So arbeiten Sie effizient zusammen
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So arbeiten Sie effizient zusammen

Office-Dateien per Mail zu verschicken war gestern. Mit diesen drei Tipps arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten, verhindern Doppelspurigkeiten und steigern die Effizienz.

Sie kennen das: Soeben haben Sie eine umfangreiche Projektdokumentation zusammengestellt. Per E-Mail schicken Sie das Dokument in die Runde. Und haben zwei Tage später vier Versionen des Dokuments mit den Inputs der Empfänger. Doch nicht nur das. Zusätzlich liegen die Dateien in den Postein- und Ausgängen und belegen dort wertvollen Speicherplatz.

Das muss nicht sein. Mit Microsoft Office 365, Online-Speichern und Kommunikationswerkzeugen können Sie solche Abläufe effizient bewältigen. Damit Sie auch nach der dritten Feedbackrunde noch wissen, welches denn nun die aktuellste Version der Projektdokumentation ist. Diese Tipps zeigen Ansätze zur effizienten Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten auf – garantiert ohne Doppelspurigkeiten.

Tipp 1: Die richtige Ablage wählen

Wenn Sie ein Office-365-Business-Abo nutzen, verfügen Sie über zwei Online-Speicher: OneDrive for Business und SharePoint Online. Nun liegt ja der Clou eines Cloud-Speichers gerade darin, dass Sie Dokumente selektiv freigeben können. Damit stellen Sie sicher, dass nur die berechtigte Person Zugriff erhält. Diese Liste zeigt, welche Ablage sich für welche Form der Zusammenarbeit eignet:

SharePoint vereinfacht die Online-Zusammenarbeit.
SharePoint ist Team-Website, News-Portal und Dokumentenablage in einem.
  • OneDrive for Business: Cloud-Speicher für eigene geschäftliche Dokumente, die in erster Linie Sie selbst nutzen. Oder für die gelegentliche Freigabe einzelner Dokumente an Mitarbeitende oder Externe. Freigaben können an Benutzer mit Microsoft-Konto erteilt werden oder an alle.
  • SharePoint Online: Während sich OneDrive auf die Dokumentenablage beschränkt, bietet SharePoint ein komplettes Intranet für Firmen, Abteilungen und Projektteams. Jede Gruppe kann über eine eigene, webbasierte Umgebung Dokumente, Informationen und News austauschen. Freigaben für SharePoint-Umgebungen können an Benutzer mit Microsoft-Konto erteilt werden oder an alle.
  • Swisscom Storebox: Dokumentenablage für Projektteams und Abteilungen sowie für die regelmässige Zusammenarbeit mit externen Partnern. Es empfiehlt sich, für jede Gruppe eine eigene Ablage zu erstellen und mit entsprechenden Zugriffsrechten zu versehen. Freigaben können an Benutzer mit Storebox-Konto erteilt werden oder per Einladung an beliebige andere Personen.

Tipp 2: Links statt Dateien verschicken

Wenn die Dokumente in der Cloud liegen, können Sie in Outlook einen Link auf Dokumente verschicken, statt die ganze Datei anzuhängen. Damit verringern Sie den Platzbedarf in den E-Mail-Konten und tauschen auch grosse Dokumente problemlos mit anderen aus. Zudem verhindern Sie so, dass Dokumente mehrfach vorliegen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor, nachdem Sie ein neues E-Mail erstellt haben:

  • OneDrive/SharePoint: Wählen Sie aus dem Menüband von Outlook «Nachricht > Datei anfügen > Webspeicherorte durchsuchen». Suchen Sie die entsprechenden Dateien aus dem Online-Speicher. Beim Einfügen fragt Outlook, ob die Datei(en) als Link oder Anhang eingefügt werden sollen.
  • Storebox: Klicken Sie auf das Storebox-Symbol im Menüband «Nachricht > Dateien anhängen > Von PC» und fügen Sie Dateien von Ihrem Storebox-Speicher ein.

In SharePoint können Sie auch über die Web-Oberfläche Dateien und Ordner für bestimmte Personen freigeben und diesen direkt eine E-Mail-Benachrichtigung schicken. Das ist praktisch, allerdings sind die Mails im Microsoft-Look gehalten und nicht im Stil Ihres Unternehmens. Dieser Ansatz eignet sich eher für den internen Gebrauch.

Tipp 3: Office-Dokumente gemeinsam bearbeiten

Microsoft hat nach und nach die Zusammenarbeitsfunktionen in den Office-Anwendungen ausgebaut. Das heisst, Sie können gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten. Mögliche Einsatzszenarien sind das telefonische Besprechen und gleichzeitige Anpassen von geschäftlichen Unterlagen oder Teamarbeit über Büros und Standorte hinweg. Das funktioniert in Word, Excel und PowerPoint, sowohl mit den Desktop- als auch den Online-Anwendungen. Folgende Voraussetzungen müssen für die gleichzeitige Bearbeitung erfüllt sein:

  • Das Dokument ist auf OneDrive oder SharePoint gespeichert.
  • Alle involvierten Personen haben Schreibzugriff.
  • Alle involvierten Personen nutzen ein Office-365-Abo.
  • Word, Excel und PowerPoint liegen mindestens in Version 2016 vor.

Die verwendete Office-Version finden Sie unter «Datei > Konto» in einer Office-Anwendung.

Tipp 4: Dokumente mit Screensharing besprechen

Wenn Ihre externe Grafikerin eine neue Broschüre erstellt hat, können

Sie das Design in einer Online-Konferenz besprechen. Damit ersparen Sie sich (oder Ihrer Grafikerin) die Reisezeit. Wenn Sie «Unified Collaboration & Communications» nutzen, kann die Grafikerin via Bildschirmfreigabe die Broschüre allen Teilnehmenden zeigen. Über den Sprachkanal besprechen Sie die gewünschten Anpassungen, die die Grafikerin gleich live vornimmt. Wenn das nicht effizient ist!

Was muss ein Online-Speicher für Unternehmen bieten?

Es gibt zahlreiche Anbieter von Online-Speichern für Unternehmen. Die Funktionalität ist dabei nur ein Kriterium bei der Auswahl. Auf diese Aspekte sollten Sie achten:

  • Funktionalität: Bietet das Angebot Möglichkeiten zum sicheren Teilen von Dokumenten und ausreichenden Zugriffsschutz?
  • Datenschutz: Ist das Angebot nach ISO 27018 zertifiziert? Diese Richtlinie regelt den Umgang der Anbieter mit personenbezogenen Daten. Und: Welchen Datenschutz garantiert der Anbieter?
  • Sicherheit: Ist das Angebot nach gängigen Sicherheitsstandards zertifiziert, wie beispielsweise ISO 27001:2013? Und welche Verfügbarkeit garantiert der Anbieter?

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