Welches ist die beste App zur Verwaltung von Aufgaben?
5 min

Welches ist die beste To-do-Listen-App?

Wer seine Aufgaben nicht mit Outlook verwalten will, findet Alternativen. Doch was taugen die To-do-Listen-Apps Todoist, Any.do und Microsoft To Do im Team und mit Zeitmanagement-Methoden wie «Getting Things Done»?

Schaffen Sie es, alle ihre anstehenden Aufgaben im Kopf zu behalten? Doch weshalb sollten Sie im Zeitalter von To-do-Listen-Apps dafür überhaupt wertvollen «Hirnspeicher» verwenden? Da stellt sich eher die Frage, welches denn der beste Vertreter fürs Task-Management ist. Zum Vergleich treten die drei beliebten Apps Any.do, Microsoft To Do und Todoist an. Sie alle sind für Windows und macOS verfügbar sowie für Smartphones mit iOS und Android – Sie werden Ihre Taskliste sicher auch unterwegs nutzen wollen. Zusätzlich lassen sich alle drei im Webbrowser nutzen (tatsächlich sind die Desktop-Apps von Any.do und Todoist nichts anders als schön verpackte Webseiten).

Selbst wenn Ihr gesamter Produktivitäts-Workflow auf Microsoft 365 und Outlook aufbaut, kann sich eine separate To-Do-Listen-Anwendung lohnen. Beispielsweise, wenn Sie auf dem Smartphone dieselbe Aufgaben-App verwenden möchten wie auf dem Computer. Spoiler: Microsoft To Do ist dann ein ziemlich heisser Kandidat.

Warum eine To-do-Listen-App?

Es gibt zahlreiche Anwendungen für Computer und Mobilgeräte, die sich mit der Planung und Verwaltung von Aufgaben beschäftigen und Sie im Zeitmanagement unterstützen. Theoretisch funktioniert das sogar mit Notiz-Apps wie Evernote, OneNote oder Google Notizen. Sie alle haben aber den Nachteil, dass die Aufgabenplanung nur eine von vielen Funktionen ist und so etwa die Möglichkeit fehlt, Tasks einzeln zu terminieren.

Dies ganz im Gegensatz zu obigen drei spezialisierten To-do-Listen-Apps. Sie alle bieten die grundlegenden Funktionen für den Umgang mit anstehenden Aufgaben. Dazu gehören (bei Any.do und Todoist jeweils in der kostenpflichtigen Variante):

  • Listen für die Kategorisierung von Aufgaben
  • Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und/oder Erinnerung
  • Aufgaben mit Unteraufgaben, zum Beispiel für Teilschritte
  • Sortieren einer Liste, etwa nach Fälligkeitsdatum
  • Aufgabe als «erledigt» markieren
  • Aufgaben mit Tags (Etiketten) versehen

Bei diesen Grundaufgaben wartet Todoist mit einigen nützlichen Zückerchen auf. Die App kann Unteraufgaben einzeln terminieren und beherrscht die «smarte» Aufgabenerstellung. Mit einem Titel wie «Briefkasten leeren morgen» erhält der Task automatisch das entsprechende Fälligkeitsdatum. Eine echte Zeitsparfunktion!

Taskmanagement mit Microsoft To Do
Microsoft To Do zeigt markierte E-Mails aus Outlook als Aufgaben an.
Todoist, umfassende Aufgabenverwaltung
Todoist versteht sich ausgezeichnet mit Listen, Terminen und Etiketten (Tags).
Any.do, To-do-Listen-App
Schlicht, elegant und im «Apple-Design»: Any.do.

Von der einfachen To-do-Liste zu «Getting Things Done»

Sie kennen das: Es kommt immer etwas dazwischen. Damit trotzdem keine Aufgaben vergessen gehen, gibt es verschiedene Methoden, wie etwa das umfassende Zeit- und Selbstmanagementsystem «Getting Things Done» von David Allen. Dieses lässt sich mit allen drei Vertretern gut nutzen.

Am komfortabelsten geht es aber mit Todoist und Any.do. Deren Umgang mit Etiketten vereinfacht die Organisation erheblich, indem sich zu erledigende Aufgaben mit vordefinierten Tags versehen und über die entsprechende Etikettenliste schnell aufrufen lassen. In Microsoft To Do müssen Sie dagegen die Suche bemühen, um Aufgaben mit einem Tag wie «#Büro» aufzulisten.

Modern arbeiten

Wünschen Sie Unterstützung für die Kommunikation und Zusammenarbeit an verschiedenen Arbeitsorten? Moderne digitale Arbeitsplätze ermöglichen hybrides Arbeiten und steigern Produktivität und Effizienz. Erfahren Sie jetzt mehr.

Teamfähigkeit und Outlook-Integration

Arbeit ist keine einsame Sache, und deshalb sollten sich auch Aufgaben delegieren und teilen lassen. In allen drei Apps können Sie Listen teilen und Aufgaben einer bestimmten Person zuweisen. Die To-do-Listen selbst werden über die Cloud zwischen den verschiedenen Geräten und Personen synchronisiert und stehen dadurch überall zur Verfügung.

Doch oftmals fallen Aufgaben in anderen Anwendungen an, per Mail oder Chat. In Microsoft-365-Umgebungen mit Outlook und Exchange schlägt die grosse Stunde von Microsoft To Do (das überrascht jetzt nicht wirklich, oder?). Aufgaben aus Outlook zeigt die App ebenso an wie markierte E-Mails – das ist die wahre Killerfunktion dieser App. Umgekehrt listet die «Tasks»-App in Microsoft Teams auch die Aufgaben aus To Do auf.

Bei dieser tiefen Integration können die anderen beiden Vertreter nicht mithalten. Todoist bietet immerhin ein Outlook-Plug-in und eine Synchronisation der Aufgaben mit dem Google Kalender. Letztere Option bietet auch Any.do.

Eine beste App fürs Task-Management?

Doch welches ist nun die beste To-Do-Listen-App? Antwort: Es kommt darauf an. Any.do gefällt mit einer schlichten und dennoch eleganten Benutzeroberfläche und einer intuitiven Bedienung. Aufgrund der bescheidenen Integrations- und Teamfähigkeiten eignet sich dieser Vertreter aber eher für Einzelpersonen oder private Anwender*innen. Derzeit (anfangs Januar 2022) ist unter der Bezeichnung «Workspace» eine Version für Teams in Entwicklung.

In einem Microsoft-geprägten Umfeld ist sicher Microsoft To Do dank der engen Integration die erste Wahl – auch wenn der Funktionsumfang derzeit nicht mit Todoist mithalten kann. Aufgrund der Geschichte der App ist allerdings mit einer laufenden Weiterentwicklung zu rechnen.

Ginge es nur um Funktionsumfang und Bedienung, wäre Todoist klarer Sieger. «Smarte» Aufgaben, effiziente Bedienung dank Tastenkürzel, die einstellbare Kanban-Ansicht für Aufgaben und generell der Umgang mit Listen und Etiketten gefallen. Wer auf Google Workspace setzt oder einfach nicht auf Microsoft 365, sollte Todoist unbedingt anschauen. Dann würde ich diesem Task eine hohe Priorität einräumen. Ach ja, die Priorisierung von Aufgaben beherrscht von diesen drei Vertretern nur Todoist.

Kostenloser Online-Kurs: Microsoft Teams in KMU

Kostenloser Online-Workshop: Microsoft Teams für KMU

Erleben Sie im kostenlosen Online-Kurs, wie Sie mit Microsoft Teams im Büro und im Homeoffice arbeiten können. Wir zeigen Ihnen die Basics rund um Teams, und Sie lernen in kürzester Zeit viele praktische Tipps und Tricks kennen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Die To-Do-Listen-Apps im Überblick

Any.do To-do-Listen-App

Any.do

Für Windows, macOS, Android, iOS, Webbrowser: kostenlos; Premium rund CHF 3.– pro Benutzer*in und Monat.

Microsoft To-Do App

Microsoft To Do

Windows, macOS, Android, iOS, Webbrowser: kostenlos

Todoist, To-do-Listen-App

Todoist

Windows, macOS, Android, iOS, Webbrowser: kostenlos; Premium rund CHF 3.– pro Benutzer*in und Monat, Business rund CHF 5.– pro Benutzer*in und Monat

Aktualisierte Fassung eines bestehenden Artikels.

Keine Inhalte verpassen!

Erhalten Sie regelmässig spannende Artikel, Whitepaper und Event-Hinweise zu aktuellen IT-Themen für Ihr Unternehmen.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

15 Kommentare zu “Welches ist die beste To-do-Listen-App?

  1. Ein ganz wesentliches App fehlt hier: Evernote.
    Evernote hat mich in vielen Bereichen überzeugt und meinen Alltag vereinfacht bzw. zeitweilig sogar bereichert.

  2. für mich fehlt Todo Cloud von Appigo. Auch das funktioniert über den Browser und auf verschiedenen Endgeräten. Mein Begleiter tagtäglich seit Jahren.

  3. Mir ist es wichtig Aufgaben zu priorisieren und private und berufliche Aufgaben getrennt zu pflegen. Mit welchen Apps ist dies möglich?

    1. Guten Tag!
      Mit Rememberthemilk und Todoist können Sie Aufgaben priorisieren. Um Privates und Berufliches zu trennen, können Sie mehrere Listen anlegen. Das klappt in jeder To-do-Listen-App. Ich persönlich nutze hierfür die Etiketten von Todoist.
      Freundliche Grüsse aus der Redaktion
      Andreas Heer

  4. Sehr sehr seltsam…

    Wunderlist (respektive ms ToDo) kann (kostenlose Version!):
    – zuweisen
    – heute/morgen automatisch in Datum verwandeln
    – priorisieren….

    Ich bin aktuell am stöbern nach einer Alternative – nutze seit Jahren Wunderlist.
    Insofern kann ich den Artikel nicht ernst nehmen, wenn stets alle drei anderen Apps scheinbar alles können & MS nicht erwähnt wird obwohl das selbe möglich ist. Und das auch noch in der kostenlosen Version.

    Gerade nochmal kontrolliert:
    Auch Untereinheiten eines Tasks sind in MS ToDo möglich (im Gegensatz zur Vorgängerversion Wunderlist)

    1. Hallo Tobias
      Dieser Artikel stammt vom Januar 2019. Microsoft To Do entwickelt sich schnell weiter und bietet mittlerweile zahlreiche Funktionen, die zum Zeitpunkt des Artikels noch gefehlt haben. Mir persönlich fehlt auch in der neusten Version immer noch ein vernünftiges Handling von #Tags. Aber in einem Microsoft-Workflow (Office 365 mit Outlook & Co.) ist MS To Do sicher eine gute Wahl.
      Ach ja, den Artikel werde ich gelegentlich aktualisieren 😉
      Freundliche Grüsse aus der Redaktion
      Andreas Heer

  5. Ich finde, Projoodle.com würde die Liste noch ergänzen. Kostenlos, benötigt keine Registrierung und man kann die Liste auch teilen. Auf Wunsch kann man ein Gantt-Diagramm einblenden. Was meint ihr dazu?

    1. So etwas suche ich schon seit langem.

      Es ist einfach zum bedienen, einfach zu teilen, ohne Registrierung und kostenlos.

Jetzt lesen