«The Circle» oder «Getting Things Done» als Light-Version
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«The Circle» oder «Getting Things Done» als Light-Version

Für mich ist das GTD-System zu komplex. Ich habe erkennen müssen, dass es nicht zu mir passt. Es umfasst für mich zu viele Regeln und Anweisungen. Wenn ich ein ganzes Buch lesen oder gar ein Seminar besuchen muss, um eine Methodik zu erlernen, dann weiss ich aus meiner eigenen Erfahrung: Das ist nichts für mich. Ich mag es nämlich bei solchen Dingen gern etwas einfacher: KISS («Keep it simple, stupid!»).

 

«The Circle»

Deshalb gefällt mir eine aus GTD abgeleitete, simple Lösung zur Aufgabenverwaltung besonders gut: «The Circle» von Sigurður Ármannsson, die ich auf meinen Recherche-Touren durch das Web entdeckt habe. Mich überzeugt deren Einfachheit: sowohl wegen der simplen Anwendung – nur eine Handvoll Tipps vor dem Start – als auch wegen dem minimalen Einsatz von Werkzeugen. Notizbuch und Stift – mehr braucht man nicht.

Ármannsson beschreibt die Methode auf seiner englischsprachigen Website übersetzt wie folgt:

«Schreiben Sie den Projektnamen auf […]. Zeichnen Sie einen Kreis vor dem Namen. […] Nach dem Kreis schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen, um das Projekt durchzuführen. Jede Aufgabe kommt auf eine neue Zeile. […]

Nun haben Sie Projekte mit verknüpften Aufgaben, alle mit einem Kreis am Anfang. Und es gibt sicher noch Aufgaben, die nicht mit einem Projekt verknüpft sind. […] Schreiben Sie jede Aufgabe nieder, die Sie bei der Arbeit oder zuhause erledigen müssen. Versuchen Sie nicht, sich an alles zu erinnern, ausser an etwas: Dass sich das Notizbuch daran erinnert.»

 

The Circle, Produktivitätsmethode mit Notizbuch und Stift. Bild: Sigurður Ármannsson

 

Ármannssons Prinzip besteht also darin

  1. Jede Aufgabe aufzuschreiben, chronologisch und ohne Sortierung,
  2. Vor jeder Aufgabe einen kleinen Kreis zu zeichnen und
  3. Dort den Status durch ein einfaches Symbol abzubilden.

 

Meine Adaption

Mit dieser kurzen Anleitung habe ich mich an die Arbeit gemacht, Ármannssons Tipps in den vergangenen drei Wochen in der Praxis ausprobiert und an meine Arbeits- und Denkweise angepasst. Die wesentlichen Elemente wie – selbstverständlich – den Kreis und den Grundsatz, alles hintereinander im Notizbuch zu erfassen, habe ich beibehalten. Aber ein paar wenige Dinge habe ich modifiziert bzw. weggelassen.

Nach drei Wochen sieht mein «System» so aus:

  • Ich habe ein Symbol «kurz vor Abschluss» hinzugefügt; das motiviert mich für den Endspurt; dafür habe ich «Half way done» weggelassen. Ob ich die Hälfte erledigt habe, ist nicht relevant.
  • Die Unterscheidung zwischen «Important» und «Attention» habe ich nicht nachvollziehen können; ich habe die Begriffe zusammengefasst im Symbol «Fokus!»
  • «2-Minuten-Aufgaben»: Indem ich solche Aufgaben sofort erledige, aber trotzdem notiere, kann ich meine Arbeit bzw. den Erfolg sichtbar machen («Heute habe ich wieder richtig viel geschafft!» – Motivation pur)
  • Ármannsson notiert Teilaufgaben eingerückt unter den jeweiligen Hauptaufgaben; ich verzichte darauf, da später keine neuen Aufgaben eingefügt werden können und diese Struktur für mich mehr verwirrend als hilfreich war.

 

Praxistest

Der Praxiseinsatz ist so ausgesprochen simpel: Ich beginne mit einem einfachen Punkt im Zentrum des Feldes und schreibe das Projekt oder die Aufgabe dazu. Im Lauf der Arbeit passe ich das Symbol an respektive fülle den Kreis Schritt für Schritt aus:

  • Ist es eine Aufgabe, die nach der GTD-2-Minuten-Regel sofort erledigt werden kann, bleibt es ein Punkt.
  • Nimmt die Aufgabe mehr als diese zwei Minuten in Anspruch, zeichne ich den Kreis darum herum.
  • Sobald ich mit der Arbeit begonnen habe, ziehe ich einen sekrechten Strich durch das Zentrum der «Uhr».
  • Kurz vor Abschluss male ich den Kreis bis auf einen Spickel aus – «5 vor 12».
  • Wenn ich die Aufgabe komplett erledigt habe, male ich den Kreis vollständig aus.

 

Die adaptierte Symbolik. Bild: Marcel Widmer

 

Zudem verwende ich diese Sonderformen respektive -markierungen:

  • Bei abgebrochenen Aufgaben streiche ich den Kreis durch.
  • Wichtige Aufgaben markiere ich mit einem Ausrufezeichen: Fokus!
  • Delegierte Aufgaben markiere ich mit einem Pfeil.

 

Fazit

Das System ist an und für sich genau das, was ich für meine Art zu arbeiten brauche: es ist simpel und bietet durch die Symbole einen guten Überblick. Dennoch holpert’s in der Praxis noch etwas und ich bin mir nicht sicher, ob sich das Circle-System über längere Zeit in meinem Alltag wird halten können.

Folgende Fragen sind bei mir noch offen:

  • Notizbuch oder Elektronik? Soll ich meine Aufgabenverwaltung von Computer und Smartphone wirklich wieder zurück auf ein Notizbuch verlagern?
  • Mein Entscheid, Unteraufgaben von Projekten und Aufgaben nicht einzurücken, ist auch keine optimale Lösung. Wie kann ich den Überblick über Haupt- und Unteraufgaben behalten, ohne das System komplizierter zu machen?
  • Ich habe noch keine Lösung gefunden, wie ich Termine auf einfache Art und Weise integrieren kann. Eine Terminspalte am rechten Rand überzeugt mich genauso wenig wie das Eintragen von «Deadlines» in den Kalender.
  • Unbefriedigend ist für mich im Moment auch noch das Thema «Delegiert»/«Warten auf …»; ein echtes Handicap bei einer Lösung auf Papier.

 

Dieser Artikel wurde ursprünglich im JobBlog.ch publiziert.

 


Autor:

Marcel Widmer ist Job-Coach, Berater und Trainer. Er ist seit 1999 spezialisiert auf Coaching, Team- und Organisationsentwicklung, Rekrutierung sowie Seminare und Workshops – mit klarem Fokus auf Fach- und Führungskräfte. Seit 2003 ist er Inhaber der Widmer Consulting GmbH. Zuvor arbeitete Marcel Widmer rund 18 Jahre in Führungs- und Fachaufgaben bei IBM und Geberit.

 


 

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