Vergleich To-do-Listen-Apps: Any.do, Microsoft To-Do, Todoist, Remember The Milk
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Welches ist die beste To-do-Listen-App?

Wer seine Aufgaben nicht mit Outlook verwalten will, findet Alternativen. Doch was taugen die To-do-Listen-Apps Todoist, Any.do, Remember The Milk und Microsoft To-Do im Team und mit Zeitmanagement-Systemen wie «Getting Things Done»?

Schaffen Sie es, alle ihre anstehenden Aufgaben im Kopf zu behalten? Doch weshalb sollten Sie das überhaupt tun im Zeitalter zahlreicher To-do-Listen-Apps? Da stellt sich viel eher die Frage, welches denn der beste Vertreter fürs Task-Management ist.

Wenn Ihr gesamter Produktivitäts-Workflow ohnehin auf Office 365 und Outlook aufbaut, werden Sie kaum nach einer zusätzlichen To-Do-Listen-Anwendung suchen. Doch selbst dann lohnt sich der Blick über den Microsoft-Tellerrand hinaus. Beispielsweise, wenn Sie auf dem Smartphone die selbe Aufgaben-App verwenden möchten wie auf dem Computer.

Wie planen Sie Ihre Aufgaben?

Es gibt zahlreiche Anwendungen für Computer und Mobilgeräte, die sich mit der Planung und Verwaltung von Aufgaben beschäftigen und Sie im Zeitmanagement unterstützen. Theoretisch funktioniert das sogar mit Notiz-Apps wie Evernote, OneNote, Trello oder Google Notizen. Sie alle haben aber den Nachteil, dass die Aufgabenplanung nur eine von vielen Funktionen ist und so etwa die Möglichkeit fehlt, Tasks einzeln zu terminieren.

Dies ganz im Gegensatz zu den «reinen» To-do-Listen-Anwendungen Any.do, Remember The Milk (kurz RTM), Todoist und Microsoft To-Do. Die ersten drei Vertreter gehören zu den häufig genutzten und bewährten Anwendungen für die Aufgabenplanung. Any.do gefällt mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und integriert den Kalender gleich in der App für Android und iOS.

Todoist, hier als Windows-10-App.
Todoist, hier als Windows-10-App.

Todoist und Remember The Milk bietet die breiteste Plattform-Unterstützung und lassen sich auch direkt im Browser nutzen. Neben den Apps für Smartphones und Tablets existieren Anwendungen für Windows 10 und macOS. Todoist klinkt sich als Erweiterung in die Browser Chrome, Firefox und Safari ein. Microsoft To-Do tritt dagegen die Nachfolge von «Wunderlist» an, einer To-Do-Listen-App, die Microsoft übernommen hat. Erfreulich: Alle vier sind auch auf Deutsch verfügbar.

Von der einfachen To-do-Liste zu «Getting Things Done»

Tasks erfassen, allenfalls terminieren und einer von mehreren möglichen Listen zuweisen, diese Grundfunktionen beherrschen alle Anwendungen. Der Funktionsumfang von Microsoft To-Do ist damit schon fast beschrieben, die Anwendung steht am Anfang ihrer Entwicklung und dürfte über die nächsten Monate noch zulegen.

Any.do App iOS
Schlicht und übersichtlich: Any.do, hier als iPhone-App.

Any.do unterstützt dagegen zusätzlich Unteraufgaben und kann Dokumente anfügen. Damit eignet sich die App, um Tasks wie etwa das Anfertigen einer Offerte in mehrere Schritte aufzuteilen («Kundenwünsche telefonisch konkretisieren», «Offerte zusammenstellen», «Verfügbarkeit der Mitarbeiter prüfen», «Nachfragen nach Versand» etc.).

Wenn es um den Funktionsumfang geht, punkten Todoist und RTM. Mit Unterlisten und vor allem mit Tags, bei Todoist «Etiketten» genannt, bietet diese Apps nützliche Funktionen fürs Organisieren und Wiederauffinden von Tasks. Diese lassen sich zudem kommentieren, was insbesondere im Team nützlich ist.

Für das umfassende Zeit- und Selbstmanagementsystem «Getting Things Done» von David Allen eignen sich eingeschränkt Any.do, vor allem aber Todoist und RTM. Dessen «Etikettierfähigkeit» vereinfacht die Organisation erheblich, indem sich beispielsweise zu erledigende Aufgaben anhand von Tags komfortabel mit einer bestimmten Arbeitsorganisation verknüpfen lassen («am Telefon», «im Büro», «zuhause» etc.).

Teamfähigkeit und Outlook-Integration

Arbeit ist meist keine einsame Sache, und deshalb sollten sich auch Aufgaben delegieren und teilen lassen. Any.do in der Business-Variante und die Premium-Ausgaben von Todoist und RTM unterstützen diese Arbeit im Team. Die To-do-Listen selbst werden über die Cloud zwischen den verschiedenen Geräten und Mitarbeitern synchronisiert. Damit stehen die Aufgaben auf Mobilgeräten und dem Büro-Rechner zur Verfügung.

Doch nochmals zurück zu Outlook: Das derzeit grösste Highlight von Microsoft To-Do ist der Zugriff auf die Outlook-Aufgaben in Exchange via Office-365-Konto. Hierbei unterstützt die App mittlerweile auch mehrere Microsoft-Konten. Todoist bietet ein Outlook-Plug-in, so dass sich die Tasks direkt in der Microsoft-Applikation verwalten und beispielsweise auch E-Mails in Aufgaben umwandeln lassen.

Task-Management: Microsoft To-Do
Microsoft To-Do: Funktionsumfang noch bescheiden, aber immerhin Synchronisation der Aufgaben mit Office 365.
«MilkSync» gleicht Aufgaben zwischen Outlook und RTM ab.
«MilkSync» gleicht Aufgaben zwischen Outlook und RTM ab.

Die eleganteste Lösung bietet aber RTM mit «MilkSync». Die Windows-Anwendung synchronisiert im Hintergrund Tasks zwischen Outlook und RTM, und zwar in beide Richtungen. Das kommt vor allem denjenigen entgegen, die ihre Aufgaben am Computer mit Outlook verwalten möchten, auf dem Smartphone oder an einem anderen Rechner aber direkt mit RTM arbeiten. MilkSync verlangt die kostenpflichtige Pro-Version, lässt sich aber während zweier Wochen gratis testen.

Eine beste App fürs Task-Management?

Doch welches ist nun die beste To-Do-Listen-App? Von den drei hier besprochenen fällt alleine der Microsoft-Vertreter etwas aus dem Rahmen. Der Vergleich ist aber insofern unfair, als die App erst gerade dem Beta-Stadium entschlüpft ist und sich noch weiterentwickeln dürfte.

Any.do gefällt mit einer schlichten und dennoch eleganten Benutzeroberfläche und einer intuitiven Bedienung. RTM und Todoist liegen gleichauf. Ersteres gefällt mit der gelungenen Outlook-Integration, zweiteres mit der schlanken Oberfläche und der praktischen Bedienung.

 

Die eine beste To-Do-Listen-App für alle Zwecke gibt es nicht. In einem reinen Microsoft-Umfeld ist sicher Outlook der Favorit. Todoist punktet damit, auf allen Plattformen zuhause zu sein, also auch auf einem Mac und vor allem einem Android- oder iOS-Gerät.

Mein Favorit ist Todoist, gerade auch wegen der «intelligenten» Aufgabenerfassung, die Stichworte wie «heute» und «Freitag» automatisch in Fälligkeitsdaten umwandelt. Und der Möglichkeit, Mails an Todoist weiterzuschicken und in eine Aufgabe umzuwandeln.

Die To-Do-Listen-Apps im Überblick

Any.do

Any.do To-do-Listen-AppAndroid, iOS, macOS, Webbrowser: kostenlos; Premium- und Business rund CHF 3.- pro Benutzer und Monat

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do AppWindows 10, iOS, Android, Webbrowser: kostenlos

Remember The Milk

Remember The Milk, To-Do-Listen-App

Android, iOS, Webbrowser, Windows und macOS: kostenlos; Pro-Version rund CHF 3.30 pro Benutzer und Monat

Todoist

Todoist, To-do-Listen-AppAndroid, iOS, macOS, Windows 10, Webbrowser: kostenlos; Premium- und Business rund CHF 3.- pro Benutzer und Monat

 

Aktualisierte Fassung eines bestehenden Artikels.

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4 Kommentare zu “Welches ist die beste To-do-Listen-App?

  1. Ein ganz wesentliches App fehlt hier: Evernote.
    Evernote hat mich in vielen Bereichen überzeugt und meinen Alltag vereinfacht bzw. zeitweilig sogar bereichert.

  2. für mich fehlt Todo Cloud von Appigo. Auch das funktioniert über den Browser und auf verschiedenen Endgeräten. Mein Begleiter tagtäglich seit Jahren.

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