Die schönen Seiten von Word
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Die schönen Seiten von Word

Es kommt auf die Details an: Mit sauber formatierten Absätzen und gelungener Silbentrennung wirkt ein Word-Dokument gleich viel ansprechender. In diesen Tipps erfahren Sie, wie Sie Absätze mit Blocksatz ohne Lücken gestalten und fokussiert in der Microsoft-Textverarbeitung arbeiten.

Word ist eine Textverarbeitung. Im Wort «verarbeiten» steckt auch die Fähigkeit, Text zu gestalten. Und so eignet sich Word aus Office 365 nicht nur für simple Briefe, sondern für umfangreiche Dokumente, Broschüren, Abschlussarbeiten und dergleichen. Diese sollen anständig daherkommen, also ansprechend gestaltet und vor allem gut lesbar sein. Diese Tipps führen Sie ein in die Grundlagen der Typografie, also der Kunst, Dokumente nach den Regeln der Lesbarkeit zu formatieren. Damit schaffen Sie es, Absätze mit Blocksatz zu formatieren, ohne dass zu grosse Lücken zwischen den Wörtern entstehen.

Zwei Bemerkungen im Voraus: Erstens, wenn Sie häufig Firmenbroschüren und dergleichen gestalten, werden Sie mit Word an die Grenzen stossen. Eine professionelle Layout-Software wie Adobe InDesign beherrscht zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten und typografische Feinheiten, die Word fehlen. Zweitens: Es empfiehlt sich, zuerst den Text fertigstellen und sich anschliessend um die Gestaltung zu kümmern. So laufen Sie nicht Gefahr, dass eine Änderung im Text das gesamte Layout über den Haufen wirft.

Absätze mit Blocksatz formatieren

Blocksatz bedeutet, dass die Zeilen eines Absatzes links und rechts bündig verlaufen, also optisch einen Block bilden. Das sorgt für ein ruhigeres Erscheinungsbild im Vergleich zum Flattersatz, der einer links- oder rechtsbündigen Formatierung.

Blocksatz erzeugen Sie, indem Sie einen oder mehrere Absätze markieren und aus dem Menüband «Start» im Abschnitt «Absatz» auf das Blocksatz-Symbol klicken oder CTRL-B drücken. Die Einstellungen finden Sie auch in den Absatzeinstellungen. Hierzu klicken Sie im Abschnitt «Absatz» des Menübands «Start» auf das kleine Symbol unten rechts.

Word Fenster Absätze mit Blocksatz formatieren
In den Absatzeinstellungen legen Sie auch den Blocksatz fest.

In den Absatzeinstellungen legen Sie auch den Blocksatz fest. Noch viel eleganter ist es, den Blocksatz in einer Formatvorlage festzuhalten. Diese können Sie auf mehrere Absätze anwenden. Wenn Sie später die Gestaltung ändern möchten, brauchen Sie bloss die Formatvorlage anzupassen.

Blocksatz in Word verfeinern

Wenn Sie Absätze mit Blocksatz formatieren, werden Ihnen die grossen Lücken zwischen den Wörtern auffallen. Doch «Mut zur Lücke» ist hier nicht gefragt, Sie müssen manuell nachbessern.

Am schnellsten werden Sie die Löcher los, wenn Sie die Silbentrennung in Word aktivieren. Wenn Word ein Wort nicht oder an der falschen Stelle trennt, können Sie mit CTRL-Minus («-») ein manuelles Trennzeichen in ein Wort einfügen. Dieses Trennzeichen wird nur angezeigt, wenn das Wort auch wirklich an dieser Stelle getrennt wird.

Silbentrennung in Word aktivieren
Derselbe Absatz, links mit und rechts ohne Silbentrennung. Sehen Sie den Unterschied?

Die weiteren Verbesserungen beginnen bei der Zeilenlänge und führen unweigerlich zu einer ausführlichen Exkursion ins Reich der Typografie. Ihre Reiselust können Sie mit einem der zahlreichen Typografie-Lexika stillen, hier das Wichtigste in Kürze: Eine Zeile sollte nur so lang sein, dass das Auge bequem zur nächsten springen kann. Als klassisches Mass gilt eine Länge von 50 bis 70 Zeichen bei einem Zeilenabstand von 120 Prozent der Schriftgrösse – der Standardeinstellung.

Um die Länge einer Zeile schnell zu bestimmen, markieren Sie sie in Word und wählen aus dem Menüband «Überprüfen > Wörter zählen».

Je länger eine Zeile, desto grösser sollten Sie in den Absatzeinstellungen den Zeilenabstand wählen. Oder, Sie vergrössern den Seitenrand – bis hin zum goldenen Schnitt (den Sie hier bequem berechnen können).

Einzelne Zeilen vermeiden

Typografie dient der Lesbarkeit. Als schlecht leserlich und unschön gilt eine einzelne Zeile eines Absatzes, die alleine am Anfang («Hurenkind») oder Ende («Schusterjunge») einer Seite oder Spalte steht. Word verhindert dies automatisch. Dahinter steckt die Option «Absatzkontrolle», die sich in den Absatzeinstellungen hinter dem Reiter «Zeilen- und Seitenumbruch» verbirgt. Sie ist standardmässig aktiviert.

Ebenso sollten Sie Titel mit dem folgenden Abschnitt zusammenhalten – die Leser werden es Ihnen danken. Hierzu dient die Option «Nicht vom nächsten Absatz trennen».

Word Absatz Zeilen zusammenhalten
Alleinstehende Zeilen und Titel lassen sich mit diesen Absatzeinstellungen in Word verhindern.

Fokussiert schreiben mit Word

Zum Schluss zurück an den Anfang: Wenn Sie konzentriert einen Text in Word schreiben, lenken Menüband und dergleichen bloss ab. Sie können alle diese Elemente ausblenden, wenn Sie rechts oben im Fenster in den «Menüband-Anzeigeoptionen» «Menüband automatisch ausblenden» wählen. Ein sanfter Druck auf die «ALT»-Taste bringt das Menüband temporär wieder zum Vorschein.

Wenn Ihnen das zu «radikal» ist, können Sie über den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke auch nur das Menüband reduzieren. Den gleichen Effekt bewirkt die Tastenkombination CTRL-F1. So oder so sollten Sie das Word-Fenster maximieren, dass es den gesamten Bildschirm ausnutzt.

Word Menuband ausblenden
Fokussiert arbeiten? Blenden Sie das Menüband in Word einfach aus.

 

Titelbild: Amador Loureiro

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