Fünf Tipps gegen die Mail-Flut
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Fünf Tipps gegen die Mail-Flut

Gehört eine Flut an E-Mails zu Ihrem Arbeitsalltag? Diese fünf Tipps zeigen Ihnen, wie Sie effizient kommunizieren und Post auf andere Kanäle umleiten.

Rund 115 Milliarden E-Mails wurden 2018 pro Tag verschickt – ohne Spam-Mails. Tendenz steigend, berichten verschiedene Quellen übereinstimmend. Das ist erstaunlich, gibt es doch heute zahlreiche Kommunikationsmittel, die E-Mails in vielen Situationen ersetzen können und viel effizienter sind. Und damit auch uns entlasten von der Mail-Flut. Nutzen Sie diese Tipps als Gedankenanstösse, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen schlank und effizient gestalten.

1.    Vermeiden Sie lange Verteiler

Ah, die berühmten CC-Listen! Schicken Sie ein E-Mail nur an diejenigen Personen, die es wirklich betrifft. Dabei gilt: Empfänger, die reagieren sollen, gehören ins «An»-Feld. Wer das Mail als reine Info erhält, dagegen ins «CC»-Feld.

2.    Telefonieren Sie

E-Mail ist Einweg-Kommunikation in dem Sinne, dass keine direkte Interaktion möglich ist. Wie beim Brief-Schach. Für einen Austausch und zur Beantwortung von Fragen greifen Sie besser zum Telefon (oder Headset) oder vereinbaren ein kurzes Online-Meeting. Das gilt insbesondere dann, wenn mehrere Personen involviert sind und Unklarheiten bestehen. Telefonisch vermeiden Sie zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong.

3.    Verschicken Sie Links statt Anhänge

Mit diesem Tipp verringern Sie zwar nicht die Menge der E-Mails, aber verhindern Doppelspurigkeiten. Verschicken Sie nur den Link zu einem Dokument. So haben Sie die Gewähr, dass alle Beteiligten mit derselben Version der Datei arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass das Dokument auf einem zugänglichen Online-Speicher abgelegt ist.

4.    Nutzen Sie Chat für Kurznachrichten

Gehören Sie zu den Menschen, die Mails schreiben mit einem Betreff wie «Komme 5 Min. später <eom>»? Für solche Kurznachrichten, die auch nicht aufbewahrt werden müssen, eignet sich Chat besser als E-Mail. Zudem können Sie Ihre Verspätung bequem auch unterwegs über die Smartphone-App chatten (sofern Sie nicht hinter dem Steuer sitzen). Ach ja, «eom» steht für «End of Mail».

5.    Nutzen Sie andere Informationskanäle

Nicht für jeden Informationsaustausch sind E-Mails zwingend. In vielen Situationen reicht statt des «Push» per Mail ein «Pull»-Kanal, über den sich die Mitarbeitenden selbst aktiv die Informationen beschaffen. Zwei Beispiele:

  • Wiki, Intranet oder geschützter Bereich der Website als Informationsplattform: Dort legen Sie Firmeninformationen ab, zu denen kein direkter Handlungsbedarf besteht. Dazu gehören etwa Mitarbeiter- und Firmeninfos, archivierte Sitzungsprotokolle, Vorlagen und Prospekte.
  • Projektmanagement-Software: Sammeln Sie alle relevanten Informationen an zentraler Stelle. Die Projektmitarbeitenden werden sie dort finden. Entsprechende Tools gibt es zahlreiche. Sie reichen von webbasierten Anwendungen wie Trello und Meistertask über Microsoft Teams aus Office 365 bis zu Microsoft Project.
  • Terminfindung: Mit der Terminfindung in Microsoft Outlook/Exchange oder Tools wie Doodle ersparen Sie sich zahlreiche Ping-Pong-Mails.

Als kleine Übung zum Thema: Gehen Sie Ihren Posteingang durch und überlegen Sie, welche Informationen Sie mit dem Absender genauso gut auf einem anderen Weg hätten kommunizieren können.

 

 

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Ein Kommentar zu “Fünf Tipps gegen die Mail-Flut

  1. Es ist nicht nur ein Flut von emails sondern einfach ein Flut von Information und Erwartungen. Es ist schlicht unmöglich alle emails oder SMS’s oder Chats rechtzeitig zu verarbeiten. Es muss entscheiden nach Priorität was wird geantwortet und was leider nicht. Wenn etwas wichtig ist, dann SMS, Chat oder Telefonieren.

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