Tipps für E-Mail-Management mit Outlook
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Sechs «Quick Wins» für die Arbeitstechnik mit Outlook

Diese sechs Tipps für Microsoft Outlook ermöglichen es Ihnen, Ihre Arbeitsweise innert kurzer Zeit zu verbessern. Mit diesen «Quick Win»-Elementen vermeiden Sie zeitraubende Ablenkungen und gelangen strukturiert ans Ziel.

Statt der Verlockung neuer Nachrichten nachzugeben, verwenden Sie ein gezieltes E-Mail-Management und To-Dos in Microsoft Outlook. Mit solchen digitalen Effizienz-Häppchen können Sie im Nu wirkungsvoller arbeiten.

1. Schluss mit der Ablenkung durch Mails

Es ist klar: Wer sich während der Arbeit regelmässig ablenken lässt, ist am Ende des Tages nicht dort, wo er gerne sein möchte, und verfehlt seine Ziele. Eine Ursache dafür – und der eigentliche Klassiker – ist der E-Mail-Posteingang. Wer damit weniger Zeit verbringt, kann seine Kräfte erwiesenermassen für anderes verwenden. Grundsätzlich ist es sinnvoll, für die Bearbeitung der Mails fixe Zeitblöcke im Kalender festzulegen.

Falls einmal eine Mail ausserhalb des datierten Mailblocks versenden werdet soll und Sie sich eben nicht mit diversen Mails abgeben wollen, gibt es folgende Möglichkeit: Klicken Sie unten in der Taskeiste mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol und versenden Sie danach die Mail per «Neue Mail-Nachricht» im Aufklappmenü. Hierzu muss Outlook entweder geöffnet oder das Symbol an der Taskleiste angeheftet sein.

2. Termine im Überblick

Ansicht nach dem Start von Outlook festlegen
Hier legen Sie fest, was Outlook nach dem Start anzeigt.

Ein zweites «Quick Win»-Element, um die Ablenkung durch Mails zu verhindern, ist das Festlegen des Kalenders als «Startseite» von Outlook. So wird unterbunden, dass Sie der Verlockung nachgeben, ständig Ihre Mails zu kontrollieren. So funktioniert es: Outlook > Datei > Optionen > Erweitert > «Outlook in diesem Ordner starten» > «Kalender» eingeben. Und fertig. Auf diese Weise haben Sie immer den Überblick über Aufgaben und Termine.

 3. E-Mails finden statt suchen

 Wenn man im Mail-Posteingang nach einem bestimmten E-Mail sucht, gibt es ein probates Mittel, schneller voranzukommen. Anstatt minutenlang in den einzelnen angelegten Ordnern nachzuforschen, wo sich jetzt schon wieder dieses Mail vom 12. Januar 2016 befindet, nutzen Sie die Suchfunktion oberhalb der Nachrichtenliste. Dort können Sie die gesamten abgelegten Mails nach Kriterien wie Postfach, Namen, Stichwort etc. durchforsten. Mit der Option «Untergeordnete Ordner» oder «Aktuelles Postfach» berücksichtigt Outlook auch die Unterordner. Und innerhalb von Sekunden finden Sie das gesuchte Mail.

 4. Info- und CC-Mails ausfiltern

Regelmässig eintreffende Mails – wie etwa Newsletter und informelle CC-Mails – sind ebenfalls oft ein Ärgernis. Das Bearbeiten dieser «nicht sehr wichtigen» Mails frisst Zeit und manchmal auch Nerven. Was hilft? Erstens reduziert das Festlegen von Regeln, die diese Mails direkt in einen separaten Ordner verschieben, die Mailflut stark. Zweitens ist es in manchen Fällen auch angebracht, Newsletter direkt abzubestellen. Somit reicht es vollkommen aus, die CC-Mails und Newsletter einmal pro Woche in einem speziell festgelegten Terminblock zu erledigen.

5. Aufräumaktion planen

Bearbeiten Sie Ihre aufgestaute Mailflut nicht direkt im Posteingang. So gehen viel Zeit und der Überblick verloren – erst recht, wenn Sie am Ende des Tages nicht fertig und entsprechend frustriert sind. Deshalb: Wollen Sie eine Aufräumaktion im Mail-Posteingang durchführen, erstellen Sie am besten einen Unterordner und verschieben alle erhaltenen Mails dorthin. So können Sie mit einem leeren Posteingang starten, oft auch als «Zero Inbox» bezeichnet. Danach gilt es, einen oder mehrere Termine zu definieren, an denen Sie die im Unterordner abgelegten Mails bearbeiten.

6. E-Mails im Kalender terminieren

Outlook-Termine aus E-Mails erstellen
Per «Drag & Drop» erstellen Sie in Outlook Termine aus E-Mails.

Für die Terminierung von zu bearbeitenden Mails ist es hilfreich, den Bildschirm aufzuteilen, so dass sich in der linken Hälfte der Mail-Posteingang befindet und rechts der Kalender. So funktioniert es:

  1. Klicken Sie unten links im Outlook-Fenster mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol und wählen Sie «In neuem Fenster öffnen» aus.
  2. Das Kalenderfenster schieben Sie mit gedrückter linker Maustaste nach rechts schieben und lassen es los (oder Windows-Taste und «Pfeil nach rechts» drücken). Unter Windows 10 können Sie nun wählen, welches Fenster die linke Bildschirmhälfte füllen soll. Wählen Sie den Outlook-Posteingang.
  3. Wenn Sie mit Windows 7 arbeiten, wählen Sie nun das Fenster des Outlook-Posteingangs, klicken auf dessen Titelleiste und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste nach links (oder Sie drücken Windows-Taste und «Pfeil nach Links»). Das Posteingangsfenster nimmt nun die linke Hälfte des Bildschirms ein.
  4. Anschliessend ziehen Sie das gewünschte Mail mit gedrückter rechter Maustaste in den passenden Timeslot im Kalenderfenster.
  5. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü «Hierhin kopieren als Termin mit Anlage». Versehen Sie den Termin mit aussagekräftigem Titel und klicken Sie auf «Speichern & schliessen».

 

Marcel Yünkes, iTrustAutor:

Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht.

 

 

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