Tipps zu Office 365

Fünf Outlook-Tipps auf die Schnelle

Outlook 2016 ist ein mächtiges Kommunikationswerkzeug. Mit diesen fünf Tipps behalten Sie nicht nur die Übersicht, sondern spedieren Mails mit Anhängen auch eine praktische Schlankheitskur.

Mit Outlook 2016 können Sie auch alten Briefgewohnheiten ade sagen.

 

Outlook 2016 ist ein mächtiges Werkzeug und dadurch manchmal etwas unübersichtlich. Mit diesen fünf Tipps sorgen Sie nicht nur für ordnende Farbe im Posteingang, sondern verschicken auch grosse Anhänge, ohne den Posteingang des Empfängers zu verstopfen.

 

Termin aus E-Mail erstellen

Outlook 2016: Termin aus E-Mail erstellen

Outlook erstellt aus E-Mails auch Termine.

 

Wenn Sie ein E-Mail erhalten, das Sie in einen Termin umwandeln möchten, ziehen Sie das E-Mail einfach auf das Kalendersymbol in der linken unteren Ecke des Outlook-Fensters. Outlook wandelt die Post automatisch in einen Termin um. Der Inhalt des Mails wird dabei als Terminbeschreibung übernommen, was äusserst praktisch ist. Weniger praktisch ist dagegen, dass Outlook Datum und Uhrzeit nicht automatisch übernehmen kann, Sie müssen die Daten also von Hand eingeben.

 

Absender schnell zum Adressbuch hinzufügen

Outlook 2016: Absender schnell zu Kontakten hinzufügen

Per Rechtsklick fügt Outlook Absender den Kontakten hinzu.

 

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Absender eines E-Mails klicken, können Sie die Adresse direkt zu Ihrem Adressbuch hinzufügen. Dazu wählen Sie aus dem Kontextmenü «Zu Outlook-Kontakten hinzufügen». Im Adressfenster, das nun aufpoppt, können Sie den neuen Kontakt bei Bedarf um weitere Informationen ergänzen.

 

Mehr Übersicht im Posteingang

Standardmässig hebt Outlook ungelesene E-Mails farbig hervor. Sie können jedoch mithilfe der «Bedingten Formatierung», die Sie vielleicht aus Excel kennen, diese Hervorhebungen anpassen. Wählen Sie hierzu aus dem Menüband «Ansicht > Ansichtseinstellungen» und im Dialogfenster «Bedingte Formatierung». Hier können Sie nicht nur bestehende Formatierungen anpassen, sondern auch eigene Regeln hinzufügen.

 

Outlook 2016: E-Mails im Posteingang farblich hervorheben

Mit Formatierungsanweisungen können Sie in Outlook 2016 E-Mails farblich hervorheben.

 

Beispielsweise können Sie Mails von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern farblich anders kennzeichnen. Hierzu klicken Sie auf «Hinzufügen», um eine neue Regel zu erstellen. Diese heisst vorerst noch «Unbenannt». Klicken Sie nun auf «Bedingung…» um in diesem Beispiel im Feld «Von…» die Domain Ihres Unternehmens einzutragen, zum Beispiel «@swisscom.com». Klicken Sie auf «Ok» und benennen Sie die Regel im Feld «Name:». Über den «Schriftart…»-Knopf wählen Sie nun die passende Formatierung. Wenn Sie die bedingte Formatierung mit Mail-Regeln kombinieren, behalten Sie die Übersicht.

 

Grosse Anhänge elegant verschicken

E-Mail ist immer noch die häufigste Form, um Informationen zu verschicken. Bei grossen Anhängen droht jedoch der Posteingang des Empfängers zu verstopfen. Wenn Sie einen Online-Speicher von Microsoft (OneDrive oder OneDrive for Business) oder Dropbox nutzen, können Sie statt des umfangreichen Dokuments einen Link darauf verschicken.

 

Outlook 2016: Grosse Anhänge verschicken

Outlook 2016 kann Dateien aus OneDrive als Link statt Anhang verschicken.

 

Das Vorgehen ist dasselbe, wie wenn Sie eine Datei direkt anhängen würden: Im Mail-Fenster von Outlook klicken Sie im Menüband «Nachricht» auf «Datei anfügen». Wählen Sie nun im Aufklappmenü «Webspeicherorte durchsuchen» Ihren Online-Speicher und dort die gewünschten Dokumente. Statt der Dateien fügt Outlook 2016 jedoch nur einen Link zur Datei ein, weshalb Sie unabhängig von der Dateigrösse ein schlankes Mail verschicken.

 

Zweite Zeitzone im Kalender anzeigen

Outlook 2016: Zweite Zeitzone in Kalender anzeigen

Der Outlook-Kalender kann zwei Zeitzonen anzeigen.

 

Wenn Sie häufig in andere Zeitzonen reisen oder einfach mit Geschäftspartnern zonenübergreifend zusammenarbeiten, können Sie im Outlook-Kalender eine zweite Zeitzone anzeigen lassen. Hierzu klicken Sie in der (Arbeits-)Wochenansicht mit der rechten Maustaste oberhalb der Zeitspalte. Aus dem Aufklappmenü wählen Sie «Zeitzone ändern», worauf sich der «Optionen»-Dialog mit den Kalendereinstellungen öffnet. Unter dem Abschnitt «Zeitzonen» können Sie sich nun eine zweite Zeitzone anzeigen lassen. Fügen Sie eine Beschriftung hinzu, damit Sie nach dem Klick auf «Ok» in den Zeitspalten des Kalenders die verschiedenen Zeitzonen besser identifizieren können.

Die Outlook-Optionen finden Sie auch über «Datei > Optionen».

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