Kosten optimieren

Das verborgene Sparpotenzial in KMU ausschöpfen

Nichtstrategische Kosten haben ein erhebliches Sparpotenzial, das von vielen Unternehmen nicht wahrgenommen wird. Durch systematisches Vorgehen lässt sich dieses jedoch leicht ausschöpfen.

Kosten, die sich auf die strategischen Kerntätigkeiten beziehen,  stehen im Unternehmen unter scharfer Beobachtung. Der Einkauf wird systematisch vorgenommen, zentral getätigt und ständig Kostenanalysen unterzogen. Die hohe Aufmerksamkeit ist durchaus sinnvoll, schliesslich machen die strategischen Kosten den Grossteil des Gesamtaufwands aus.

 

Vernachlässigtes Sparpotenzial

Der starke Fokus auf die strategischen Kosten hat jedoch zur Folge, dass nichtstrategische Aufwände wie IT, Büro- und technischer Bedarf vernachlässigt werden. Hier fehlen oft klare Einkaufsprozessse und Vorgaben. Einzelne Abteilungen kaufen unabhängig ein und haben kaum Kostenbewusstsein entwickelt. Bezeichnenderweise werden nichtstrategische Einkäufe unter Sammelposten wie «Allgemeiner Verwaltungsaufwand» gebucht. Es lohnt sich aber durchaus, solche Kosten näher zu betrachten wie folgende Tabelle von Gryps Offertenportal zeigt. Über eine Zeitspanne von 5 Jahren beläuft sich in einem kleinen bis mittelgrossen KMU im (vorsichtig berechneten) Beispiel das Sparpotenzial schnell auf über 100’000 Franken.

 

In KMU verbirgt sich erhebliches Sparpotenzial.

 

Das ist ein grosses Sparpotenzial, das zudem von KMU ohne grossen Aufwand intern überprüft werden kann. Wichtig ist dabei, die langjährige Routine zu brechen, die Unternehmen davon abhält, das Sparpotenzial zu identifizieren und voll auszuschöpfen. Die Erfahrung zeigt, dass entsprechende Analysen immer wieder hinausgezögert werden, da es sich eben nicht um eine strategische Frage handelt.

Mit diesen Schritten können Sie das Sparpotenzial im nichtstrategischen Bereich voll ausschöpfen.

 

1. Definieren Sie die für Sie wichtigsten nichtstrategischen Kostenkategorien.

Dazu gehören

  • Bürobedarf wie Aktenvernichter, Wasserspender, Verpflegungsautomaten
  • Büromöbel
  • Büroservices
  • Lohn- und Gehaltsabwicklung über Treuhänder
  • Drucksachen
  • Telekommunikation
  • Gebäudereinigung & Abfallentsorgung
  • Verbrauchsmaterialien
  • Versicherungen wie Betriebshaftplicht oder Sozialversicherungen
  • ICT wie IT Hardware, IT Services, Telefonanlagen
  • Internet bezogene Dienstleistungen wie App- Entwicklung, E-Commerce oder SEO
  • Sicherheitsdienste wie Alarmanlagen und Zutrittkontrollen
  • Software wie ERP, oder CRM
  • Energie
  • Reisekosten
  • Logistik
  • Fahrzeuge
  • Treuhand & Revision
  • Marketingdienstleistungen von Agenturen wie Social Media Management

 

Jetzt kostenlos Offerten einholen!

Beim Offertenservice Gryps können Sie kostenlos Offerten zu verschiedenen Anwendungen, Geräten und Dienstleistungen für KMU einfordern, vom Büromöbel über Treuhänder bis hin zu IT-Anwendungen wie ERP-  oder CRM-Software.

 

2. Erstellen Sie eine Bedürfnis-Checkliste:

  • Ist die geplante Beschaffung tatsächlich notwendig?
  • Welches sind die Leistungskriterien?
  • Stimmt die Qualität in Bezug auf Funktionalität und Lebensdauer?
  • Wie sieht es mit Garantieleistungen aus?
  • Wie soll die Beziehung zum Lieferanten gestaltet sein?
  • Welche Synergievorteile ergeben sich mit Lieferanten?
  • Wie wirkt sich die Beschaffung auf die Wertschöpfung aus?

3. Definieren Sie Einkaufsrichtlinien und Prozesse für nichtstrategische Einkäufe.

Wie zum Beispiel eine zentrale Autorisierung des Einkaufs und das Einholen mehrerer Offerten.

 

4. Überprüfen Sie alle bisherigen Lieferantenverträge auf Leistungen und Konditionen.

 

5. Holen Sie verschiedene Offerten ein und vergleichen Sie diese sorgfältig.

 

Ein richtig verstandenes Management nichtstrategischer Kosten bedeutet keinesfalls Preisdrückerei, sondern strebt aufgrund klarer Kriterien ein nachhaltiges und optimales Preis-/Leistungsverhältnis an. Bei der Suche nach den passenden Anbietern ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle Offerten die gleichen Kriterien beinhalten. Erst dann kann man richtig vergleichen. Hat man den passenden Lieferanten gefunden, sollten Abmachungen und Konditionen vereinbart werden, die für beide Seiten stimmen. Grundsätzlich ist eine gute Lieferantenbeziehung die Grundlage für ein nachhaltig optimales Preis-/Leistungsverhältnis.

 


Gaby Stäheli, Co-CEO beim Offertenportal Gryps.chAutorin:

Gaby Stäheli ist Co-CEO bei GRYPS Offertenportal AG. Der Offertenservice Gryps.ch hat sich darauf spezialisiert, KMU bei der Beschaffung von Office-Equipment und Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu nimmt Gryps den Unternehmen die Suche nach dem passenden Anbieter ab. Statt stundenlanger Recherchen im Netz finden Kaufinteressenten innert kurzer Zeit über Gryps.ch zu drei passenden Anbietern. Die Bandbreite von möglichen Produkten, die man sich via Gryps offerieren lassen kann, reicht dabei von der Software-Entwicklung über Büroinfrastruktur bis hin zum Treuhänder. Für Kaufinteressenten ist die Dienstleistung kostenlos.


Jetzt lesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.