Produktivität verbessern

Wie man heute effektiv und effizient arbeitet

Zu viel Information und viele Unterbrechungen behindern die Produktivität der Wissensarbeiter. Doch wie kann man den Herausforderungen, die durch die Informations- und Interaktionsflut entstehen, begegnen? Einige Tipps dazu.

Die Welt verändert sich. Nachdem die Industrialisierung den Produktionsprozess revolutionierte und die Produktivität – gemessen als Verhältnis von Input und Output – vervielfachte, revolutionieren die neuen Technologien die Arbeit. Der Diffusionsprozess wird insgesamt hundert Jahre dauern. So lange geht es, bis eine Erfindung zur «Commodity» wird. Heute trägt in der westlichen Welt der Produktionsfaktor Wissen an der Wertschöpfung bereits zu über 50 Prozent bei. Man darf also von der «Wissensökonomie» sprechen.

Dazu meint Uwe Hanning im Buch «Knowledge Management und Business Intelligence»: «Im Kontext einer wissensintensiven Wertschöpfung ist es zunehmend wichtiger, Informationen und Wissen als strategische Ressource im Prozess, im Produkt und als Produkt zu nutzen. Wissen wird zum Motor und zur entscheidenden Grösse im Wertschöpfungs- und Innovationsprozess.» Das Wissen der Zukunft ist vernetzt, dezentral und interdisziplinär. Die Nutzung dieser Ressource wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Wissen selbst wird zum veräusserlichen Gut. Träger dieses Guts ist der Mensch, der aus Informationen Wissen produziert.

 

Der Wissensarbeiter

Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter transformieren Informationen in Wissen, indem sie die Informationen in einen Kontext einbetten (Kontextualisierung). Das Kapital des Wissensarbeiters ist sein Bestand an Wissen und seine Fähigkeit, verschiedene Wissensbestände zu integrieren. Er hat zwei Ressourcen: Informationen und Zeit. Und er hat zwei Methoden: Reflexion und Interaktion. Sein Wert besteht eigentlich aus seiner Aufmerksamkeit. Produktivität steigern heisst für ihn, Unnötiges wegzulassen und alle Aufmerksamkeit auf das Nötige und Richtige zu setzen. Das ist nicht immer einfach. Im Internetzeitalter sind Wissensbestände unbeschränkt verfügbar. Die Frage ist nicht: Finde ich etwas zum Thema, sondern was finde ich zum Thema und wie weiss ich, dass das Gefundene relevant ist? Zusätzlich führt die zunehmende Komplexität der Arbeit dazu, dass immer mehr zusammengearbeitet werden muss. Dieser Umstand führt zu vielen Unterbrechungen und Kontaktversuchen.

 

Informations- und Interaktionsflut

Der Bedarf nach Kollaboration führt zu vielen Unterbrechungen, zu unnötigen Kontaktversuchen und zum Warten auf Antworten. Die Menge an Quellen führt zu einem Zuviel an Information, zu einem Selektionsdruck und zuweilen zur Überforderung. Zwei Begriffe geben diesen Umständen einen Namen: Die Informations- und die Interaktionsflut. Jeder Wissensarbeiter begegnet diesen Herausforderungen in seiner alltäglichen Arbeit. Es gilt, sich aktiv mit dem persönlichen Verhalten auseinanderzusetzen und individuelle Wege zu finden, um mit diesen beiden Herausforderungen umzugehen. Nachfolgend ein paar einfache Tipps und Tricks, die zu mehr Produktivität in der Wissensarbeit führen.

 

Vier Tipps und Tricks zur individuellen Produktivität

Minimieren Sie Ihre Eingangskanäle: Es gibt heute sehr viele Kommunikationsmedien, über die man sich austauschen kann. Versuchen Sie diese Eingangskanäle zu minimieren. Sie brauchen (mindestens) einen elektronischen Eingang (E-Postfach), einen physischen Eingang (Postfach) und ein Notizbuch (physisch oder virtuell).

Versuchen Sie Informationen effizient zu prozessieren: Nutzen Sie hierzu die 4-A-Regel:

  • Auslöschen: Löschen/Wegwerfen
  • Anpacken: Sofort beantworten/erledigen
  • Abkommandieren: Jemanden anderen beauftragen
  • Aufschieben: Auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, terminieren und Bearbeitungszeit einberechnen

Nutzen Sie Kommunikation nicht als Ablenkung und Pausenfüller: Planen Sie feste Zeitfenster zur Kommunikation ein (zum Beispiel Zeitfenster für die Bearbeitung von E-Mails), schalten Sie die störenden automatischen Benachrichtigungssysteme aus und stellen Sie Präsenzinformationen auf «beschäftigt», wenn Sie konzentriert arbeiten.

Entwickeln Sie eine persönliche Kommunikations-Strategie: Wählen Sie das richtige Kommunikationsinstrument für die richtige Situation und grenzen Sie die Kommunikationsmedien gegeneinander ab: Definieren Sie für sich selbst oder zusammen mit Ihrem Team, wofür Sie welches Medium nutzen und welche Regeln im Umgang damit gelten (kurzer informeller Austausch über Chat, Aufträge via E-Mail, Reaktionszeit bei E-Mails, Telefon im Notfall oder bei schwierigen Situationen) und managen Sie Unterbrechungen aktiv (auch mal Nein oder «kannst du mich Morgen um 8 Uhr anrufen?» sagen). Verlangen Sie Terminanfragen auch für kürzere Absprachen.

Jede Wissensarbeiterin, jeder Wissensarbeiter muss ihren/seinen eigenen Weg finden, wie sie/er mit der Informationsflut und dem stark erhöhten Kommunikationsbedürfnis umgeht. Obige Tipps und Tricks können helfen, diesen beiden Herausforderungen zu begegnen. Wichtig ist, dass Sie selbst aktiv sind und Ihr Verhalten beeinflussen. Ihr Verhalten definiert, wie man Ihnen begegnet und ja, Sie sind selbst für Ihre Produktivität verantwortlich.

 


Autor:

Alfred Bertschinger ist Soziologe, Linguist und Maschinenbauer. Er arbeitet seit 2006 in der Beratung und Forschung beim Schweizerischen Produktivitätsinstitut (ipch), einer 100-prozentigen Tochter der Dr. Pascal Sieber und Partners AG. Es steigert die Produktivität von Wissensarbeitern bei der Einführung moderner ICT-Lösungen sowie durch Trainings und Coaching im Alltag.

 

 


 

 

Literatur:

Uwe Hanning (Hrsg.). 2013. Knowledge Management und Business Intelligence, Springer Verlag, S. 78.

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