Zeitmanagement

Die Arbeit im Fokus behalten

Wir alle kennen das: Mitten in konzentrierter Arbeit werden wir aus unserem Tun herausgerissen, und vorbei ist’s mit der Konzentration. Doch mit einigen Kniffen lassen sich ungewollte Störungen verhindern oder zumindest reduzieren.

Wir alle kennen sie, die kleinen Zeitfresser, die uns aus unserer Konzentration herausreissen: E-Mail-Benachrichtigungen, Telefone, Handy-Meldungen, Arbeitskollegen, die kurz vorbeischauen, und dergleichen. Und gemäss einer Studie von Gallup dauert es über 20 Minuten, bis wir nach einem solchen Unterbruch die Arbeit wieder aufnehmen, mit der wir vorher beschäftigt waren. Das kann dazu führen, dass ein grosser Teil unserer Produktivität verpufft und wir abends mit dem Gefühl nach Hause gehen, nichts gemacht zu haben.

Doch zum Glück gibt es einfache Massnahmen, die uns helfen, den Fokus zu bewahren und diese Unterbrechungen weitestgehend einzuplanen – denn verhindern können wir sie nicht. Der zugrundeliegende Ansatz ist dabei, Blöcke für die Arbeit und Blöcke für Unterbrechungen einzuplanen. Dazu gibt es zahlreiche Hilfsmittel.

Führen Sie ein Zeitprotokoll

Bevor Sie Ihre Produktivität steigern können, müssen die Ablenkungen kennen. Führen Sie dazu während einer Woche ein Zeitprotokoll. Halten Sie dieses mit einem Werkzeug Ihrer Wahl fest – Excel, Evernote, Papier oder eine App. Um herauszufinden, wie viel Zeit Sie mit bestimmten Programmen und Webseiten verbringen, können Sie auch eine Aufzeichnungssoftware wie RescueTime verwenden, das in der Lite-Variante kostenlos ist.

Nach dieser Woche analysieren Sie Ihr «Zeitverhalten» und bestimmen, welches in Ihrem Tagesablauf die grössten Störfaktoren sind. Diese können Sie nun gezielt angehen. Die Strategie besteht darin, diese Unterbrechungen gezielt in den Tagesablauf einzuplanen, so weit das möglich ist.

«Bitte nicht stören»

Lassen Sie Unterbrechungen gar nicht erst an sich herantreten, indem Sie:

  • Schalldämmende Kopfhörer aufsetzen
  • Das Handy stumm schalten und Push-Nachrichten auf allen Geräten deaktivieren. Auf dem iPhone beispielsweise finden Sie hierzu in den Einstellungen den «nicht stören»-Modus.
  • E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. In Outlook geschieht dies über Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichteneingang.
  • So können Sie sich besser den zeitintensiven Aufgaben widmen. Um die «kleinen» Aufgaben – Anrufe, E-Mails und dergleichen – kümmern Sie sich zu einem festgelegten späteren Zeitpunkt.

Zeitblöcke für E-Mails einplanen

Gemäss einer McKinsey-Studie verbringen wir 13 Stunden pro Woche mit dem Bearbeiten von E-Mails. Erledigen Sie diese Aufgabe nicht zwischendurch, sondern planen Sie Zeitblöcke ein, beispielsweise 30 Minuten bei Arbeitsbeginn, 30 Minuten nach dem Mittagessen und dergleichen. In der restlichen Zeit können Sie Ihr Mailprogramm geschlossen lassen, wenn Sie ansonsten der Versuchung nicht widerstehen können, die Post zu kontrollieren.

Rechnen Sie Pausen mit ein

Kein Mensch kann ununterbrochen den halben oder ganzen Tag konzentriert arbeiten. Planen Sie deshalb Pausen in Ihrem Arbeitsalltag ein. Populär ist etwa die Pomodoro-Technik, zu der es auch eine entsprechende App gibt. Damit teilen Sie die Zeit in Blöcke von 25 Minuten ein, gefolgt von fünf Minuten Pause.

Planen Sie Sitzungen am Stück

Wie verbringen Sie die üblicherweise 30 bis 60 Minuten zwischen zwei Sitzungen? Wahrscheinlich mit «kleinen» Arbeiten wie dem Bearbeiten von E-Mails oder auf Nachrichten-Websites. Produktiver ist es, wenn Sie Meetings nach Möglichkeit direkt aneinander legen und sich so grössere Zeitblöcke für längere Aufgaben freischaufeln.

Gehen Sie Störungen aus dem Weg

Wenn Sie die Möglichkeit haben, suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie ungestört arbeiten können. Das kann eine spezielle Ruhezone im Büro sein, aber auch ein Café. Oder Sie passen Ihre Arbeitszeiten so an, dass Sie beispielsweise morgens früh im Büro wichtige Aufgaben erledigen können, bevor Ihre Arbeitskollegen eintreffen und das Telefon ständig klingelt.

 

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