Sicherer Online-Speicher

Wenn der Datenaustausch nach Plan verläuft

Wenn das Ingenieurbüro Alfacel AG Dokumente und Pläne mit den Auftraggebern austauscht, greift es nicht zum Mailprogramm. Das KMU hat eine Online-Speicherlösung gefunden, die nicht nur komfortabel ist, sondern auch die Anforderungen an den Datenschutz berücksichtigt.

Daniel Zeltner ist Partner von Alfacel AG.

 

Das Ingenieurbüro Alfacel AG aus Cham, Kriens und Kaiseraugst ist in einem zukunftsträchtigen Bereich tätig. Mit seinen 23 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern plant das KMU die Installationen zur Gebäudeautomation und Energieoptimierung und lenkt dabei die technische Koordination. Solche Lösungen optimieren die Steuerung der Infrastruktur und den Energieverbrauch und tragen wesentlich zu zeitgemässen Neu- und Umbauten bei.

 

Grosse Pläne, grosse Daten

Ein Grossteil der Arbeit von Alfacel fällt dabei vor dem eigentlichen Baubeginn an. Die Lösungen müssen geplant, die Konzepte erarbeitet, offeriert und eingereicht werden. Dabei ist es wichtig, dass sowohl die involvierten Ingenieure als auch die Auftraggeber stets auf die aktuellen Dokumente wie etwa Betriebsmittellisten, Anlage- und Funktionsbeschriebe oder Offerten zugreifen können. Ein Austausch über E-Mail wäre wenig praktikabel. Die Übersicht, welche der kursierenden Versionen denn nun die aktuelle sei, ginge zu schnell verloren. Auch die Datenmenge selbst würde wohl die meisten Postfächer der Empfänger verstopfen.

Deshalb hat sich Alfacel zugunsten eines reibungslosen Datenflusses für einen Online-Speicher entschieden. Die meisten der Projektdaten werden in der Storebox gespeichert, einem sicheren Cloud-Speicher von Swisscom. Dort haben sowohl die Mitarbeiter an den drei Standorten als auch Auftraggeber und die in den verschiedenen Projekten involvierten Unternehmer mit verschiedenen Benutzerrechten Zugriff. Zugriffsrechte regeln dabei, wer in welchem Ausmass auf die Projektdaten zugreifen darf. «Bei einer Ausschreibung benötigt ein Bauherr umfangreiche Unterlagen, wie etwa Pläne und verschiedene Funktionsbeschriebe. Über Storebox können wir diese Dokumente schnell und einfach austauschen», erklärt Daniel Zeltner, Partner bei Alfacel. Den Link auf die Storebox hat das Unternehmen direkt in die Navigation der eigenen Website eingebaut, so dass Kunden schnell zu den benötigten Dokumenten finden – natürlich nur, wenn sie einen entsprechenden Zugriff haben.

 

Ein sicherer Cloud-Speicher ist insbesondere beim Austausch vertraulicher Daten und als zentrale Ablage unerlässlich.

 

Auch während der Bauphase bewährt sich die zentrale Online-Ablage, wie Zeltner ausführt: «Wenn wir die Gesamtleitung oder die technische Koordination übernehmen, haben wir die Gewissheit, dass die zentral gespeicherten Dokumente immer auf dem aktuellen Stand sind.» Das gilt auch dann, wenn die Ingenieure unterwegs oder an einer Sitzung beim Auftraggeber sind. «Der mobile Zugriff ist dank der Apps für iPhone und iPad gut gelöst», sagt Zeltner.

 

Vertraulich bleibt vertraulich

Die Pläne, die Alfacel für die Auftraggeber erstellt, sind nicht für Aussenstehende bestimmt. «Wir haben uns auch für Storebox entschieden, weil die Daten in der Schweiz bei einem Schweizer Unternehmen gespeichert sind», sagt Zeltner. «So bleibt die Datenobhut gewährleistet.» Dass sämtliche Daten verschlüsselt übermittelt und gespeichert werden, ist dabei ein weiterer Pluspunkt. Er gewährleistet, dass Dritte keine Einsicht in die Dokumente erlangen können. Die Datenhaltung und der Datenschutz in der Schweiz ist insbesondere bei Projekten wichtig, bei denen Auftraggeber und -nehmer eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben haben, betont Zeltner: «Mit Storebox können wir sicherstellen, dass diese Geheimhaltung auch eingehalten wird.» Der Ingenieur ist bis zum heutigen Zeitpunkt, von dieser Lösung überzeugt: «Für uns als Planungsbüro ist Storebox eine ideale Plattform, die ich nur wärmstens empfehlen kann.»

 

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