Checkliste: Auslagerung in die Cloud, was beachten?
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Wie Unternehmen von der Auslagerung in die Cloud profitieren

Wie können sich Unternehmen aufs eigentliche Geschäft konzentrieren statt auf die Informatik, und dabei erst noch die Datensicherheit erhöhen? Keine Zauberei, denn die Auslagerung in die Cloud macht genau das möglich. Die Checkliste zum Einstieg.

Schweizer Unternehmen beschäftigen sich mit Informatik – gezwungenermassen. Bei rund 40 Prozent der kleinen Firmen ist der Firmenchef oder ein Mitarbeiter auch für den Betrieb der IT zuständig. Das zeigt eine ältere Schweizer KMU-Studie von Microsoft. In rund einem Drittel der KMU liegt der Aufwand zur Lösung von IT-Problemen, für Backups, Updates und dergleichen bei mehr als drei Stunden pro Woche. Übers Jahr ergibt das fast einen Monat Arbeit – Zeit, die nicht fürs eigentliche Kerngeschäft aufgewendet werden kann oder mit Mehrarbeit kompensiert wird.

Die Cloud kann Unternehmen von solchen Informatik-Aufgaben entlasten. Es gibt wohl kaum ein KMU, das die Cloud nicht bereits nutzt. Denn die meistgenutzte Cloud-Anwendung ist E-Mail.  Gmail, Bluewin, Outlook.com/Office 365 etc. laufen alle in der Cloud.

Infrastruktur in der Cloud: vier Varianten der Auslagerung

Doch es gibt eine Lösung für dieses Problem. Dank der technischen Entwicklung ist es heute nicht mehr zwingend, dass die gesamte Infrastruktur vor Ort steht und auch dort betreut wird. Zumindest Teile der Informatik lassen sich in die Cloud auslagern und selbst, vom IT-Dienstleister oder Cloud-Anbieter betreuen. Konkret bieten sich vier Varianten an:

  • Virtueller statt physischer Server: Der Server vor Ort wird in die Cloud verschoben. Hierbei ersetzt die Cloud die Hardware vor Ort (Virtualisierung), Betriebssystem und Anwendungen bleiben bestehen. Diese Form der Cloud-Nutzung nennt sich «Infrastructure as a Service» (IaaS). Die Betreuung kann durch das KMU selbst erfolgen, den IT-Partner oder den Cloud-Provider in Form eines Outsourcings.
  • Software aus der Cloud: Das KMU «mietet» Software zu einem Fixpreis bei einem Anbieter. Die Berechnung erfolgt üblicherweise nach Anzahl der Benutzer, die Benutzung der Software geschieht im Webbrowser. Eine lokale Software-Installation entfällt, und um Updates und Fehlerbehebungen kümmert sich der Anbieter.  Dieses Konstrukt nennt sich «Software as a Service» (SaaS).
  • Managed Services: Teile der physischen Infrastruktur wie beispielsweise die Firewall wandern in die Cloud und werden vom Cloud-Anbieter betreut.
  • Full Outsourcing in die Cloud: Der Outsourcing-Anbieter kümmert sich um die gesamte Infrastruktur eines KMU, von den Desktop-Rechnern bis hin zu Server, Netzwerk und Backup. Alle möglichen Komponenten werden in die Cloud ausgelagert. Das KMU bezieht Informatik als Dienstleistung zu einem Fixpreis.

Doch ein KMU muss nicht die gesamte Infrastruktur in die Cloud verschieben. Diese drei Varianten lassen sich kombinieren, was in der Realität der häufigste Fall ist. So könnten beispielsweise die PC im Büro vom IT-Dienstleister verwaltet werden, während die wichtigen Unternehmensanwendungen wie Buchhaltung, ERP oder der Online-Shop auf einem virtuellen Server im Cloud-Rechenzentrum laufen.

Sicherheit und Zuverlässigkeit mit der Cloud steigern

Die Auslagerung zumindest von Teilen der IT-Umgebung bietet wesentliche Vorteile im Betrieb. Konkret profitieren KMU auf diesen vier Ebenen:

  • Konzentration auf Kernkompetenzen: Weil der Aufwand für die Betreuung der IT-Umgebung entfällt, bleibt mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.
  • Flexibilität: Daten, die in der Cloud gespeichert sind, sind überall zugänglich: im Büro, im Homeoffice, und unterwegs auf dem Notebook, Smartphone oder Tablet. Zudem vereinfacht sich der Informationsaustausch mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, indem Dokumente einfach freigegeben werden können.
    IaaS (Infrastructure as a Service) bringt den grossen Vorteil, dass sich zusätzlich benötigte Ressourcen einfach «zuschalten» lassen: Wenn der Online-Shop fürs Weihnachtsgeschäft mehr Leistung benötigt, wird diese für eine bestimmte Zeitdauer dazugemietet. Und neue Server-Umgebungen, etwa für Tests von neuen Anwendungen, lassen sich per Mausklick in Minutenschnelle installieren.
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit: Ein spezialisierter IT-Dienstleister oder Cloud-Provider besitzt das Fachwissen, um die Infrastruktur sicher und zuverlässig zu betreiben – dies gehört zur Kernkompetenz. Das heisst, dass das Risiko vor Datenverlusten aufgrund von Hardware-Defekten oder Malware sinkt, ebenso die Ausfallrate. Zudem kann das Backup der Daten ebenfalls dem IT-Dienstleister übertragen werden.
  • Aktualität: Bei Cloud-Anwendungen entfällt das lästige Einspielen von Software-Updates. Stattdessen kümmert sich der Anbieter um die laufende Aktualisierung, womit Anwender laufend von Verbesserungen profitieren.

Checkliste zur Auslagerung in die Cloud

Der Weg von der lokalen IT-Umgebung zur Auslagerung oder zu Cloud-Diensten sollte strategisch angegangen und sorgfältig geplant werden, allenfalls auch zusammen mit dem IT-Dienstleister. Die folgenden Fragen helfen bei der Planung:

  • Welches sind Standard-Anwendungen, die einfach ausgelagert werden können? Beispiele dafür sind E-Mail, Datenspeicherung, Kommunikation und Telefonie sowie Backup.
  • Welche Anwendungen und Server-Umgebungen können in die Cloud ausgelagert werden, und welcher Nutzen ergibt sich daraus?
  • Wo ergibt sich der grösste Nutzen, beispielsweise durch Senkung des zeitlichen Aufwands, tieferen Kosten, höherer Sicherheit?
  • Gibt es Anwendungen, die durch eine Cloud-Variante ersetzt werden könnten, weil sie ohnehin abgelöst werden müssen? Beispiele dafür sind Zeiterfassung, Projektplanung oder Rechnungsstellung.
  • Welche Abläufe und Prozesse verändern sich durch die Auslagerung? Wo sind Anpassungen nötig?
  • Entspricht das Angebot des Cloud-Anbieters gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen?
  • Welche Unternehmensbereiche lassen sich mit Cloud-Diensten digitalisieren? Wo bietet die Cloud zusätzliche Unterstützung fürs KMU?
  • Wie gross ist die Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter, und bleibt der Zugriff auf die firmeneigenen Daten jederzeit gewährleistet?

Überarbeitete Version eines Artikels vom Oktober 2017.

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2 Kommentare zu “Wie Unternehmen von der Auslagerung in die Cloud profitieren

  1. KMU (weniger als 12 Mitarbeiter) können sich eine solche Cloud nicht leisten. Mit dem KMU-Abo „S“ geht es zu langsam, das grössere Abo ist zu teuer. Dann kommen noch die Cloud-Kosten. Da kommt eine kleine Unternehmen auf unverhähltnissmässig hohe Kosten.

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