Flexibles Arbeiten

Wenn sich das Büro für die Zukunft öffnet

Die zunehmende Digitalisierung und veränderte Ansprüche an den Arbeitsplatz verlangen nach neuen Ideen für die Gestaltung von Büros. Zwei Firmen erklären, wie sie den heutigen Anforderungen an flexible Arbeitswelten begegnen.

Offene Räume und grosse Tische ermöglichen Begegnungen: Das «BrainGym» in Bern.

 

Das Büro erfindet sich neu. War es früher einziger Arbeitsort und «stilles Kämmerlein» für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, so dient es heute als «Open Space» der Begegnung und dem Austausch. Fixe Arbeitsplätze sind passé, der Arbeitsort wird der Tätigkeit angepasst. Dem technologischen Fortschritt sei dank, können wir heute viele Bildschirmarbeiten irgendwo erledigen, im Zug, im Café oder zuhause. Jüngere Generationen, die sogenannten «digital Natives», haben dieses flexible Arbeiten längst verinnerlicht – und erwarten diese Möglichkeiten auch von ihrem Arbeitgeber.

 

Im Austausch statt im Kämmerlein

Das ist einer der Gründe, weshalb die Mobiliar an ihrem Hauptsitz in Bern ein Pilotprojekt zur Gestaltung offener, flexibler Büroräumlichkeiten startet. «Wir müssen uns auf diese Ansprüche einstellen, um innovativ zu bleiben», sagt Claudia Giorgetti, Leiterin Organisations- und Kulturentwicklung bei der Schweizer Versicherung. Ähnlich tönt es beim Büroausstatter Witzig, der nicht nur Kunden bei der Gestaltung flexibler Arbeitsumgebungen berät, sondern diesen Ansatz auch selber lebt. «Der Anteil an Wissensarbeit steigt», erläutert Geschäftsleitungsmitglied Danny Schweingruber, Leiter Zentrum für Neue Arbeitswelten und Workspace Consulting: «Für innovative Ideen braucht es den interdisziplinären Austausch und entsprechende Begegnungsräume.»

Solche offenen Bürolandschaften können also nicht nur die Motivation und damit die Produktivität der Mitarbeiter fördern. Flexible Arbeitswelten und der damit ermöglichte Austausch untereinander schaffen auch innovative Geschäftsideen. Und Innovation ist eine der Eigenschaften, die von Schweizer KMU verlangt wird, um im internationalen oder auch lokalen Wettbewerb zu bestehen.

 

Neu- und umdenken

Die Versicherungsberater im Aussendienst bei der Mobiliar arbeiten seit eh und je flexibel. Je nach Tätigkeit sind sie beim Kunden, im Homeoffice oder auch im Büro. Am Hauptsitz in Bern herrscht jedoch noch eine traditionelle Bürolandschaft, vom Einzel- bis zum Grossraumbüro. In diesem Jahr startet die Mobiliar nun ein Pilotprojekt. Dabei werden die Büros von rund 160 Personen aus HR, Unternehmensentwicklung und Kommunikation zu offenen Räumen umgestaltet, wie Claudia Giorgetti ausführt. «Es geht uns darum, herauszufinden, welche Umgebungen die Mitarbeiter effektiv brauchen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.» So wird es beispielsweise in diesem Flügel des Hauptsitzes Ruhezonen genauso geben wie Bereiche, die für den direkten Austausch oder für Telefongespräche und vertrauliche Besprechungen vorgesehen sind.

 

Claudia Giorgetti, Mobiliar

«Wir wollen herausfinden, welche Arbeitsumgebung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich brauchen.»

Claudia Giorgetti, Mobiliar

 

 

 

 

 

Vorgängig hat die Mobiliar aufgrund einer Mitarbeiterbefragung analysiert, wie der Bürobereich ausgestattet sein muss, damit den Mitarbeitern die richtige Infrastruktur zur Verfügung gestellt wird. «Im Pilotprojekt wollen wir vor allem auch Erfahrungen sammeln und daraus lernen, um später weitere Bereiche bedarfsgerecht umzugestalten», sagt Claudia Giorgetti.

Bei Witzig The Office Company arbeiten die Mitarbeiter schon seit rund fünf Jahren in einer offenen Arbeitswelt. «Wir setzen auf flexibles Arbeiten, wo es möglich und sinnvoll ist», erläutert Danny Schweingruber. Das gelte beispielsweise für die Aussendienstmitarbeiter und Berater, aber nicht nur für diese klassischen Szenarien, so Schweingruber: «Wir haben auch Mitarbeiter im Backoffice, die flexibel arbeiten».

 

Neue Rollen in der Führung

Die veränderten Arbeitsabläufe beeinflussen auch den Führungsstil im Unternehmen. Der direkte Kontakt wird weniger, die Mitarbeiter arbeiten selbständiger. Das bedeutet, dass die Führung vermehrt auf Vertrauen aufbauen muss, wie Giorgetti und Schweingruber unisono betonen. «Wichtig ist aber auch, dass der Faden zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten nicht verlorengeht», ergänzt Schweingruber.

Auch bei der Mobiliar werden die Führungskräfte auf die neue Situation vorbereitet: «Wir führen Workshops durch», sagt Claudia Giorgetti, «in denen wir den Führungskräften Ziele und Nutzen aufzeigen, um das neue Führungsverständnis zu lernen und entwickeln.»

 

Angst wie auch Neugierde

Es ist zentral, dass auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die neue Situation vorbereitet werden. Wie oft bei Veränderungen am Arbeitsplatz, tauchen Ängste auf, die es ernstzunehmen gilt und denen begegnet werden muss. «Die Mitarbeiter müssen den Nutzen auch für sich erkennen», sagt Danny Schweingruber. «Sonst ist der Mehrwert nicht gegeben.» In den ersten drei Monaten nach der Umstellung habe es bei Witzig durchaus auch Verunsicherung gegeben. «Doch mittlerweile will niemand mehr zum alten System zurück», so Schweingruber.

 

Danny Schweingruber, Witzig

«Bei uns will niemand mehr zum alten System zurück.»

Danny Schweingruber, Witzig The Office Company

 

 

 

 

 

Solche Erfahrungen will die Mobiliar mit ihrem Pilotprojekt sammeln. «Den anderen Abteilungen gibt dies die Möglichkeit, die offenen Büros auszuprobieren und so auch Ängste abzubauen», betont Claudia Giorgetti. Und natürlich brauche es in so einem Prozess Begleiter, die die Mitarbeiter an die neue Situation heranführten.

Die geplanten Veränderungen rufen aber nicht nur Ängste hervor, sondern auch Neugierde, so Giorgetti weiter: «Die Grundstimmung ist sehr positiv, die Mitarbeiter erwarten, dass etwas ‹Cooles› entsteht.» Positiv für die Mitarbeiter sei auch, dass sie im Zuge der neuen Büroumgebung auch passende Arbeitsgeräte erhalten würden.

 

Nicht nur für die «Grossen»

Flexible Arbeitsformen und offene Büros eignen sich aber nicht nur für mittlere und grosse Unternehmen. «Gerade kleinere Firmen mit ‹altmodischen› Büros könnten von Open Spaces profitieren und damit die Kommunikation im Unternehmen stärken», meint dazu Danny Schweingruber. Claudia Giorgetti empfiehlt, gemeinsam mit einem Spezialisten für die Bürogestaltung nach Lösungen zu suchen sowie den Erfahrungstausch mit anderen Firmen zu machen – und ganz wichtig: «Auch mit kleinen Schritten und etwas Phantasie kann man schon viel bewirken und erste Erfahrungen sammeln.»

Schweingruber rät den Firmen, die Ausgaben für die Umgestaltung als Investition zu betrachten: «Diese Investition hilft den Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben.»

 

Weitere Informationen sowie einen Leitfaden finden Sie auf der Website der «Work Smart Initiative».

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