Mit diesen Apps nutzen Sie das Smartphone als Büro für unterwegs oder in der Werkstatt.
4 min

Mit diesen Apps holen Sie Ihr Büro aufs Smartphone

Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind oder in der Werkstatt arbeiten, stellen Smartphone und Tablet die Verbindung zum Büro her. Mit diesen Apps kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitenden, rechnen Spesen ab und schützen Ihre geschäftlichen Dokumente.

Ich behaupte, dass E-Mail und Kalender die meistgenutzten geschäftlichen Apps auf dem Smartphone sind. Auch Sie werden wahrscheinlich Mails und Termine mobil checken. Doch der mobile Begleiter kann weit mehr – Internet-Zugang, Kamera und passenden Apps sei Dank. Mit diesen Apps organisieren Sie Ihr Büro unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet.

Dokumente mit dem Smartphone digitalisieren

Die Office-Lens-App scannt Dokumente und beschneidet sie korrekt.Office Lens bringt ziemlich alle Arten von Dokumenten in Ihren Cloud-Speicher: Gedruckte Dokumente, Whiteboard-Notizen und Visitenkarten scannt die App mit der Smartphone-Kamera. Dabei begradigt Office Lens die Dokumente automatisch und kommt auch mit mehrseitigen Vorlagen zurecht. Das ist praktisch und effizient, um beispielsweise handschriftliche Notizen eines Kundengesprächs digital festzuhalten.

Wenig verwunderlich ist aufgrund des gemeinsamen Mutterhauses Microsoft die enge Zusammenarbeit mit dem Notizbuch OneNote. So kann Office Lens gedruckte Dokumente mittels OCR (Optical Character Recognition, Deutsch «Texterkennung») in bearbeitbare OneNote-Notizen umwandeln. Und Visitenkarten landen ebenfalls im Notizblock, als Text und als VCF-Datei, die Sie anschliessend beispielsweise in Ihre Outlook-Kontakte importieren können. Natürlich können Sie die Scans auch als Foto oder – praktischer – als PDF-Datei speichern.

Für mich ist Office Lens zur unverzichtbaren App zur Digitalisierung von Informationen geworden – im geschäftlichen wie im privaten Alltag.

Android: Office Lens, kostenlos 
iOS: Office Lens, kostenlos

Reisekosten und Spesen abrechnen

autoSense, Fahrten auswerten und abrechnenEin Business Lunch mit Kunden, eine Präsentation bei einem potenziellen Auftraggeber oder schlicht neue Flipchart-Schreiber gekauft – und schon sind Spesen angefallen, die es korrekt mit Beleg in der Buchhaltung zu erfassen gilt. Ausserdem möchten Sie die fürs Geschäft getätigten Ausgaben auch rückerstattet haben.

Es gibt verschiedene digitale Ansätze, wie Sie Quittungen, Autokilometer und Bahnbillette in die Buchhaltung bringen. Am einfachsten ist es sicher, wenn die Unternehmenssoftware selbst eine entsprechende App anbietet. Das ist beispielsweise bei Abacus mit AbaCLiK der Fall oder bei Bexio mit der Scanner-App.

Daneben existieren dedizierte Lösungen wie Expensify (ab rund 5 Franken pro Benutzer und Monat). Mit der Smartphone-Kamera scannen Sie den Beleg über die App ein, worauf dieser in die Cloud hochgeladen und mittels Texterkennung analysiert wird. Im Idealfall erkennt der Dienst Anbieter und Kosten, so dass eine manuelle Nachbearbeitung entfällt. Die Resultate lassen sich als PDF oder Komma-getrennte Tabelle (CSV-Format) für die Weiterverarbeitung in Excel exportieren. Expensify ist derzeit nur in Englisch verfügbar.

Falls Sie autoSense nutzen, können Sie über die App Ihre geschäftlichen Fahrten verwalten. Die zurückgelegten Strecken und Distanzen werden automatisch gespeichert und lassen sich exportieren. Damit entfällt die lästige manuelle Kilometerkontrolle.

Mit den Mitarbeitenden kommunizieren, unterwegs wie im Büro

Microsoft Teams: Business-Chat, Online-Meetings und Dokumente auch auf dem SmartphoneNur, weil Sie nicht am PC sitzen, müssen Sie nicht von der Kommunikation abgeschnitten sein. Mit der Microsoft-Teams-App chatten Sie auf dem Smartphone mit Ihren Arbeitskolleginnen und -kollegen. Das vereinfacht den Informationsaustausch mit Aussendienst-Mitarbeitenden, Servicetechnikern, Monteuren und anderen, die nur selten in einem Büro anzutreffen sind.

Über die Smartphone-App stehen Ihnen auch andere Funktionen von Teams zur Verfügung. Schnell einen Blick in ein im Chat geteiltes Dokument werfen oder an einem Online-Meeting teilnehmen: All dies funktioniert auch auf dem Smartphone. Microsoft Teams für Computer und Mobilgeräte ist kostenloser Bestandteil von Office 365 for Business.

Apps und Dokumente schützen

Was tun, wenn das Smartphone entsperrt in falsche Hände gerät oder die Kinder jetzt vielleicht nicht grad übers Geschäfts-Mail den Grosseltern schreiben sollten? Dokumente und Apps auf dem Smartphone lassen sich schützen. Das Vorgehen variiert nicht nur zwischen iOS und Android, sondern auch von Hersteller zu Hersteller:

  • Samsung bietet auf seinen Mobilgeräten einen «Sicheren Ordner» als Nachfolger des eingestellten «my Knox». Er erlaubt den Zugriff auf darin abgelegte Apps und Dokumente erst nach Eingabe eines Sicherheitsmerkmals wie Passwort, PIN-Code oder Fingerabdruck. Die Einrichtung beschreibt Samsung in einem Support-Dokument.
  • Huawei bietet einen Datentresor sowie eine App-Sperre, um Dokumente und Apps zu schützen. Die Einstellungen dazu finden Sie üblicherweise in der Einstellungen-App unter «Sicherheit & Datenschutz».
  • Apple bietet einen Passwortschutz für Apps auf einem iPhone oder iPad in den Einstellungen unter «Bildschirmzeit». Hier können Sie ein Nutzungslimit für einzelne Apps festlegen. Ist die Zeit überschritten, kann die App nur nach Eingabe eines Passworts gestartet werden.

Daneben existieren zahlreiche Apps wie beispielsweise «Folder Lock», die Dokumente und Bilder mit einer Zugriffssperre schützen.

Android: Folder Lock, kostenlos; in-App-Upgrade auf Pro-Version ca. CHF 4.10. –
iOS: Folder Lock, kostenlos; in-App-Upgrade auf Pro-Version ca. CHF 4.50. –

 

Aktualisierte und ergänzte Version eines bestehenden Artikels vom November 2016.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Jetzt lesen