Wie Unternehmen mit Chat und UCC ihre Kommunikation verbessern

Moderne Kommunikation im Unternehmen

Was Mitarbeitende am meisten vermissen

In der Firma möchten die Mitarbeitenden dieselben Kommunikationskanäle wie privat nutzen. Das zeigt eine Umfrage. Die Klassiker E-Mail und Telefon fungieren ganz weit unten auf der Beliebtheitsliste. Der bevorzugte Kanal wäre ein anderer.

Wer selber Teenager zuhause hat, kennt die Szene. Vor dem Znacht sitzen alle im Zimmer, und los geht’s im Gruppenchat. Nachrichten mit kryptischen Kürzeln jagen sich im Eiltempo, dazwischen ein Meme oder animiertes GIF. Ein ähnliches Bild lässt sich im Zug, Bus und am Bahnhof beobachten. Gechattet wird überall, privat ist WhatsApp das Kommunikations-Tool der Wahl.

Das bestätigt auch eine Umfrage von Swisscom unter rund 1400 Personen. Fragt man nach der Häufigkeit der Nutzung, sind die Zahlen noch deutlicher: 68,1 % aller Befragten nutzen WhatsApp am häufigsten. Weit abgeschlagen folgen das Telefon mit 15 Prozent und E-Mail mit 13,4 Prozent. Bequeme Tools und Apps wie WhatsApp setzen also die Messlatte, an der sich die Lösungen für die Kommunikation in der Firma orientieren müssen.

Der Chat im Büro fehlt

Wie schlägt sich dieses Verhalten auf die Kommunikation im Geschäftsumfeld, insbesondere bei KMU nieder? Wie sieht die Realität aus und – noch wichtiger – was wünschen sich Angestellte und Führungspersonen von ihren Firmen? Klar ist: Je zufriedener die Mitarbeitenden mit den jeweiligen Lösungen sind, desto intensiver werden diese auch genutzt. Über alles gesehen sind die Befragten mit den Kommunikationsmöglichkeiten, die von den Firmen zur Verfügung gestellt werden, recht zufrieden. Der Wert pendelt zwischen 7,3 und 7,6 von 10 möglichen Punkten.

Umfrage: Chat bei Kommunikation im Unternehmen
Weit über ein Drittel der Befragten vermisst Chat bei der geschäftlichen Kommunikation.

Der Teufel steckt aber – wie immer – im Detail. Denn der Zufriedenheitswert liesse sich ohne Weiteres noch steigern. 37,6 Prozent aller Befragten vermissen die Möglichkeit, auch im Büro zu chatten – eine schnelle und unkomplizierte Form der Kommunikation. Für kurze Nachfragen bei Arbeitskollegen ist Chat ideal. Die Chance, jemanden zu erreichen, liegt höher als beim Telefon. Und die Rückmeldung erfolgt meist schneller als per Mail.

Auf Chat folgen die Bedürfnisse nach Screen Sharing mit 23,1 Prozent und Videotelefonie mit 21,2 Prozent. Die Möglichkeit, von aussen auf geschäftliche Dokumente zuzugreifen, wünschen sich 82,5 Prozent aller Führungspersonen und 63 Prozent aller Angestellten. Auch hier ist ein deutlicher Unterschied zwischen unter 34-Jährigen und über 55-Jährigen festzustellen (72,1 Prozent zu 58,5 Prozent).

Ungeliebter Tool-Salat

Problem erkannt, Tools gekauft, Problem gelöst. So einfach ist es leider nicht. Denn eine Hauptkritik der Befragten bezieht sich auf die Anzahl der Tools, die sie jetzt schon verwenden müssen. Auf einer Skala von 1 (zu hoch) bis 10 (angemessen) erreichte der Durchschnitt gerade mal 6.2. Tendenziell ist also die Zahl der Tools zu hoch. Je weniger verschiedene Produkte im Einsatz sind, desto besser werden sie genutzt, und umso weniger Schulungsaufwand ist nötig. Diese Frage wurden von allen Altersstufen ungefähr gleich beantwortet. Es ist also nicht so, dass die ältere Generation generell von der Software-Flut überfordert ist und die Jüngeren das locker wegstecken. Die Lösung sind Tools, die verschiedene Kommunikationsbedürfnisse unter einen Hut bringen.

Umfrage: Zufriedenheit mit Anzahl Kommunikations-Tools
Für die meisten Mitarbeitenden ist die Zahl der eingesetzten Kommunikations-Tools zu hoch.

Genau das bestätigt auch die Umfrage: Satte 77,6 Prozent aller Befragten betonen, dass ihnen eine Kommunikationslösung, die alle Kanäle (Chat, Online-Meeting, Telefonie und Datenaustausch) abdeckt, die Arbeit erleichtern würde. Männer sind davon etwas stärker überzeugt (79,9 Prozent) als Frauen (72,8 Prozent). Eine Geschlechterschere, die sich in einer anderen Frage noch deutlicher zeigt: «Müssen Sie bei Besprechungen mit Kollegen, Kunden, Lieferanten etc. vor Ort präsent sein oder können Sie online teilnehmen?». 67,6 Prozent der Frauen sind überzeugt, sie müssten vor Ort sein, gegenüber nur 59,1 Prozent der Männer. Hier dürften die persönlichen Kommunikations-Vorlieben und allenfalls auch einige Vorurteile gegenüber den neuen Technologien den Ausschlag geben. Arbeitgeber sind entsprechend gefordert. Denn Online-Meetings sparen oft Reisezeit und lassen sich flexibler planen, da Teilnehmende nur auf eine funktionierende Internet-Verbindung angewiesen sind.

Meetings: Präsenz nach Hierarchie
Führungspersonen nehmen eher online an Meetings teil.
Meetings: die meisten sind vor Ort präsent.
Die meisten Mitarbeitenden müssen bei Sitzungen vor Ort präsent sein.

Interessanterweise zeigen sich bezüglich des Alters keine Unterschiede, wohl aber bezüglich der Hierarchiestufe. So sind Führungspersonen eher davon überzeugt, dass ihre Anwesenheit auch online ausreichend sei (57 Prozent) als Angestellte (63,9 Prozent). Es lohnt sich auf jeden Fall, allfällige Vorbehalte gegen neue Technologien ernst zu nehmen und diese entsprechend auszuräumen.

Schulung ist wichtig für die Nutzung

Manchmal stehen aber nicht etwa persönliche Vorbehalte, sondern schlicht mangelnde Information im Weg, damit die Mitarbeitenden ihre Kommunikations-Tools auch wirklich einsetzen. Diesen Rückschluss legt die Frage nach, welche Funktionen bei Online-Meetings zur Verfügung stehen. Insgesamt sagen 27,5 Prozent aller Umfrageteilnehmer, sie hätten Screen Sharing zur Verfügung. Von den über 55-jährigen stellen dies aber nur 14,6 Prozent fest. Das heisst im Rückschluss: Viele gerade ältere Arbeitnehmer wissen gar nicht, dass ihnen eine solche Funktion überhaupt zur Verfügung stünde. Diese Form des Informationsdefizits gilt es auszuräumen, idealerweise mit einer einführenden Schulung oder mit Reverse Mentoring.

Und weil bald Weihnachten ist, durften die Befragten auch noch ihre Wünsche an die Tools für Online-Meetings äussern. Hier schwingt die Videotelefonie mit 51,6 Prozent obenaus, gefolgt von Screen Sharing (44,6 Prozent) und der guten alten Telefonkonferenz ( 36,6 Prozent). Aber eben: Bitte nur ein Tool, das alles kann und nicht für jede Funktion ein eigenes Tool. So, wie man es aus privaten Anwendungen halt schon länger kennt – wenns sein muss, nutzen Teenager WhatsApp auch zum Telefonieren.

Die Umfrage

Swisscom befragte im Oktober rund 1400 Anwenderinnen und Anwender nach ihren Kommunikationsbedürfnissen. Die Umfrage ist nicht repräsentativ.

Titelbild: Keystone

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Ein Kommentar zu “Was Mitarbeitende am meisten vermissen

  1. Im Artikel wird das beschreiben, was wir eigentlich dachten bei der Swisscom eingekauft zu haben. Leider ist dem aber nicht so. Wir nutzen IP – Telefonie mit dem Tool Bria, das eigentlich alles kann, was beschreiben wird. Nur die von der Swisscom supportete Version kann es nicht. Ein Upgade ist ebenfalls nicht möglich, da kein Zugriff auf die Bria Lizenz-Verwaltung möglich ist.
    Daher klingt der oben genannte Artikel etwas zynisch in meinen Ohren.
    Liebe Swisscom: Hier besteht dringender Handlungsbedarf, der aber leider seit Monaten nicht erhört wird.