Praxisbericht

Wie sich die Zeiterfassung rechnet

Papier und Excel-Tabellen sind «out», wenn Arbeitsstunden effizient erfasst und vor allem weiterverabeitet werden sollen. Tools wie MOCO sind da zeit- und manchmal auch Geld sparend, wie zwei Beispiele aus der Praxis zeigen.

Zeit ist Geld. Das gilt allgemein im Geschäftsleben, aber insbesondere für KMU, die projektbezogen arbeiten und die geleisteten Stunden dem jeweiligen Auftraggeber verrechnen. Hierzu ist eine Zeiterfassung nötig, die sich einfach nutzen lässt und die Arbeitsstunden dem jeweiligen Projekt zuordnen kann. Bei der Berner kiwi Consultants, einem Beratungs- und Projektleitungsunternehmen für IT-Projekte, griff man ursprünglich zu einer naheliegenden, weil vorhandenen Lösung in Form einer Excel-Tabelle. Doch das hat sich nicht bewährt, wie Geschäftsführer Gerhard Wittwer erklärt: «Diese Lösung war unübersichtlich und aufwändig, und es fehlte der laufende Überblick über die Kosten.»

Gewissermassen vom anderen Ende der technischen Skala her kam Yaver Infrastructure & Services. Das Zürcher Planungsbüro für Verkehrs- und Kommunikationsinfrastrukturen hatte sich anfangs 2015 aus einer Unternehmensgruppe herausgelöst. In diesem Verbund hatte das KMU die Zeiterfassung über ein ERP-System abgewickelt.

 

Wenig Aufwand und Infrastruktur

Doch eine solche Lösung war für die 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun überdimensioniert. Und hätte zu viel Aufwand beim Betrieb verursacht, wie Geschäftsführer Beat Hiller ausführt: «Wir suchten eine Cloud-Lösung, wir wollten keine eigene Infrastruktur betreuen.» Ähnlich ging es Gerhard Wittwer und seinen 20 Mitarbeitern: «Wir sind als Berater bei unseren Kunden vor Ort und arbeiten papierlos. Deshalb benötigen wir eine Zeiterfassung, die sich standortunabhängig nutzen lässt.»

 

«Wir wollen keine eigene Infrastruktur für die Zeiterfassung betreuen.»

Beat Hiller, Geschäftsführer Yaver

 

 

 

 

Schliesslich landeten beide KMU beim vor fünf Jahren gegründeten Schweizer Anbieter hundertzehn GmbH und dessen Lösung MOCO: Beat Hiller, weil ihn der Treuhänder auf MOCO aufmerksam gemacht hatte. Und Gerhard Wittwer stiess bei der Evaluation verschiedener Angebote auf diese Cloud-Lösung. In beiden Fällen gaben die Kosten, der Funktionsumfang, die einfache Bedienung und die Tatsache, dass eben keine eigene Infrastruktur benötigt wird, den Ausschlag. Denn MOCO läuft vollständig im Webbrowser, die Arbeitszeit lässt sich zusätzlich auch über eine Smartphone-App erfassen.

 

Erfassen und verrechnen

Doch mit der Erfassung der Stunden ist es bei der Projektarbeit nicht getan. Damit sich die geleisteten Stunden wortwörtlich auszahlen, müssen sie dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden. Diesen Ablauf erledigen beide KMU direkt in MOCO. «Wir nutzen den gesamten Funktionsumfang», sagt Wittwer, «von der Zeiterfassung über die Budgetplanung und -kontrolle bis hin zur Kundenverwaltung und Rechnungsstellung.» Zudem schätzt Wittwer an MOCO, dass er nun per Mausklick einen Überblick über den aktuellen Stand seines Unternehmens erhält. Anhand des Auftragsvolumens sieht er die kommende Auslastung, und die Projektübersicht zeigt an, wenn ein Kostendach erreicht wurde.

 

 

«Wir sind mit einem Mausklick über den aktuellen Stand informiert.»

Gerhard Wittwer, Geschäftsführer kiwi Consultants

 

 

 

 

Auch Hiller suchte ein System, das Zeiterfassung und Rechnungsstellung beherrschte: «MOCO erfüllt etwa 85 Prozent unserer Bedürfnisse.» Doch er sieht auch Punkte, die sich verbessern liessen: «Bei der Rabattierung und der Spesenabrechnung zeigten sich Schwächen.» Auch Wittwer hat Verbesserungspotenzial ausgelotet. So würde er sich etwa eine Anbindung an E-Billing-Systeme wünschen. Beide meldeten ihre Anregungen an MOCO zurück. Ihr Feedback stiess auf Anklang und floss in die weitere Produkteentwicklung ein. «Diese enge Zusammenarbeit mit MOCO schätzen wir sehr», sagt Wittwer.

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Dass MOCO als eigenständige Plattform nur über eine Export-Funktion und keine direkte Anbindung beispielsweise an Buchhaltungs-Software verfügt, ist für die beiden Geschäftsführer kein Problem. Da sie keine Debitoren-Buchhaltung führen und Rechnungen erst nach Zahlungseingang verbuchen würden, sei eine solche Schnittstelle kein Thema. Und die Zeit, die sie mit MOCO einsparten, machten die Kosten mehr als wett, betonen beide Geschäftsführer unisono.

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