Meetings und Sitzungen effizient planen und durchführen

Reale und virtuelle Meetings effizient führen

Damit die Sitzung sitzt

Meetings werden oft als reine Zeitverschwendung wahrgenommen. Doch mit guter Führung und Organisation lassen sich Sitzungen sinnvoll gestalten. Einige Praxistipps, wie Meetings wieder effizient werden.

Sie sind einfach nicht auszurotten, die Sitzungen, an denen jeder am Smartphone herumnestelt und sich fragt: Was mache ich hier eigentlich? Die Treffen gehören zwar zum Geschäftsalltag, aber die meisten Menschen haben das Gefühl, damit ihre Zeit zu verschwenden.

Etliche Studien belegen den Leerlauf. Die Managementberater Gunther Wolf und Kurt Schaffner etwa schreiben in ihrem Ratgeber «Meetings effizient und effektiv gestalten», 60 Prozent der Teilnehmer seien mit den Sitzungsergebnissen unzufrieden.

Es geht aber auch anders. Mit guter Organisation und Führung kann das Gefühl von Leere und Frustration vermieden werden. Damit Meetings wieder zu dem werden, was sie eigentlich sein sollten – die Grundlage für Teamgeist und Innovation – gibt es einige Regeln zu beachten.

Führung

Regel 1: Ziel definieren

Eine Sitzung muss zwingend einen Zweck haben, zum Beispiel: Input einholen für die Lösung eines Problems oder die Bekanntgabe eines wichtigen Personalentscheids. Nur alle auf den gleichen Wissensstand zu bringen, ist kein Grund für eine Sitzung.

Regel 2: Die richtigen Teilnehmer einladen

Bieten Sie nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, die auch wirklich von der Angelegenheit betroffen sind, etwas Wesentliches beitragen oder davon profitieren können. Bilden Sie möglichst kleine Einheiten.

Regel 3: Agenda erstellen

Machen Sie eine Traktandenliste mit inhaltlichen und zeitlichen Angaben und halten Sie sich unbedingt daran. Führen Sie die Diskussion straff und fokussiert. Ein Meeting sollte höchstens eine Stunde dauern.

Regel 4: Gesprächskultur etablieren

Legen Sie Verhaltensregeln fest und ermahnen Sie Abweichler, die den Verlauf der Sitzung hemmen oder die Runde stören.

Regel 5: Technologie verbannen

Lassen Sie nur die technischen Geräte im Raum, die für die Sitzung benötigt werden. Wer Smartphone oder Tablet vor sich hat, wird lieber mailen, surfen oder gamen.

Regel 6: Verbindlich bleiben

Bei fünf Teilnehmern entstehen am Schluss fünf Interpretationen des Gesagten. Um Missverständnisse auszuschliessen, müssen die wichtigsten Punkte in einem Memo festgehalten werden – inklusive Massnahmen, Aufgaben und Ziele für jeden Mitarbeiter.

Meetings auf Distanz

Teilzeitmodelle, Job-Sharing, Home-Office: Mit den neuen Arbeits- und Organisationsformen sind Mitarbeiter häufig auf verschiedene Orte verteilt. Der persönliche Austausch nimmt ab. Trotzdem soll Teamgeist entstehen, müssen Geschäfte besprochen werden, soll die Zusammenarbeit funktionieren.

Eine aktuelle Untersuchung der Beratungsfirma Sieber und Partners und der Universität Bern zeigt, dass die klassischen Kommunikationsmittel wie Telefon und E-Mail in virtuellen Teams noch immer am häufigsten eingesetzt werden. Sie wirken sich auch am positivsten auf die Produktivität der Befragten aus. E-Collaboration-Tools der neusten Generation wie Social Software sind dagegen noch wenig verbreitet.

Nonverbale Kommunikation

Schon das Führen einer realen Sitzung ist anspruchsvoll genug. Ein Online-Meeting oder eine Videokonferenz zu leiten, ist erst recht heikel. Planen Sie diese also mindestens so sorgfältig wie eine normale Sitzung und beachten Sie zudem noch diese Regeln:

Regel 1: Langsam sprechen

Da nur der Hörsinn beschäftigt ist und Mimik und Gestik fehlen, muss die Diskussion besonders vorsichtig geführt werden. Sprechen Sie klar und deutlich und langsamer als sonst. Bleiben Sie sachlich, und fassen Sie das Gesagte zusammen.

Regel 2: Genau zuhören

Da die visuellen Reize fehlen, müssen die Teilnehmer besser zuhören, um das Gesagte zu verstehen und einordnen zu können. Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen – Schwachstellen in der Argumentation werden normalerweise besser erkannt.

Regel 3: Zeit geben

Beziehen Sie alle Teilnehmer in die Diskussion ein, indem Sie gezielt Fragen stellen oder das Wort erteilen. Vielen ist unklar, wann sie reden sollen. Stille bedeutet es nicht unbedingt, dass die Teilnehmer in Gedanken anderswo sind, sondern dass sie nachdenken. Geben Sie ihnen Zeit.

 

Quellen:

  • Ratgeber: Eugen W. Schmid, Stefan Fritz: «Meeting for Success», Verlag executive-coach.ch
  • Ratgeber: Gunther Wolf, Kurt Schaffner: «Meetings effizient und effektiv gestalten», Verlag Dashöfer

 

Titelbild: Alamy

 

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