Microsoft Exchange: Termine, Mails und Aufgaben unter Android und iOS nutzen
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So arbeitet Ihr Smartphone mit Exchange zusammen

Auf dem PC ist das Gespann Microsoft Outlook und Exchange ein Klassiker. Doch wie nutzen Sie nun Termine, E-Mails und vor allem Aufgaben unterwegs auf dem Smartphone? Tipps und App-Empfehlungen.

Auf dem Windows-PC ist Microsoft Outlook die wahrscheinlich meistgenutzte Software für E-Mails, Terminplanung und Aufgabenmanagement. Für iOS und Android existiert zwar ebenfalls eine Outlook-App. Sie kann aber keine Tasks verwalten, sondern beschränkt sich auf E-Mail und Kalender. Wer seine To-do-Listen mit dem Smartphone oder Tablet synchronisieren will, muss also auf eine separate App ausweichen.

Doch es gibt zum Glück ausgereifte Alternativen, wie Sie Ihr iPhone oder Android-Smartphone zur Zusammenarbeit mit Exchange bewegen können – inklusive Tasks. Bei Exchange handelt es sich um das serverseitige Gegenstück zu Outlook aus Office 365 Business.

Mails und Kalender aus Exchange einrichten

Die Standard-Apps für E-Mails und Kalender sowohl von iOS als auch auf Android-Smartphones verstehen sich gut mit Microsoft Exchange. Das Vorgehen ist auf beiden Systemen ähnlich: Über die Einstellungen legen Sie ein neues Konto vom Typ «Exchange» an, um Mails und Termine zu synchronisieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in den Artikeln «E-Mail einrichten auf iPhone und iPad: So klappts» und «E-Mail einrichten unter Android: So klappts». Dieses Vorgehen funktioniert generell mit Office 365, einem selbst betriebenen Exchange-Server, Outlook.com/Hotmail-Adressen und einigen Exchange-Alternativen, die das ActiveSync-Protokoll unterstützen.

Aufgaben mit Bordmitteln pflegen

Sowohl iOS als auch Android verfügen von Haus aus über keine geeigneten To-do-Listen-Apps. Das iPhone synchronisiert zwar Aufgaben über die «Erinnerungen»-App. Der Funktionsumfang ist aber zu bescheiden für ein vernünftiges Task-Management.

Einen zumindest überraschenden Ansatz verfolgt dagegen Google. Die Gmail-App unterstützt Aufgaben nur mit Exchange-Konten und nur unter Android, nicht aber auf dem iPhone. Doch auch hier ist die Unterstützung für Tasks rudimentär. Immerhin lässt sich ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Wenn Sie die Aufgabenverwaltung von Exchange für die tägliche Arbeit nutzen, sollten Sie auch unter Android auf eine andere Lösung zurückgreifen.

Aufgaben-Apps und eine Outlook-Alternative für die Exchange-Synchronisation

Microsoft To-Do

Microsoft To-DoLangsam entwickelt sich die To-Do-App von Microsoft zu einem ernsthaften Werkzeug für die Aufgabenverwaltung. Das kostenlose Tool arbeitet mit Exchange- und Outlook.com-Konten zusammen. Tasks werden deshalb automatisch mit Outlook synchronisiert. Und als «wichtig» markierte E-Mails zeigt To-Do auf einer separaten Liste als Aufgabe an. Die Microsoft-App gibt es für iOS und Android sowie für Windows-10. Sie lässt sich auch im Browser nutzen.

Android: Microsoft To-Do, kostenlos
iOS: Microsoft To-Do, kostenlos

Tasks & Notes für Android

Aufgrund der Benutzerbewertungen und von Testberichten gilt «Tasks & Notes» als beste Android-App für To-do-Listen und Exchange/Outlook sein. Der Datenaustausch erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, und Zeitmanagement-Methoden wie «Getting Things Done» lassen sich in der App ebenfalls umsetzen. Zudem unterstützt die App auch Outlook-Notizen. Tasks & Notes lässt sich 14 Tage lang kostenlos testen, danach werden 5 Franken fällig.

TaskTask für iOS

TaskTask-App für iOS

Gleich teuer ist «TaskTask», das Pendant für iPhone- und iPad-Nutzer. Die App unterstützt die Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Office 365 oder eigenen Exchange-Servern. Zudem versteht sich TaskTask auch mit Google-Tasks.

«Nine» für Android

Nine-App: E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte mit Exchange synchronisieren unter Android.Als vollständiger Ersatz für die Outlook-App versteht sich «Nine» von 9Folders. Die App erreicht nahezu den Funktionsumfang der Desktop-Variante von Outlook. Sie versteht sich mit E-Mails, Kalendern und ja, auch Tasks, Notizen und Kontakten, die auf einem Exchange-Server gespeichert sind. Dem Feedback von Nutzern zufolge funktioniert Nine hervorragend auf Android-Smartphones. Eine iOS-App befindet sich derzeit in der Testphase. Ein weiterer Pluspunkt: Die App speichert alle Daten lokal auf dem Smartphone.

Nine lässt sich zwei Wochen kostenlos ausprobieren. Danach kostet die App einmalig rund 15 Franken, was bei geschäftlicher Nutzung verschmerzbar sein sollte.

To-do-Listen separat führen

Ein anderer Ansatz besteht darin, die To-do-Listen in einer separaten Anwendung zu führen. Gängige Task-Management-Systeme wie Todoist und «Remember the Milk» haben wir in einem separaten Artikel verglichen.

Überarbeiteter Artikel vom Dezember 2017.

 

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2 Kommentare zu “So arbeitet Ihr Smartphone mit Exchange zusammen

  1. Hilfreich wäre auch ein Tipp, wie man ohne Exchange (also wenn eine gelegentliche Synchronisation ausreicht) Kalender + Kontakte zwischen Outlook und Android synchronisieren kann.

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