AutoKorrektur und Schnellbausteine in Word und Outlook nutzen
5 min

Besser schreiben mit Word

Fehlerfreie Texte sind ein Muss in der geschäftlichen Kommunikation. Rechtschreibprüfung, Grammatik-Check und Benutzerwörterbücher sind die Werkzeuge, die Word unter Windows und auf dem Mac dafür liefert. Die Wörterbücher sind äusserst hilfreich – auch für andere Office-Anwendungen.

Zu den Annehmlichkeiten von Word 2016 für Windows und Mac gehört eine ausgeklügelte Rechtschreibprüfung, die auch einfache Grammatikfehler erkennt. Es lohnt sich, diese Funktionen zu nutzen – fehlerfreie Texte kommen einfach besser an. Zudem teilen sich die verschiedenen Office-Programme wie Word, Outlook, Excel oder PowerPoint ein Benutzerwörterbuch. Das heisst, ein aufgenommenes Wort wird künftig in allen Anwendungen korrekt korrigiert.

Wie Sie die Rechtschreibprüfung in Word unter Windows für Ihre Sprache manuell ein- und ausschalten, haben wir bereits im Tipp «Silbentrennung in Word richtig nutzen» beschrieben. Die aktuelle Spracheinstellung entnehmen Sie der Statusleiste am unteren Fensterrand. Mit einem Klick auf den Eintrag – zum Beispiel «Deutsch (Schweiz)» – können Sie die Sprache und damit die Rechtschreibprüfung für markierten Text oder ein Dokument anpassen.

Wörter zum Benutzerwörterbuch hinzufügen

Was ist aber mit Fachwörtern, Ortschaften und dergleichen, die Word nicht kennt? So kennt die Textverarbeitung zwar Bern, aber bei «Zihlschlacht» zeigt die rote Wellenlinie an, dass hier die Orts- respektive Wortkenntnisse aufhören.

Word Benutzerwörterbuch Wort hinzufügen
Per Rechtslkick landen Wörter im Benutzerwörterbuch von Word.

Solche Begriffe können Sie sowohl in der Windows- als auch der Mac-Version zum Benutzerwörterbuch hinzufügen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen aus dem Kontextmenü «Zum Wörterbuch hinzufügen». Damit können Sie zudem für eine konsistente Schreibweise im ganzen Unternehmen sorgen, etwa bei Markennamen.

Das Benutzerwörterbuch bearbeiten

Word unterstützt mehrere Benutzerwörterbücher. Diese können Sie auch manuell ergänzen oder Beiträge löschen – etwa, wenn ein Eintrag falsch geschrieben ist. Hierzu rufen Sie unter Windows übers Menüband «Datei > Optionen > Dokumentprüfung» auf und klicken auf den Knopf «Benutzerwörterbuch».

An dieser Stelle sehen Sie nicht nur die aktiven Benutzerwörterbücher. Sie können auch neue hinzufügen oder über den Knopf «Wortliste bearbeiten» manuell einzelne Einträge ergänzen. So bringen Sie auch die «To-do-Liste» ins Wörterbuch, was per Rechtsklick nicht funktioniert.

Word Benutzerwörterbuch bearbeiten
Über die Word-Optionen können Sie die Benutzerwörterbücher direkt bearbeiten.

Normalerweise ist «RoamingCustom.dic» als Standard festgelegt. Wörter, die Sie in einem Dokument ergänzen, werden dort abgelegt. Das ist auch sinnvoll, denn hierbei handelt es sich um das gemeinsame Benutzerwörterbuch der Office-Anwendungen. Das heisst, wenn Sie einen Fachbegriff oder Zihlschlacht hinzugefügt haben, wird das Wort auch in einem neuen Outlook-Mail erkannt.

Word Benutzerwörterbücher Mac
Die Einstellungen für Benutzerwörterbücher in Word 2016 auf dem Mac.

Auf dem Mac wählen Sie aus dem Menü «Word > Einstellungen > Rechtschreibung und Grammatik» und klicken auf den Knopf «Wörterbücher». Wenn Sie das Benutzerwörterbuch auswählen und auf «Bearbeiten» klicken, öffnet sich das Wörterbuch in einem neuen Word-Fenster. Hier können Sie nun Begriffe hinzufügen. Wie unter Windows steht das Benutzerwörterbuch allen Office-Anwendungen zur Verfügung.

Mehrere Wörter zum Benutzerwörterbuch hinzufügen

Angenommen, Sie wollen unter Windows eine ganze Liste von Fachbegriffen oder Ortschaften zum Benutzerwörterbuch hinzufügen. Dann ist der oben beschriebene Weg mühsam – zu mühsam. Doch glücklicherweise handelt es sich bei diesen «.dic»-Dateien um reine Textdateien, die alle Einträge alphabetisch sortiert als Liste enthalten. Sie können Benutzerwörterbücher also mit einem Texteditor bearbeiten. Ich verwende hierzu den kostenlosen Editor Notepad++, der trotz englischer Website auch auf Deutsch vorliegt.

Microsoft Office Benutzerwörterbuch
Das gemeinsame Wörterbuch der Office-Anwendungen finden Sie mit der Windows-Explorer-Suche.

Den Dateipfad eines Benutzerwörterbuchs entnehmen Sie den Optionen, wie im obigen Tipp beschrieben. Etwas kniffliger ist die Situation beim Office-weiten «RoamingCustom.dic». Um dieses zu finden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie ein Fenster des Windows Explorers
  2. Geben Sie in der Adressleiste «%AppData%» ein (mitsamt Prozentzeichen, aber ohne Anführungszeichen). Damit gelangen Sie ins versteckte Verzeichnis innerhalb des Benutzerverzeichnisses, in dem Anwendungen Einstellungen und dergleichen ablegen.
  3. Suchen Sie übers Suchfenster nach «RoamingCustom.dic».
  4. Mit einem Rechtsklick können Sie nun entweder das Wörterbuch mit einem Texteditor öffnen oder den Dateipfad öffnen, also ins entsprechende Verzeichnis navigieren.

Wenn Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie das Dokument. Beim nächsten Start von Word oder einer anderen Office-Anwendung werden die neuen Einträge von der Rechtschreibprüfung erkannt.

Benutzerwörterbuch im Team teilen

Gerade bei massgeschneiderten Wörterbüchern mit Fachausdrücken, Ortschaften, Markennamen und dergleichen ist es praktisch, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff haben.

Entweder stellen Sie hierzu die Wörterbuch-Datei allen zu, oder Sie legen sie auf einem gemeinsamen Speicherort ab. Diese Variante hat den Vorteil, dass Änderungen sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Um das Benutzerwörterbuch anschliessend unter Windows in Word einzubinden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie aus dem Menüband «Datei > Optionen > Dokumentprüfung» und klicken auf den Knopf «Benutzerwörterbuch».
  2. Klicken Sie entweder auf einen Eintrag unter «Alle Sprachen» oder unter einer spezifischen Sprache wie «Deutsch (Schweiz)».
  3. Klicken Sie auf den Knopf «Hinzufügen» und navigieren Sie zum Speicherort der Wörterbuch-Datei.
  4. Öffnen Sie die Datei und kontrollieren Sie, ob das neue Wörterbuch auch aktiviert ist, also das Häkchen gesetzt ist.
  5. Schliessen Sie die Dialogfenster mit «OK».

Auf dem Mac wählen Sie aus dem Menü «Word > Einstellungen > Rechtschreibung und Grammatik» und klicken auf den Knopf «Wörterbücher». Über «Hinzufügen» können Sie nun ein zusätzliches Wörterbuch von einem beliebigen Speicherort einbinden.

Fehlerfreie Texte mit Word erstellen

Wie schreiben Sie nun aber besser mit Word? Selbst wenn Sie erkannte Rechtschreibfehler laufend korrigiert haben, können sich zwei abschliessende Kontrolldurchgänge lohnen:

  1. Lesen Sie den Text nochmals durch und überprüfen Sie ihn auf Fehler. Denn Tippfehler wie «Stadt» statt «Statt» am Satzanfang erkennt die Rechtschreibprüfung nicht, weil beides korrekte deutschsprachige Wörter sind.
  2. Prüfen Sie den Text nochmals mit der Rechtschreibprüfung, die sie übers Menüband «Überprüfen > Rechtschreibung und Grammatik» aufrufen oder mittels der Taste «F7».

Eine hundertprozentige Garantie für einen fehlerfreien Text bieten diese Massnahmen natürlich nicht, aber viele peinliche Schreibfehler in der Kundenkorrespondenz und anderswo lassen sich damit ausmerzen. So gesehen hilft Word tatsächlich, besser zu schreiben.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

2 Kommentare zu “Besser schreiben mit Word

Jetzt lesen