So bekämpfen Sie die Informationsüberlastung
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So bekämpfen Sie die Informationsüberlastung

In Anlehnung an Neil Postmans Klassiker aus dem Jahre 1985 mit dem Titel «Wir amüsieren uns zu Tode», könnte man heute sagen: «Wir kommunizieren uns zu Tode». Manager in KMU und Grossbetrieben verbrauchen heute fast einen Tag pro Woche ihrer Zeit mit Austausch, Suche, Analyse, Verarbeitung und Ablage von Informationen. Doch wie schafft man Abhilfe? Ein Schlüssel liegt im bewussteren Umgang mit Telefon, E-Mail und Social Media und allen weiteren Informationen, die täglich generiert werden.

Wir alle leiden heute unter einer enormen kommunikativen Überlastung. Aus allen Kanälen werden wir mit Informationen bombardiert und haben oft nicht mehr die Zeit, uns gewissenhaft damit auseinander zu setzen. Um unsere Arbeit dennoch sinnvoll erledigen zu können, behelfen wir uns mit Tricks der Informationsselektion (z.B. Schnelllesen oder «Mut zur Lücke»), der Informationstransformation (z.B. Audiobooks im Auto oder Zug hören statt Bücher lesen) oder im Extremfall sogar mit der Informationsverweigerung (z.B. Verzicht auf die Lektüre von Fachzeitschriften, Zeitungen und Büchern oder E-Mails). Menschen, die chronisch überlastet sind, nutzen auch folgende Kompensationshandlungen, um mehr Zeit für das Informationsmanagement zu gewinnen:

die Reduktion von sozialen Kontakten,
das Hinausschieben oder kurzfristige Absagen von Terminen sowie
die Arbeit zu Unzeit (früh morgens, spät abends und am Wochenende).

Das alles ist nicht ideal und löst das Problem der Informationsüberlastung nicht bei der Wurzel. Gewiss: Information und Kommunikation sind zentrale Elemente – im Privaten wie auch im Geschäftsleben. Doch die Möglichkeiten, welche uns die modernen Kommunikationstechniken in der mobilen Arbeitswelt heute zur Verfügung stellen, wollen gekonnt genutzt sein, wenn wir uns damit nicht selber «Schach matt» setzen wollen.

Anbei ein paar Tipps, um die tägliche Informationsflut etwas einzudämmen:

Lassen Sie relevante Informationen übers Geschäft und Ihre Branche von einem persönlichen Netzwerke filtern und aufbereiten.
Entscheiden Sie sich bewusst, welche Informationen für Sie relevant sind. Stoppen Sie die irrelevanten Informationen.
Nutzen Sie wenige Informationssysteme, diese aber bewusst.
Entscheiden Sie aktiv, welche Kanäle sinnvoll für Sie nutzbar sind.
Ordnen Sie Informationen (wichtig/dringend) und entsorgen Sie den Rest.
Schaffen Sie ein Ablagesystem, in dem Sie alles auf Anhieb wiederfinden.
Deaktivieren Sie «Push»-Informationen auf Ihrem Smartphone.
Spannen Sie Assistenten oder Sekretärinnen ein bei der Beschaffung nach spezifischen Informationen, delegieren Sie Recherchearbeiten weiter.

Neben der Eindämmung der Informationsflut ist der bewusste Umgang mit Telefon, Mail und Social Media zentral. Anbei eine Checkliste zum gezielten Umgang mit diesen Medien:

Zu den Autoren:

Patrik Scherler, Dr. oec. HSG, ist Dozent für Betriebswirtschaftslehre an der School of Management and Law (ZHaW) in Winterthur und Inhaber der auf Coaching, Consulting und Connecting spezialisierten BENROX AG mit Sitz in Meilen/Zürich. Er ist Betreuer diverser Unternehmerforen, ERFA-Gruppen und Beiräte und organisiert Strategie- und Positio­nierungs­workshops.

Claudia Frei, dipl. Betriebsökonomin FH ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Zentrum für innovative Didaktik (ZiD) an der der School of Management and Law (ZHaW) in Winterthur und Mitautorin des Buches «Irrtum Zeitmanagement», welches im Herbst diesen Jahres erscheint.

Verwendete Quellen und weiterführende Literatur:

Altmann, G. (o.J.). Social Media Marketing gewinnt immer mehr an Bedeutung. www.kundengewinnung-im-internet.com
Bossong, C. (1995). Zeitmanagement. Mehr schaffen in weniger Zeit. Köln: Buch und Zeit Verlagsgesellschaft mbH.
Perslog GmbH (Hrsg.). (2004). Zeitmanagement-Profil. Remchingen: persolog GmbH Verlag für Managementsysteme.
Scherler, P. & Teta, A. (Erscheint im Herbst 2013). Irrtum Zeitmanagement. Zürich: Versus Verlag.
Worch, M. (2008). Selbstmanagement. Zürich: Versus.

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