Wann sich ein Outsourcing des HR in KMU lohnt

Personalführung


Wann ist HR-Outsourcing sinnvoll?

Die Personalführung ist gerade auch in KMU eine anspruchsvolle und zeitintensive Aufgabe. Der Blick auf die Tätigkeitsbereiche von «Human Resources» gibt Hinweise darauf, wo sich ein Outsourcing lohnen kann. Eine Übersicht.

Die Aufgaben im Bereich Human Resources sind in den letzten Jahren anspruchsvoller geworden. HR umfasst nicht mehr nur die klassischen Aufgaben wie Lohnadministration, Suche und Einstellung von Mitarbeitern, Arbeitsverträge und Handling der Personalstammdaten. Hinzu gekommen sind Themen wie Aus- und Weiterbildung, Personalentwicklung, betriebliches Gesundheitsmanagement und Coaching. Dazu braucht es entsprechende Ressourcen, die ein KMU nicht immer aufbringen kann. In diesem Fall stellt ein HR-Outsourcing sicher, dass die Mitarbeiter die benötigte Aufmerksamkeit erhalten. Die Auslagerung entlastet auch die Führungskräfte von anspruchsvollen Aufgaben bis hin zu schwierigen Mitarbeitergesprächen.

Ein HR-Outsourcing ist im Unternehmen immer ein strategischer Entscheid. Gerade für kleinere und mittlere Betriebe ist es eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Ein Outsourcing bedeutet personelle Entlastung. So können komplexe Aufgaben, die viel Expertenwissen voraussetzen, externen Spezialisten übertragen werden. Damit können Weiterbildungskosten bei den eigenen HR-Team eingespart werden, und das Team kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren. Zugang zu professioneller Beratung und zu rechtlichem Know-how wie zu Arbeits- oder Sozialversicherungsrecht ist durch das externe Fachwissen gewährleistet. Es ist auch möglich, das ganze HR inklusive Payroll auszulagern.

Um entscheiden zu können, ob ein HR-Outsourcing sinnvoll wäre, ist es wichtig, sich eine Übersicht über die Aufgaben des HR zu verschaffen. Das schafft die Entscheidungsgrundlage, um zu beurteilen, für welche Bereiche die internen Ressourcen ausreichen. Sobald klar ist, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen, können Offerten eingeholt und verglichen werden. Beim Prüfen der Offerten sollte man darauf achten, dass immer die Vollkosten verglichen werden. Also nicht nur die Lohnkosten, sondern auch die anfallenden Kosten für den Arbeitsplatz, für Aus- und Weiterbildung und für die Sozialversicherungen.

Recruiting

Beim Recruiting geht es um die Suche und Einstellung von neuen Mitarbeitern. Dabei müssen Stellenausschreibungen verfasst und platziert, Bewerbungsgespräche durchgeführt, Evaluationen vorgenommen und Absagen gemacht werden. Idealerweise verfügt man über gute Kenntnisse des Arbeitsmarkts und auch über ein gutes Netzwerk. Das vereinfacht die Suche nach den optimalen Kandidaten.

Ein professionelles Recruiting zeichnet sich aus durch einen gut strukturierten Auswahl- und Anstellungsprozess, der die Grundlage für ein erfolgreiches Anstellungsverhältnis bildet. Das geht vom Aufbau eines qualifizierten Bewerberpools über das Publizieren eines Stelleninserates, der Vorselektion der Bewerber, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis zum professionellen Assessment und der Vertragsunterzeichnung. Mitarbeiter sind ein massgeblicher Erfolgsfaktor. Deshalb ist es wichtig, das Risiko einer Fehlbesetzung zu minimieren. Fehlbesetzungen kosten das Unternehmen schnell mehrere zehntausend Franken kosten und laufende Projekte behindern.

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Personaladministration

Bei der Personaladministration werden die Prozesse komplex. Es geht längst nicht nur darum, die Löhne zu verbuchen. Besonders wichtig ist auch die fehlerfreie Erstellung der korrekten Löhne etwa bei Schwangerschaften oder IV-Fällen sowie die korrekte Dokumentation für die Sozialversicherungen. Zudem umfasst die Personaladministration die Kommunikation mit den Ämtern, Ein- und Austrittformalitäten, AHV und SUVA-Revisionen, Arbeitsvertragsmanagement, Arbeitsbewilligungen und die Verwaltung der Personalstammdaten.

Benefit Management

Ein gezieltes Benefit-Management sichert die Mitarbeiterzufriedenheit und eine langfristige Mitarbeiterbindung. Benefits können zum Beispiel Bildungsangebote, Kinderbetreuung, Restaurantgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse, Firmenwagen oder Stressbewältigungsangebote sein. Eine gute Grundlage für die Gestaltung eines Benefits ist eine erste Standortbestimmung und die Evaluation der Zufriedenheit der Arbeitnehmer.

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Ein Burnout, bei dem betroffene Mitarbeiter für mehrere Monate arbeitsunfähig sind, wirkt sich nicht nur negativ auf die Stimmung im Betrieb aus, sondern kostet den Arbeitgeber auch sehr viel Geld. Sich präventiv um das Wohlergehen und die Gesundheit der Mitarbeiter zu kümmern, sollte daher ein wichtiger Teil der Personalpolitik sein.

Die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements kann wesentlich zur Verbesserung der Betriebskultur beitragen. Dazu gehört zum Beispiel die Förderung des Mitspracherechts, eine flexible Gestaltung von Arbeits- und Ferienzeiten und die Unterstützung sportlicher Tätigkeiten.

Mitarbeiterbeurteilungen und Zeugnisse

Mitarbeiterbeurteilungen sind ein wichtiges Führungsinstrument. Sie ermöglichen gezieltes Coaching der Arbeitnehmer und sind wichtig für die Förderung von Fach- und Sozialkompetenz und anderen Schlüsselqualifikationen. Jeder Mitarbeiter hat zudem beim Verlassen des Unternehmens Anspruch auf ein korrektes Arbeitszeugnis. Diese Aufgaben sind administrativ aufwändig. Das Verfassen der Zeugnisse kann jedoch einfach ausgelagert werden. Fachleute stellen dann sicher, dass die Zeugnisse professionell und korrekt erstellt werden. Bei der Mitarbeiterbeurteilung können HR-Firmen den Prozess verbessern und mithelfen, entsprechende Führungsdokumente zu erstellen

Outplacement

Trennt sich ein Unternehmen von Mitarbeitern, sollte der Austritt fair ablaufen. Deshalb bieten viele Firmen den freigestellten Mitarbeitern eine Outplacement-Beratung an. Es geht darum, mit den Betroffenen eine Standortbestimmung durchzuführen und ihnen bei der beruflichen Neuorientierung Unterstützung anzubieten. Ein Outplacement sollte auf jeden Fall immer von einer Drittfirma übernommen werden, da der bisherige Arbeitgeber eine solche Aufgabe nicht neutral angehen kann und meist auch nicht über das nötige Know-how verfügt.

 


Autorin:

Priska Schoch, GrypsPriska Schoch ist Co-CEO bei GRYPS Offertenportal AG. Der Offertenservice Gryps.ch hat sich darauf spezialisiert, KMU bei der Beschaffung von Office-Equipment und Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu nimmt Gryps den Unternehmen die Suche nach dem passenden Anbieter ab. Statt stundenlanger Recherchen im Netz finden Kaufinteressenten innert kurzer Zeit über Gryps.ch zu drei passenden Anbietern. Die Bandbreite von möglichen Produkten und Services, die man sich via Gryps offerieren lassen kann, reicht dabei von der Software-Entwicklung über Büroinfrastruktur bis hin zum HR-Outsourcing. Für Kaufinteressenten ist die Dienstleistung kostenlos.


 

Titelbild: Keystone

 

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