Outsourcing beim Treuhänder: Praxisbeispiel Trewitax
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Wenn die Rechnung auch in der Informatik stimmt

Hohe Anforderungen an den Datenschutz und der Anspruch, ortsunabhängig arbeiten zu können. Diese Gründe haben mitgespielt beim Entscheid des St. Galler Treuhandunternehmens Trewitax, die gesamte IT an Swisscom und in die Cloud auszulagern. Doch das ist erst der Anfang.

Ein kühler Morgen, leicht bewölkt. Der Herbst macht sich bemerkbar. Hermann Rothauer sitzt bei einem Kunden im Büro. Vor sich das Notebook. Daneben liegen ein paar Ordner auf dem Tisch und sonstige Unterlagen aus der Buchhaltung. Treuhandexperte Rothauer greift sich einen Ordner, sucht ein Blatt heraus und vergleicht die Zahlen mit denjenigen auf dem Bildschirm. Bis jetzt hat die Revision keine Unstimmigkeiten in der Buchhaltung ergeben. Rothauer ist zufrieden. Im Laufe des Tages wird er mit seiner Unterschrift bestätigen, dass die Buchführung des Unternehmens einwandfrei ist.

Flexibel dank Cloud

Einwandfrei hat an diesem Morgen auch der Zugriff auf die Kundendaten in der Cloud funktioniert. Letztes Jahr hat Rothauer mit dem von ihm mitgegründeten Unternehmen Trewitax in St. Gallen den Schritt in die Cloud gemacht und die gesamte Informatik ausgelagert. Der Firmenname «Trewitax» setzt sich aus dem Unternehmenszweck zusammen: Treuhand, Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung sind die drei Gebiete, mit denen sich an drei Standorten in der Schweiz die gut 30 Mitarbeitenden des Unternehmens beschäftigen. Zur Trewitax-Gruppe gehören des Weiteren drei Niederlassungen im benachbarten Ausland.

«Mit dem Gang in die Cloud haben wir einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung unserer Arbeit gemacht», blickt Hermann Rothauer zurück. «Und die Basis gelegt für weitere Schritte.» Der Cloud-Ansatz unterstützt Rothauer auch bei der Arbeit beim Kunden vor Ort. «Ich habe Zugriff auf sämtliche benötigten Daten, wie etwa Vorgehensmodelle oder Analysetools», sagt der Revisionsspezialist. Und ergänzt: «Diese Flexibilität war ein wesentlicher Grund für die gewählte Lösung». So kann Rothauer dort arbeiten, wo es gerade sinnvoll ist: beim Kunden vor Ort, im Büro in St. Gallen, aber auch im Homeoffice. Die Anforderungen an die IT fasst er kurz zusammen: «flexibel, einfach und sicher.»

Informatik ausgelagert, Datenschutz sichergestellt

Um den Betrieb der IT braucht sich Rothauer keine Gedanken zu machen. Der Unternehmer hat den ganzen Betrieb ausgelagert. Bei der Evaluation hat sich Trewitax zusammen mit dem IT-Dienstleister Inconet Technology für das Outsourcing-Angebot Swisscom Smart ICT entschieden. In diesem Rahmen betreut Swisscom die gesamte Informatik- und Kommunikationsinfrastruktur: von den Servern in der Cloud über die Telefonanlage bis hin zum Notebook, das Rothauer gerade für die Revision beim Kunden nutzt.

Eine besondere Herausforderung beim Gang in die Cloud stellte der Datenschutz dar. Denn für ein Treuhandunternehmen gelten strenge gesetzliche Vorschriften über den Umgang mit Kundendaten. So muss etwa laut Datenschutzgesetz sichergestellt sein, dass die Daten in der Schweiz gespeichert sind und auch nicht über ausländische Netze fliessen. Dieser Umstand habe selbstverständlich mitgespielt bei der Wahl des Outsourcing-Anbieters, erklärt Rothauer: «Wir bewegen uns in einem sensiblen Bereich mit höchst vertraulichen Kundendaten. Deshalb haben wir uns auch für Swisscom entschieden. Wir vertrauen auf das eigene Netz von Swisscom und die Rechenzentren in der Schweiz.» Dabei erfolgt der Zugriff auf die Kundendaten in der Cloud übers Swisscom Netz und nicht übers Internet. So ist gewährleistet, dass die sensiblen Informationen ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und verarbeitet werden.

Dank Digitalisierung mehr Zeit für die Kundenberatung

Mittlerweile hat der Himmel aufgeklart, und die Sonnenstrahlen sorgen für angenehme Spätsommertemperaturen. Hermann Rothauer sitzt ausnahmsweise gerade mal nicht vor dem Bildschirm, sondern bespricht mit seinem Kunden die letzten Details der Revision. Noch ist bei der Buchprüfung viel Handarbeit angesagt. Deshalb plant Rothauer einen weiteren Digitalisierungsschritt: «Wir evaluieren gerade eine Software, die uns bei Revisionsaufgaben unterstützen kann.»

Denn gerade bei Routineaufgaben wünscht sich der Buchhaltungsexperte eine stärkere Unterstützung durch die Informatik. «Das gäbe uns den zeitlichen Freiraum, um unsere Kunden verstärkt individuell beraten zu können», erklärt Rothauer den Nutzen.

Als Rothauer den Sitz des Kunden verlässt, ist es so warm geworden, dass er auf seinen Mantel verzichten kann. Er hängt ihn über den Arm und macht sich auf den Weg. Die restlichen Aufgaben des Tages wird er zuhause im Homeoffice erledigen.

 

Outsourcing für KMU

Outsourcing für KMU, auch für Treuhandbüros: Swisscom Smart ICTSmart ICT ist eine leistungsstarke Gesamtlösung für die Auslagerung von Telefonie und IT. Das Angebot gewährleistet den sicheren Betrieb zu monatlichen Fixkosten und ist modular aufgebaut. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und haben finanzielle Planungssicherheit beim Betrieb von IT und Telefonie.

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