Meetings und Sitzungen effizient planen und durchführen
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Damit die Sitzung sitzt

Meetings werden oft als reine Zeitverschwendung wahrgenommen. Doch mit guter Führung und Organisation lassen sich Sitzungen sinnvoll gestalten. Einige Praxistipps, wie Meetings wieder effizient werden.

Sie sind einfach nicht auszurotten, die Sitzungen, an denen jeder am Smartphone herumnestelt oder E-Mails am Notebook beantwortet und sich fragt: Was mache ich hier eigentlich? Meetings gehören zwar zum Geschäftsalltag. Aber die meisten Menschen haben das Gefühl, damit ihre Zeit zu verschwenden.

Etliche Studien belegen den Leerlauf. Die Managementberater Gunther Wolf und Kurt Schaffner etwa schreiben in ihrem Ratgeber «Meetings und Besprechungen effizient und effektiv gestalten», 60 Prozent der Teilnehmer seien mit den Sitzungsergebnissen unzufrieden.

Es geht aber auch anders. Mit guter Organisation und Führung kann das Gefühl von Leere und Frustration vermieden werden. Damit Meetings wieder zu dem werden, was sie eigentlich sein sollten – die Grundlage für Teamgeist und Innovation – gibt es einige Regeln zu beachten.

Führung

Regel 1: Ziel definieren

Eine Sitzung muss zwingend einen Zweck haben, zum Beispiel: Input einholen für die Lösung eines Problems oder die Bekanntgabe eines wichtigen Personalentscheids. Nur alle auf den gleichen Wissensstand zu bringen, ist kein Grund für eine Sitzung. Für den Informationsaustausch sind Kommunikationskanäle wie E-Mail oder die gemeinsame Dokumentenablage der effizientere Ansatz.

Regel 2: Die richtigen Teilnehmer einladen

Bieten Sie nur die Mitarbeitenden auf, die auch wirklich von der Angelegenheit betroffen sind, etwas Wesentliches beitragen oder davon profitieren können. Bilden Sie möglichst kleine Einheiten.

Regel 3: Agenda erstellen

Machen Sie eine Traktandenliste mit inhaltlichen und zeitlichen Angaben und halten Sie sich unbedingt daran. Führen Sie die Diskussion straff und fokussiert. Ein Meeting sollte höchstens eine Stunde dauern.

Regel 4: Gesprächskultur etablieren

Legen Sie Verhaltensregeln fest und ermahnen Sie Abweichler, die den Verlauf der Sitzung hemmen oder die Runde stören.

Regel 5: Technologie verbannen

Lassen Sie nur die technischen Geräte im Raum, die für die Sitzung benötigt werden. Wer Smartphone oder Tablet vor sich hat, wird lieber mailen, surfen oder gamen.

Regel 6: Verbindlich bleiben

Bei fünf Teilnehmern entstehen am Schluss fünf Interpretationen des Gesagten. Um Missverständnisse auszuschliessen, müssen die wichtigsten Punkte in einem Memo festgehalten werden – inklusive Massnahmen, Aufgaben und Ziele für jeden Mitarbeiter.

An der Sitzung teilnehmen oder nicht?

Nicht alle Meetings sind optimal zusammengesetzt. Oftmals werden Mitarbeitende eingeladen, ohne das klar ist, was sie wirklich beitragen können. Ob Sie die Einladung zu einer Sitzung annehmen oder ablehnen, kann auch auch von früheren Erfahrungen abhängen. Diese Checkliste kann bei der Entscheidung helfen:

Es hätte gut ohne mich funktioniert, ich habe nur aus Rücksicht teilgenommen: Sagen Sie das nächste Mal höflich und mit dieser Begründung ab.

Das Meeting war schlecht organisiert: Melden Sie dies dem Verantwortlichen als Feedback und mit Verbesserungsvorschlägen zurück.

Es war nicht klar, was ich beitragen konnte: Klären Sie diesen Punkt vor dem nächsten Meeting. Das Ergebnis bestimmt, ob Sie teilnehmen oder nicht.

Ich habe gemerkt, dass ich die falsche Person für das Sitzungsthema war: Wenn Ihnen das während des Meetings bewusst wird, machen Sie den Veranstalter darauf aufmerksam und verlassen Sie die Sitzung. Kommen Sie vor einem Meeting zu diesem Schluss: Siehe obenstehender Punkt.

Ich konnte kaum etwas beitragen, weil ich als Einziger nur virtuell teilnahm: Nutzen Sie allenfalls den Chat, oder machen Sie die anderen Teilnehmer ab und zu auf Ihre Präsenz aufmerksam.

Quelle: «Change your calendar, change your life»

Meetings auf Distanz

Umfrage: Wie häufig sitzen Sie?

Teilzeitmodelle, Job-Sharing, Homeoffice: Mit den neuen Arbeits- und Organisationsformen sind Mitarbeiter häufig auf verschiedene Orte verteilt. Der persönliche Austausch nimmt ab. Trotzdem soll Teamgeist entstehen, müssen Geschäfte besprochen werden, soll die Zusammenarbeit funktionieren.

Eine aktuelle Untersuchung der Beratungsfirma Sieber und Partners und der Universität Bern zeigt, dass die klassischen Kommunikationsmittel wie Telefon und E-Mail in virtuellen Teams noch immer am häufigsten eingesetzt werden. Sie wirken sich auch am positivsten auf die Produktivität der Befragten aus. E-Collaboration-Tools der neusten Generation wie Social Software sind dagegen noch wenig verbreitet.

Für Online-Teilnehmer an einem ansonsten physischen Meeting ist es oft schwierig, sich einzubringen. Lösungsansätze beschreibt ein Artikel im «Harvard Business Review»: Es ist wichtig, Ziele und Unterlagen vor der Sitzung zu verteilen. Und nach Möglichkeit sollten Sie Videokonferenz-Systeme nutzen, um den Austausch zu vereinfachen.

Nonverbale Kommunikation

Schon das Führen einer realen Sitzung ist anspruchsvoll genug. Ein Online-Meeting oder eine Videokonferenz zu leiten, ist erst recht heikel. Planen Sie diese also mindestens so sorgfältig wie eine normale Sitzung und beachten Sie zudem noch diese Regeln:

Regel 1: Langsam sprechen

Da nur der Hörsinn beschäftigt ist und Mimik und Gestik fehlen, muss die Diskussion besonders vorsichtig geführt werden. Sprechen Sie klar und deutlich und langsamer als sonst. Bleiben Sie sachlich, und fassen Sie das Gesagte zusammen.

Regel 2: Genau zuhören

Da die visuellen Reize fehlen, müssen die Teilnehmer besser zuhören, um das Gesagte zu verstehen und einordnen zu können. Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen – Schwachstellen in der Argumentation werden normalerweise besser erkannt.

Regel 3: Zeit geben

Beziehen Sie alle Teilnehmer in die Diskussion ein, indem Sie gezielt Fragen stellen oder das Wort erteilen. Vielen ist unklar, wann sie reden sollen. Stille bedeutet es nicht unbedingt, dass die Teilnehmer in Gedanken anderswo sind, sondern dass sie nachdenken. Geben Sie ihnen Zeit.

 

Quellen:

  • Ratgeber: Eugen W. Schmid, Stefan Fritz: «Meeting for Success», Verlag executive-coach.ch

 

Titelbild: Alamy

 

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2 Kommentare zu “Damit die Sitzung sitzt

  1. Guten Tag
    Gerne lese ich Ihre Berichte/Empfehlungen. Leide vermisse ich einen Button wo man schnell das ganze ausdrucken kann. Oder habe ich den bis jetzt nicht gefunden?

    1. Guten Tag Herr Graber
      Danke fürs Kompliment! Sie können Artikel über die reguläre Druckfunktion des Browsers ausdrucken (CTRL-P unter Windows respektive Befehlstaste-P auf dem Mac).
      Mit freundlichen Grüssen
      Andreas Heer

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