Anforderungen erfüllen, beispielsweise beim Umgang mit digitalen Belegen, und die Verlässlichkeit der Kundenbeziehungen und internen Prozesse erheblich erhöhen.

Etliche Dokumente im Unternehmen müssen zu einem festgelegten Zeitpunkt archiviert werden. Zum Beispiel sollte eine eingehende Rechnung direkt nach dem Empfang archiviert werden. Gleichzeitig müssen solche Dokumente auch an ein Folgesystem zur Weiterverarbeitung weitergeleitet werden. Die Workflow-Funktionen der meisten Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind jedoch für KMUs zu umfangreich. Gefragt sind für KMU digitale Archivsysteme, die einfach zu bedienen sind, sicher archivieren und einfache Workflows effizient umsetzen können.

 


Autor:

Walter Gygli ist Inhaber der Secacon Gygli Engineering GmbH, einem auf IT-Sicherheitslösungen spezialisierten Engineering- und Beratungsunternehmen in Muttenz. Mit der secasign-box bietet die Firma eine digitale Archivierungslösung, die sich an KMU richtet und bereits von etlichen kleinen und mittelständischen Unternehmen für die unterschiedlichsten Aufgaben eingesetzt wird.

 

 


 

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