Vergleich To-do-Listen-Apps: Any.do, Microsoft To-Do, Todoist, Remember The Milk
4 min

To-do-Listen-Apps im Vergleich

Wer seine Aufgaben nicht mit Outlook verwalten will, findet Alternativen. Doch was taugen die To-do-Listen-Apps Todoist, Any.do, Remember The Milk und Microsoft To-Do im Team und mit Zeitmanagement-Systemen wie «Getting Things Done»?

Wenn Ihr gesamter Produktivitäts-Workflow ohnehin auf Outlook aufbaut, werden Sie kaum nach einer zusätzlichen To-Do-Listen-Anwendung suchen. Doch selbst dann lohnt sich der Blick über den Microsoft-Tellerrand hinaus. Und wenn Sie nicht auf Outlook setzen, dann sowieso!

Es gibt zahlreiche Anwendungen für Computer und Mobilgeräte, die sich mit der Planung und Verwaltung von Aufgaben beschäftigen und Sie im Zeitmanagement unterstützen. Theoretisch funktioniert das sogar mit Notiz-Apps wie Evernote, OneNote, Trello oder Google Notizen. Sie alle haben aber den Nachteil, dass die Aufgabenplanung nur eine von vielen Funktionen ist und so etwa die Möglichkeit fehlt, Tasks einzeln zu terminieren.

Das englische Einführungsvideo erklärt die Funktionen von Todoist.

Dies ganz im Gegensatz zu den «reinen» To-do-Listen-Anwendungen Any.do, Remember The Milk (kurz RTM), Todoist und Microsoft To-Do. Die ersten drei Vertreter gehören zu den häufig genutzten und bewährten Anwendungen für die Aufgabenplanung. Any.do gefällt mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und integriert den Kalender gleich in der App für Android und iOS.

Todoist und Remember The Milk bietet die breiteste Plattform-Unterstützung und lassen sich auch direkt im Browser nutzen. Neben den Apps für Smartphones und Tablets existieren Anwendungen für Windows 10 und macOS. Todoist klinkt sich als Erweiterung in die Browser Chrome, Firefox und Safari ein. Microsoft To-Do tritt dagegen die Nachfolge von «Wunderlist» an, einer To-Do-Listen-App, die Microsoft übernommen hat. Erfreulich: Alle vier sind auch auf Deutsch verfügbar.

Von der einfachen To-do-Liste zu «Getting Things Done»

Die To-do-Listen-Apps im Überblick

Any.do

Any.do To-do-Listen-AppAndroid, iOS, macOS, Webbrowser: kostenlos; Premium- und Business rund CHF 3.- pro Benutzer und Monat

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do AppWindows 10, iOS, Android, Webbrowser: kostenlos

Remember The Milk

Remember The Milk, To-Do-Listen-App

Android, iOS, Webbrowser, Windows und macOS: kostenlos; Pro-Version rund CHF 3.30 pro Benutzer und Monat

Todoist

Todoist, To-do-Listen-AppAndroid, iOS, macOS, Windows 10, Webbrowser: kostenlos; Premium- und Business rund CHF 3.- pro Benutzer und Monat

Tasks erfassen, allenfalls terminieren und einer von mehreren möglichen Listen zuweisen, diese Grundfunktionen beherrschen alle Anwendungen. Der Funktionsumfang von Microsoft To-Do ist damit schon fast beschrieben, die Anwendung steht am Anfang ihrer Entwicklung und dürfte über die nächsten Monate noch zulegen.

Any.do unterstützt dagegen zusätzlich Unteraufgaben und kann Dokumente anfügen. Damit eignet sich die App, um Tasks wie etwa das Anfertigen einer Offerte in mehrere Schritte aufzuteilen («Kundenwünsche telefonisch konkretisieren», «Offerte zusammenstellen», «Verfügbarkeit der Mitarbeiter prüfen», «Nachfragen nach Versand» etc.).

Schlicht und übersichtlich: Any.do, hier auf dem iPhone.
Schlicht und übersichtlich: Any.do, hier auf dem iPhone.

Wenn es um den Funktionsumfang geht, punkten Todoist und RTM. Mit Unterlisten und vor allem mit Tags, bei Todoist «Etiketten» genannt, bietet diese Apps nützliche Funktionen fürs Organisieren und Wiederauffinden von Tasks. Diese lassen sich zudem kommentieren, was insbesondere im Team nützlich ist.

Für das umfassende Zeit- und Selbstmanagementsystem «Getting Things Done» von David Allen eignen sich eingeschränkt Any.do, vor allem aber Todoist und RTM. Dessen «Etikettierfähigkeit» vereinfacht die Organisation erheblich, indem sich beispielsweise zu erledigende Aufgaben anhand von Tags komfortabel mit einer bestimmten Arbeitsorganisation verknüpfen lassen («am Telefon», «im Büro», «zuhause» etc.).

Teamfähigkeit und Outlook-Integration

Arbeit ist meist keine einsame Sache, und deshalb sollten sich auch Aufgaben delegieren und teilen lassen. Any.do in der Business-Variante und die Premium-Ausgaben von Todoist und RTM unterstützen diese Arbeit im Team. Die To-do-Listen selbst werden über die Cloud zwischen den verschiedenen Geräten und Mitarbeitern synchronisiert. Damit stehen die Aufgaben auf Mobilgeräten und dem Büro-Rechner zur Verfügung.

Doch nochmals zurück zu Outlook: Das derzeit grösste Highlight von Microsoft To-Do ist der Zugriff auf die Outlook-Aufgaben via Office-365-Konto. Allerdings unterstützt die App derzeit nur ein einzelnes Konto. Todoist bietet ein Outlook-Plug-in, so dass sich die Tasks direkt in der Microsoft-Applikation verwalten und beispielsweise auch E-Mails in Aufgaben umwandeln lassen.

Bei Microsoft To-Do herrscht noch ziemliche Leere.
Bei Microsoft To-Do herrscht noch ziemliche Leere.
«MilkSync» gleicht Aufgaben zwischen Outlook und RTM ab.
«MilkSync» gleicht Aufgaben zwischen Outlook und RTM ab.

Die eleganteste Lösung bietet aber RTM mit «MilkSync». Die Windows-Anwendung synchronisiert im Hintergrund Tasks zwischen Outlook und RTM, und zwar in beide Richtungen. Das kommt vor allem denjenigen entgegen, die ihre Aufgaben am Computer mit Outlook verwalten möchten, auf dem Smartphone oder an einem anderen Rechner aber direkt mit RTM arbeiten. MilkSync verlangt die kostenpflichtige Pro-Version, lässt sich aber während zweier Wochen gratis testen.

Von den drei To-do-Listen-Apps fällt alleine der Microsoft-Vertreter etwas aus dem Rahmen, wobei der Vergleich insofern unfair ist, als die App erst gerade dem Beta-Stadium entschlüpft ist und sich noch weiterentwickeln dürfte. Any.do gefällt mit einer schlichten und dennoch eleganten Benutzeroberfläche und einer intuitiven Bedienung. RTM und Todoist liegen gleichauf. Ersteres gefällt mit der gelungenen Outlook-Integration, zweiteres mit der schlanken Oberfläche und der praktischen Bedienung. Mein Favorit ist deshalb Todoist, gerade auch wegen der «intelligenten» Aufgabenerfassung, die Stichworte wie «heute» und «Freitag» automatisch in Fälligkeitsdaten umwandelt.

 

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

4 Kommentare zu “To-do-Listen-Apps im Vergleich

  1. Ein ganz wesentliches App fehlt hier: Evernote.
    Evernote hat mich in vielen Bereichen überzeugt und meinen Alltag vereinfacht bzw. zeitweilig sogar bereichert.

  2. für mich fehlt Todo Cloud von Appigo. Auch das funktioniert über den Browser und auf verschiedenen Endgeräten. Mein Begleiter tagtäglich seit Jahren.

Jetzt lesen