Personalsuche

So schreibt man einen Absagebrief

Wer einen Stellenbewerber ablehnt, tut dies meist mit einem trockenen Standardbrief. Das ist jedes Mal eine verpasste Chance. Denn auch Absagebriefe sind Mittel des Marketing und der Personalsuche. Hier gibt es Ideen dazu.

«Leider müssen wir Ihnen mitteilen…»: Den Rest kennen wir. Wer sich um eine Stelle bewirbt, erhält oftmals seine Unterlagen zurück mit einem Standard-Brief: Da gibt es eine nichtssagende Erklärung für das Njet – und am Ende steht ein Satz, der etwa so tönt: «Für die Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute.»

Aber warum die Absage? Was sind konkrete Gründe sind für das Scheitern? Das erfährt man kaum. Unter anderem, weil eine ehrliche Antwort oft rechtlich heikel wäre. Und so ist die Lage schief: Es gibt zwar tausend gute Tipps, wie man sich richtig bewirbt, aber wenig Regeln, was Bewerber von Arbeitgebern erwarten dürfen.

In Deutschland wollen Rekrutierungsprofis das nun ändern. Ein Personalberater, eine Job-Plattform, ein Fachmagazin und die Hochschule Fresenius lancierten dafür den Preis für «die besten Absageschreiben an Bewerber».

Wer nett Nein sagt, holt Pluspunkte

Die Idee dahinter: Die traurigen Absagebriefe von heute sind verpasste Chancen. Denn auch sie gehören zum Personalmarketing. Ein Unternehmen, das hier richtig handelt, holt sich Sympathiepunkte bei möglichen Kunden, es wird eher weiterempfohlen, und es erhält am Ende auch die besseren Bewerber.

Es gäbe also viel zu verbessern. Aber was ist ein guter Absagebrief? Eine Jury aus sechs HR-Spezialisten hat soeben acht Unternehmen ausgezeichnet und deren mustergültige Schreiben veröffentlicht.

Hier einige Ausschnitte der netten Nein-Sager:

  • «Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass es dieses Mal nicht geklappt hat. Gleichwohl sagen wir Herzlichen Dank für die in unserem Haus geführten Gespräche. … Sie haben mit Ihrer Bewerbung Erwartungen und Hoffnungen verbunden. Umso schwieriger ist es deshalb für uns, diese enttäuschen zu müssen.» (BUW Holding, Sieger Kategorie «Allgemein»)
  • «Wir hoffen, dass Sie unsere Unternehmensgruppe trotz dieser Absage in positiver Erinnerung behalten. Unsererseits schliessen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus. Auf unserem Karriereportal www.buw.de/karriere finden Sie immer wieder neue interessante Stellenangebote.» (BUW Holding)

«Sie lesen richtig: im Augenblick»

  • «Wenn Sie ein ausführlicheres Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.» (BUW Holding)
  • «Aus dem Gros der Bewerbungen sticht Ihre heraus – selbst für ein Unternehmen wie das Unsrige. Dafür danken wir Ihnen.» (Ambulante Dienste E.V., Berlin, «Allgemein»)
  • «Im Augenblick ist im Bereich, auf den Sie sich bewerben, leider keine Stelle vakant. Sie lesen richtig: im Augenblick. Das heisst, das wird sicher nicht so bleiben. Unser Unternehmen wächst weiter.» (Ambulante Dienste E.V.).
  • «Bei der sorgfältigen Prüfung der Unterlagen haben wir festgestellt, dass Ihnen andere Bewerber einen kleinen Schritt voraus waren. Darum können wir Ihre Bewerbung leider nicht weiter berücksichtigen.» (Mahle International, Stuttgart, Kategorie «Ausbildung»)
  • «Wir freuen uns immer, Praktikanten die Möglichkeit zu geben, in unserem Unternehmen berufliche Erfahrungen zu machen. An höchster Stelle steht dabei für uns eine enge Betreuung, für die wir gern Zeit und Mühe investieren. Aus diesem Grund ist die Zahl der Praktikumsstellen leider begrenzt. Obwohl uns Ihre Bewerbung sehr gefallen hat, müssen wir Ihnen heute leider mitteilen, dass wir aktuell keine freie Praktikumsstelle zu vergeben haben.» (Lindt & Sprüngli, Sieger Kategorie «Praktikum/Traineeship»)

«Schauen Sie hin und wieder bei uns rein»

  • «Damit wir Ihre Bewerbung erfassen konnten, wurden Ihre Daten bei uns elektronisch erfasst. Falls Sie damit nicht einverstanden sind, teilen Sie uns dies bitte mit.» (Lindt & Sprüngli)
  • «Nach mehreren Interviews mit anderen Bewerbern sind wir zu einer Entscheidung gelangt, die uns nicht leicht gefallen ist. Leider müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass wir uns für jemand anderen entschieden haben. Damit Sie auch in Zukunft über unsere aktuellen Stellenangebote informiert sind, laden wir Sie ein, hin und wieder einen Blick auf unsere Homepage zu werfen.» (Wieland-Werke, Ulm).
  • «Sollten Sie noch Fragen haben zu Ihrer Bewerbung, stehe ich Ihnen gern via Mail zur Verfügung.» (MSL Germany, Berlin).

«Geeignet sind viele, aber das nützt nichts»

Was lernt man daraus? Schlaue Unternehmen teilen mit, dass man sich wieder mal melden soll. Sie erinnern an die eigene Job-Plattform. Sie machen nebenbei noch subtile Eigenwerbung («Unser Unternehmen wächst weiter»). Sie signalisieren, dass man sich der Datenschutz-Problematik bewusst ist. Sie melden sich über eine Person, die weiterhin ansprechbar ist.

Und manchmal gehen sie noch weiter und geben den Bewerbern noch einige Ratschläge auf den Weg. Dies zeigt der Fall einer PR-Firma, welche ihre Absage noch mit gutgemeinten Tipps versah:

  • «Vielen lieben Dank für Ihre Initiativbewerbung. … Dieses Mal ist die Konkurrenz jedoch sehr stark, sodass ich Ihre Chancen eher gering einschätze. Bitte verstehen Sie dies nicht falsch, aber ich habe mir auch die Freiheit genommen, Ihren Lebenslauf nach Verständlichkeit und Übersicht ‚anzupassen‘. Vielleicht nehmen Sie dies als Inspiration für den nächsten Versuch.» (MSL Group, 2. Platz Kategorie «Praktikum / Traineeship»)
  • «Kalte Ansprachen zeigen auch, dass sich mit dem Unternehmen vor der Bewerbung noch nicht genug beschäftigt wurde. Bitte untersuchen Sie auch Ihren Lebenslauf. Brennen Sie eigentlich für das Unternehmen, für das Sie sich bewerben? Geeignet sind viele, aber das nützt nichts, wenn Sie nicht für die Kundenarbeit und die Vision eines Unternehmens oder einer Agentur brennen.»

Siehe auch: «Frei – und nicht einsam: 8 Regeln fürs Arbeiten von zuhause aus»


 

 

 

 

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