Outsourcing beim Treuhänder: Praxisbeispiel Trewitax
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Wie Treuhänder und Kunden von der Cloud profitieren

Hohe Anforderungen an den Datenschutz und ortsunabhängig arbeiten: Diese Gründe haben mitgespielt beim Entscheid des St. Galler Treuhandunternehmens Trewitax, die gesamte IT an Swisscom und in die Cloud auszulagern. Doch das war erst der erste Schritt der digitalen Transformation, die auch das Berufsbild verändert.

Ein kühler Morgen, leicht bewölkt. Der Herbst macht sich bemerkbar. Hermann Rothauer sitzt bei einem Kunden im Büro. Vor sich das Notebook. Daneben liegen ein paar Ordner auf dem Tisch und sonstige Unterlagen aus der Buchhaltung. Treuhandexperte Rothauer greift sich einen Ordner, sucht ein Blatt heraus und vergleicht die Zahlen mit denjenigen auf dem Bildschirm. Bis jetzt hat die Revision keine Unstimmigkeiten in der Buchhaltung ergeben. Rothauer ist zufrieden. Im Laufe des Tages wird er mit seiner Unterschrift bestätigen, dass die Buchführung des Unternehmens einwandfrei ist.

«Die Digitalisierung verändert die Arbeit des Treuhänders – zum Nutzen des Kunden.»

Rothauer ist zufrieden. Seit der Datenaustausch mit dem Kunden weitgehend digitalisiert ist, hat er mehr Zeit, um den Kunden zu beraten. «Die Digitalisierung verändert meine Arbeit», konstatiert er. «Statt Papierbelege zu sammeln, übernehme ich vermehrt Controlling-Aufgaben. Davon profitiert der Kunde, weil ich ihm nun Zahlen für strategische Unternehmensentscheide zusammenstellen kann.» Analog wäre dies schlicht undenkbar.

Flexibel dank Cloud

Einwandfrei hat an diesem Morgen auch der Zugriff auf die Kundendaten in der Cloud funktioniert. Letztes Jahr hat Rothauer mit dem von ihm mitgegründeten Unternehmen Trewitax in St. Gallen den Schritt in die Cloud gemacht und die gesamte Informatik ausgelagert. Der Firmenname «Trewitax» setzt sich aus dem Unternehmenszweck zusammen: Treuhand, Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung sind die drei Gebiete, mit denen sich an drei Standorten in der Schweiz die gut 30 Mitarbeitenden des Unternehmens beschäftigen. Zur Trewitax-Gruppe gehören des Weiteren drei Niederlassungen im benachbarten Ausland.

«Mit dem Gang in die Cloud haben wir einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung unserer Arbeit gemacht», blickt Hermann Rothauer zurück. «Und die Basis gelegt für weitere Schritte.» Der Cloud-Ansatz unterstützt Rothauer auch bei der Arbeit beim Kunden vor Ort. «Ich habe Zugriff auf sämtliche benötigten Daten, wie etwa Vorgehensmodelle oder Analysetools», sagt der Revisionsspezialist. Und ergänzt: «Diese Flexibilität war ein wesentlicher Grund für die gewählte Lösung». So kann Rothauer dort arbeiten, wo es gerade sinnvoll ist: beim Kunden vor Ort, im Büro in St. Gallen, aber auch im Homeoffice. Die Anforderungen an die IT fasst er kurz zusammen: «flexibel, einfach und sicher.»

«Wir bewegen uns in einem sensiblen Bereich mit höchst vertraulichen Kundendaten.»

Informatik ausgelagert, Datenschutz sichergestellt

Um den Betrieb der IT braucht sich Rothauer keine Gedanken zu machen. Der Unternehmer hat den ganzen Betrieb ausgelagert. Bei der Evaluation hat sich Trewitax zusammen mit dem IT-Dienstleister Inconet Technology für das Outsourcing-Angebot Swisscom Smart ICT entschieden. In diesem Rahmen betreut Swisscom die gesamte Informatik- und Kommunikationsinfrastruktur: von den Servern in der Cloud über die Telefonanlage bis hin zum Notebook, das Rothauer gerade für die Revision beim Kunden nutzt.

Eine besondere Herausforderung beim Gang in die Cloud stellte der Datenschutz dar. Denn für ein Treuhandunternehmen gelten strenge gesetzliche Vorschriften über den Umgang mit Kundendaten. So muss etwa laut Datenschutzgesetz sichergestellt sein, dass die Daten in der Schweiz gespeichert sind und auch nicht über ausländische Netze fliessen. Dieser Umstand habe selbstverständlich mitgespielt bei der Wahl des Outsourcing-Anbieters, erklärt Rothauer: «Wir bewegen uns in einem sensiblen Bereich mit höchst vertraulichen Kundendaten. Deshalb haben wir uns auch für Swisscom entschieden. Wir vertrauen auf das eigene Netz von Swisscom und die Rechenzentren in der Schweiz.»

Dabei erfolgt der Zugriff auf die Kundendaten in der Cloud übers Swisscom Netz und nicht übers Internet. So ist gewährleistet, dass die sensiblen Informationen ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und verarbeitet werden. Dass der Cloud die Zukunft gehört, da ist sich Rothauer sicher: «Man muss die Vorbehalte gegenüber der Cloud auch einmal ablegen», sagt er. «Natürlich muss die Sicherheit gewährleistet sein. Aber die Zukunft in unserer Branche ist digital. Das zeigt sich ja bereits bei der Mehrwertsteuerabrechnung und der Kommunikation mit den Sozialversicherungen.»

Dank Digitalisierung mehr Zeit für die Kunden

Mittlerweile hat der Himmel aufgeklart, und die Sonnenstrahlen sorgen für angenehme Herbsttemperaturen. Hermann Rothauer sitzt ausnahmsweise gerade mal nicht vor dem Bildschirm, sondern bespricht mit seinem Kunden letzte Details der Buchhaltung.

Noch ist bei der Buchprüfung viel Handarbeit angesagt. Deshalb plant Rothauer einen weiteren Schritt in der digitalen Transformation: «Wir werden eine Software einführen, die uns bei Revisionsaufgaben und der Qualitätssicherung unterstützen kann.» Auch diese Software wird aus Datenschutzgründen in der Swisscom Cloud laufen.

Denn gerade bei Routineaufgaben profitiert der Buchhaltungsexperte von der Unterstützung durch die Informatik: «Wir werden die wichtigsten Kundendaten im Archiv digitalisieren», präzisiert Rothauer. «Zusammen mit der Revisionssoftware ermöglicht uns das, Auswertungen über Jahre hinweg vorzunehmen und Entwicklungen schneller zu erkennen.» Das verursacht einen gewissen Initialaufwand, aber: «Die Automatisierung spart uns viel Zeit bei Routinearbeiten», skizziert Rothauer den Nutzen. «Dadurch können wir die Kunden besser beraten.»

Als Rothauer den Sitz des Kunden verlässt, ist es so warm geworden, dass er auf seinen Mantel verzichten kann. Er hängt ihn über den Arm und macht sich auf den Weg. Die restlichen Aufgaben des Tages wird er zuhause im Homeoffice erledigen.

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