Automatisierung bei der Buchhaltung

Online-Buchhaltung als Rundum-Service

Online-Buchhaltung als Cloud-Service war nur der Anfang. Neue Anbieter punkten mit arbeitserleichternden Zusatzdiensten wie automatischer Belegverarbeitung und Direktabgleich mit dem E-Banking.

Buchhaltung — früher eine Aufgabe, die viel Handarbeit bedeutete.

 

«Machen Sie gerne Buchhaltung?» Auf diese Frage dürften die Wenigsten mit einer positiven Antwort reagieren, vielleicht mit Ausnahme professioneller Buchhalter. Buchhaltung ist zum grössten Teil eine nötige, aber lästige Routinearbeit. Angaben von Rechnungen und Einzahlungsscheinen abtippen, IBAN-Nummern erfassen, Zahlungen richtig kontieren — im Prinzip simple Arbeitsgänge, die aber trotzdem höchste Konzentration erfordern. Denn am Schluss muss alles korrekt verbucht sein, damit das Geschäft die Übersicht über die Finanzen behält und auch dem Steueramt Genüge getan ist.

 

Bloss online ist nicht alles

Die Berufsgruppe der Buchhalter muss sich warm anziehen, wenn es nach der Universität von Oxford geht. Laut der Studie «The Future of Employment» gehört der Buchhalter zu den Berufen, die am ehesten durch Software ersetzt werden können. Er findet sich auf Rang 671 von 702 untersuchten Berufsbildern. Für alle Nicht-Buchhalter bedeutet dies, dass die ungeliebte Buchhaltungsarbeit bald der Vergangenheit angehört.

Schon seit einiger Zeit werben verschiedene Anbieter mit Online-Versionen ihrer Buchhaltungsprogramme. Software-Häuser wie Abacus und Sage bieten webbasierte Varianten ihrer Buchhaltungssoftware an. Gebucht wird im Browser, und die Daten werden nicht auf dem eigenen Computer, sondern im Rechenzentrum des Software-Herstellers gespeichert.

Solche Online-Buchhaltungen erleichtern die Arbeit jedoch nur unwesentlich. Man erspart sich die Investition in Software und Hardware und löst stattdessen ein Abonnement. Das nennt sich dann Software-as-a-Service oder Cloud-Service. Die eigentliche Arbeit bleibt aber gleich: Belege einscannen oder abtippen, korrekt verbuchen, und dann das Ganze noch mit dem Bankkonto abgleichen. Der Effizienzgewinn ist nicht gerade berauschend. Über die Vor- und Nachteile von Online-Buchhaltungen lesen Sie hier Genaueres.

 

Automatisierung bringt’s

Zum regelrechten Spass wird die Buchhaltung jedoch erst, wenn der Cloud-Dienstleister die Routinearbeit gleich mit übernimmt. Ein Paradebeispiel ist RunMyAccounts: Dort gibt es zwar auch eine Online-Buchhaltungs-Software zum Selberbuchen. Aber auf Wunsch übernimmt der Dienstleister auch die komplette Verarbeitung der Belege und den automatischen Abgleich mit der Bank. Die offenen Posten werden laufend kontrolliert. So erhält man eine tagesaktuelle Buchhaltung, ohne jemals selbst einen Beleg erfassen zu müssen.

Dazu unterhält RunMyAccounts eine eigene Belegverarbeitungs-Abteilung mit mehreren Mitarbeitenden, die sich aufgrund von festgelegten Regeln um die Buchungen kümmern und die automatisch eingelesenen Daten überprüfen, gegebenenfalls ergänzen und kontieren. Das Unternehmen spricht von einer «Buchhaltungs-Fabrik». In Zusammenarbeit mit der Post gibt es sogar einen Scanning-Service, bei dem die eingehenden Belege schon im Briefverarbeitungszentrum eingescannt werden und dann direkt in die Buchhaltungsfabrik gelangen. Bezahlt wird nach Anzahl verarbeiteter Belege — aktuell kostet die automatische Vorerfassung 2.90 Franken pro Beleg.

Auch das Angebot von Bexio, einem Schweizer Anbieter von Online-Geschäfts-Software, enthält eine Buchhaltungs-Software und ermöglicht den automatischen Bankkontoabgleich. Am engsten integriert ist das E-Banking der UBS. Schnittstellen stehen auch für ZKB- und PostFinance-Kunden bereit, weitere Banken sollen folgen. Belege kann man bei Bexio dank einer Smartphone-App auch unterwegs einscannen — ideal für die Spesenerfassung. Im Gegensatz zu RunMyAccounts ist bei Bexio grundsätzlich der Anwender für die Belegerfassung zuständig. Und während RunMyAccounts für weitergehende Ansprüche eigene Buchhalter und Treuhänder beschäftigt, offeriert Bexio ein schweizweites Verzeichnis von Treuhändern, die Bexio-Kunden bei der Buchführung unterstützen.

 

Buchhaltung von der Bank

Die Valiant-Bank hat zusammen mit Swisscom das Finanzportal BusinessNet mit Online-Buchhaltungs-Software, übersichtlichem «Finanzcockpit», Belegverarbeitung in einem Verarbeitungszentrum sowie optionalem Scan-Service für Papierbelege entwickelt. Wie bei RunMyAccounts fallen die Kosten auch hier abhängig vom Volumen an: Die Verarbeitung eines elektronischen Belegs schlägt mit Fr. 8.90 zu Buche, und das Einscannen kostet Fr. 1.90.

BusinessNet unterstreicht einen aktuellen Trend im Bankwesen: Verschiedene Banken interessieren sich vermehrt für ihre KMU-Kundschaft und stellen dazu über die gängige Kontoführung hinaus Werkzeuge bereit, die bei der Finanzadministration helfen. Und allen drei genannten Anbietern ist eines gemeinsam: Sie bieten nicht nur «Online-Buchhaltung», sondern automatisierte Prozesse, die tatsächlich zur Arbeitsentlastung im KMU beitragen können. Gewissermassen «Online-Buchhaltung 2.0».

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