Event-Organisation

Mit einem perfekten Anlass punkten

Events sind auch für KMU ein wichtiges und gleichzeitig teures Marketing-Instrument. Sie sollten deshalb perfekt geplant und inszeniert sein, damit sie eine lohnende Investition sind. Dazu gehört auch, dass alle offenen Fragen geklärt sind.

Viele KMU ziehen aus Budget-Gründen keine ausgebildeten Fachleute zur Event-Organisation bei. Deshalb sind die organisatorischen und rechtlichen Grundlagen der Veranstaltungsorganisation den Verantwortlichen oft zu wenig bekannt. Wie viel Zeit braucht ein Mehrgang-Menü? Was kostet ein Unterhaltungs-Act? Wie darf ich Fotos des Events nutzen? Dies sind nur einige der Fragen, welche Sie sich stellen sollten.

 

Zeitmanagement

Wie viel Zeit wofür gebraucht wird, ist für unerfahrene Event-Verantwortliche schwierig einzuschätzen. Meistens wird zu knapp kalkuliert oder es werden einzelne Punkte vergessen, wodurch das geplante Programm nur mit Verspätungen oder in abgekürzter Version durchgeführt werden kann. Hilfreich ist es, bereits im Vorfeld das Wissen der Event-Supplier einzubeziehen. Punkte, die einen wesentlichen Einfluss auf den zeitlichen Ablauf haben und die Sie deshalb mit den einzelnen Zulieferern besonders sorgfältig abklären müssen, sind unter anderem:

 

  • Mit Transportunternehmen: Wie viel Zeit haben sie für die Strecke einberechnet? Gibt es bei Stau Alternativrouten und wie lange dauern diese?
  • Mit Restaurant/Catering: Wie lange rechnen sie für einen Gang inklusive Service und Abräumen? Gibt es aufgrund der Nachbarschaft zeitliche Einschränkungen für das Spielen von Musik oder den Aufenthalt im Freien?
  • Mit Unterhaltungs-Acts: Wie lange dauert der Aufbau der nötigen Technik und allfälliger Instrumente? Wie viel Zeit ist für den Soundcheck einzuplanen? Wie lange dauert das Programm, und ist eine Zugabe geplant?

 

Unterhaltung

Ein Anlass ohne Unterhaltung ist meistens eine trockene Angelegenheit. Vor allem bei Kunden-Events ist das Engagement von Künstlern oder Referenten üblich und wird von vielen Kunden sowohl geschätzt wie auch erwartet. Doch sind sich unerfahrene Event-Verantwortliche bei der Budgeteinteilung meistens nicht bewusst, dass diese Personen nicht im Stundenlohn arbeiten und auch Kurzauftritte meist mehrere Tausend Franken kosten. Rechnen Sie für Unterhaltungs-Acts oder Referenten mit folgenden Summen:

  • Unbekannt: bis CHF 3’000.–
  • In der Schweiz bekannt: bis CHF 10’000.–
  • Schweizer Top-Act: bis CHF 25’000.–
  • Internationaler Top-Act: Gagen nach oben offen

 

Vergessen Sie dabei nicht die Nebenkosten wie Suisa-Gebühren, Steuern, Verpflegung, manchmal auch Unterkunft und teilweise nötige Bewilligungen, die zusätzlich anfallen.

 

Verwendung von Bildmaterial

In Zeiten von Facebook und Youtube ist es vielen Menschen nicht immer bewusst, dass gemäss unserem Gesetz das Recht am eigenen Bild geschützt ist. Zwar gibt es Ausnahmen, aber für typische KMU-Events gelten diese meistens nicht. Falls Sie Fotos oder Videos einer Veranstaltung veröffentlichen möchten, müssen Sie deshalb von Ihren Gästen die Einwilligung dazu erhalten. Dies gilt im Besonderen, wenn Personen gut erkennbar sind oder wenn die Aufnahmen durch Ihre Firma kommerziell genutzt werden. Vor allem die Verwendung von Filmaufnahmen mit Künstlerinnen und Künstlern sind heikel, da diese neben dem Recht am eigenen Bild auch ihre Urheberechte schützen möchten.

 


Autorin:

Laurence Kissling ist Geschäftsleiterin der Kulturfacts GmbH, die auf Kultur- und Event-Management spezialisiert ist. Neben dem Management verschiedener Comedians und der Umsetzung von Veranstaltungen werden unter dem Label «Eventfacts» Anfängerkurse für Event-Management angeboten. Laurence Kissling hat an der Universität Zürich Politikwissenschaft abgeschlossen und arbeitet seit über 15 Jahren in den Bereichen Kultur- und Event-Management.

 


 

 

Glossar zur Event-Organisation

  • Marketing-Instrumente: Mittel und Massnahmen, mit denen Unternehmen den Markt beeinflussen
  • Event-Supplier: Firmen, mit denen Sie Ihren Event realisieren, wie Restaurants/Catering, Floristen, Künstler-Agenturen, Technik- oder Zeltvermieter usw.
  • Soundcheck: Test, ob vorhandene oder zugemietete Technik einwandfrei funktioniert.
  • Suisa-Gebühren: Urheberrechtsentschädigung, die für die Nutzung von Musik geleistet werden muss. 
  • Recht am eigenen Bild: Eine gute Darstellung der rechtlichen Grundlagen ist auf der Website des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu finden. 
  • Urheberrechte: Diese sind zusammen mit den verwandten Schutzrechten im Bundesgesetz 231.1 geregelt. 

 

 

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