Wie Unternehmen in ihrer Korrespondenz gut schreiben

Tipps für die Geschäftskorrespondenz

Auffallen mit guter Schreibe

Die schriftliche Korrespondenz ist eine wichtige Verbindung jedes Unternehmens zu seinen Kunden. Es lohnt sich deshalb, mit sorgfältigen, aber auch persönlichen Formulierungen Aufmerksamkeit zu gewinnen. Diese Tipps helfen dabei.

Egal, ob Sie Offerten, Bestätigungen oder Absagebriefe elektronisch verschicken oder auf Papier drucken: Das Prinzip ist das gleiche. Sie kommunizieren schriftlich und sitzen statt dem Gesprächspartner dem Computer gegenüber. Tatsächlich können die beiden Formen jeweils von der Tradition der anderen etwas mitnehmen: Geschäftsbriefe dürften bisweilen lockerer, E-Mails gelegentlich zurückhaltender und verbindlicher formuliert werden.

Auf jeden Fall sollten sich KMU nicht zur Verwendung von Textbausteinen, inhaltsleeren Floskeln und Makro-Briefen verleiten lassen, sagt die Kommunikationsexpertin Angelika Ramer.

Autotexte seien zwar äusserst effizient – vor allem in grossen Unternehmen. Doch den standardisierten Texten fehle es an Lebendigkeit und Flexibilität. «Und sie sind nicht auf die Unternehmensidentität abgestimmt», sagt Ramer weiter, die kleine und grosse Firmen in schriftlicher Kommunikation trainiert und berät.

Diese «sprachliche Verarmung» trifft ihr zufolge ebenso auf angelegte Vorlagen in Textverarbeitungs-Software zu. KMU sollten darauf lieber verzichten und spontan schreiben, rät Ramer. Für sie haben kleinere und mittlere Unternehmen die besten Chancen, lebendig zu schreiben: «KMU haben den direkten Zugang zur Kundschaft». Denn Professionalität in Briefen schliesst für die Kommunikationsberaterin Spontaneität und Menschlichkeit mit ein.

Schreiben Sie verständlich!

Generell raten Profis, einfach statt kompliziert, gegliedert statt zusammenhangslos und prägnant statt weitschweifig zu schreiben. Und anregend! Hier sind 30 Tipps, die Ihnen bei der KMU-Alltagskorrespondenz helfen:

  1. Auch in der Korrespondenz gelten die Regeln des Geschichten-Erzählens: Sorgen Sie für eine klare Gliederung in Einleitung, Hauptteil mit Botschaft und Schluss (siehe unten).
  2. Strukturieren Sie Ihren Brief mit Überschriften, Zwischentiteln und Aufzählungen. Erstellen Sie etwa alle fünf Zeilen einen Absatz.
  3. Nutzen Sie die «Betreffzeile» für eine aussagekräftige Beschreibung des Inhaltes.
  4. Schreiben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers korrekt. Ergänzen Sie mit Herr oder Frau.
  5. Schreiben Sie in der Anrede statt «Sehr geehrter Herr Müller» ruhig «Guten Tag Herr Müller» oder «Guten Morgen nach Bern».
  6. Suchen Sie für den Einstieg einen geeigneten Anknüpfungspunkt.
  7. Gehen Sie nach dem Prinzip «Das Wichtigste zuerst» vor.
  8. Stimmen Sie Ihren Brief auf die Zielgruppe ab – kunden- und nutzenorientiert. Schlüpfen Sie in die Rolle Ihrer Empfänger. Fragen Sie sich: Wie möchte ich einen Brief lesen und erleben? Oder stellen Sie sich eine vertraute Person vor, die zum Empfängertyp passt, und schildern Sie ihr den Inhalt.
  9. Briefe sind halbe Gespräche auf Papier: Schreiben Sie den Text so, wie Sie ihn im Gespräch erzählen.
  10. Lassen Sie alle unnötigen Worte und Satzteile weg. Bringen Sie Ihre Botschaft rasch auf den Punkt!
  11. Fragen Sie sich, ob der Schlussteil stimmt: Ziehen Sie ein Fazit, kündigen Sie eine Handlung an, drücken Sie Erwartungen, Vorfreude oder Wünsche aus?
  12. Nutzen Sie statt der Standardformel «Mit freundlichen Grüssen» eine individuelle, kreative Schlussformel. Zum Beispiel: «Sonnige Grüsse aus Luzern».
  13. Ihre (elektronische) Unterschrift ist ein Blickfang. Sie sollte nicht in den Gruss hineinragen.
  14. Nutzen Sie das PS: für wichtige Angelegenheiten oder für eine Zusatzinformation, die Mehrwert schafft.
  15. Achten Sie darauf, dass Ihre Schrift gut lesbar ist, auch in Tabellen, in Texten mit vielen Nummern und Zahlen sowie auf Faxsendungen. Wählen Sie eine gut leserliche Schrift mit 10 bis 12 Punkt Grösse.

Was sonst noch wichtig ist

Quellen und Literaturtipps:

  1. Schreiben Sie fürs Auge: Setzen Sie Flattersatz (linksbündiger Text) statt Blocksatz ein.
  2. Meiden Sie Floskeln wie «Wir danken für Ihre Bemühungen», «Wir erlauben uns» oder Wörter wie «betreffend» und «in Bezug»/«bezüglich».
  3. Verwenden Sie Hauptsätze ohne viele Nebensätze.
  4. Benutzen Sie Verben statt Nomen und formulieren Sie aktiv statt passiv: Schreiben Sie «Wir haben Sie angeschrieben» statt «Sie wurden von uns angeschrieben».
  5. Variieren Sie die Satzlänge: Kurze Sätze (10 bis 15 Wörter) bringen Tempo; lange Sätze verzögern. Verzichten Sie auf Schachtelsätze.
  6. Nehmen sie die Perspektive des Empfängers ein: «Sie erhalten fünf Prozent Rabatt» anstelle «Wir geben Ihnen fünf Prozent Rabatt».
  7. Schaffen sie Fakten statt Möglichkeiten: Schreiben Sie «Wir freuen uns» statt «Wir würden uns freuen».
  8. Vermeiden Sie Fachausdrücke, Fremdwörter und Abkürzungen.
  9. Dosieren Sie Füllwörter wie «eigentlich», «wie gesagt» oder «oben genannt» sparsam.
  10. Formulieren Sie stets positiv. Vermeiden Sie Wörter wie «leider», «nicht», «keine», «bedauern» oder «aber».
  11. Setzen Sie «Dass-Sätze» und Satzanfänge mit «um» zurückhaltend ein.
  12. Formulieren Sie bei unangenehmen Themen Ihre Forderung deutlich, aber bleiben Sie freundlich. Stellen Sie Fragen: «Sind Sie mit diesem Vorgehen einverstanden?»
  13. Verzichten Sie auf Belehrungen (sollten) oder Befehlston-Sätze (müssen).
  14. Vermeiden Sie Rechtschreib- und Tippfehler: Schalten Sie die Autokorrektur (und die Silbentrennung) ein.
  15. Lesen Sie sich den Text am Schluss laut vor. So erkennen Sie Sinnbrüche, unklare Stellen oder Kommafehler.

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