Besseres Zeitmanagement dank aktiven Ruhepausen

Immer mehr Führungskräfte in KMU und Grossbetrieben haben heute Schwierigkeiten, privat zur Ruhe zu kommen, das «Tempo» herunterzunehmen oder ganz abzuschalten. Zwar schätzen wir alle die Vorzüge der modernen Kommunikationstechniken und des mobilen Arbeitens, vergessen dabei aber allzu oft, dass wir auch Freiräume brauchen, in denen wir nicht erreichbar sind und einfach auch einmal nichts tun. Ohne genügend Ruhephasen bekommen wir das Gefühl, im Leben nur noch von einer Verpflichtung zur nächsten zu hetzen. Kann hier bewussteres Zeitmanagement etwas ändern, oder helfen in einer solchen Situation nur radikale Massnahmen wie Timeout oder Jobwechsel?

Die Schlagzeilen in diesem Jahr liessen aufhorchen. Im Mai trat Joe Hogan, erfolgreicher Konzernchef von ABB aus privaten Gründen zurück. Peter Voser gab ebenfalls im Mai mit ähnlicher Begründung seinen Rücktritt als CEO des britisch-niederländischen Energiekonzerns Royal Dutch Shell bekannt und im Juli liess Pierin Vincenz als Vorsitzender der Geschäftsleitung der Raiffeisen Gruppe verlauten, dass er im Herbst ein zweimonatiges Timeout nehmen wird, ein Novum im Top Management. Auch in kleinen und mittleren Unternehmen hört man immer mehr von Firmenchefs, die sich längere Auszeiten gönnen oder bei denen man merkt, dass sie ständig am Rand der Belastungsgrenze agieren.

Heute, wo es offenbar zum guten Ton gehört, permanent erreichbar zu sein, verlieren wir uns oftmals in der operativen Hektik des Alltags. Die Vorzüge der modernen Kommunikationstechnik sowie die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens könnten genutzt werden, um den Tagesablauf aktiver und entspannter zu gestalten. Doch ist oft genau das Gegenteil der Fall: Die Grenzen zwischen Arbeitsalltag und Privatleben werden immer fliessender und die Anspannung und permanente Übermüdung nehmen laufend weiter zu. Wird das zum Dauerzustand, so schnürt es einem die Kehle zu, nimmt die Luft zum Atmen und macht langfristig krank. Magengeschwür, Burnout, Herzinfarkt, Depression oder gar Suizid können die Folge sein. Während das Timeout nur temporär Abhilfe verschafft, wenn wir an unserer Arbeitseinstellung nichts ändern, so sind die oben beschriebe Aufgabe von Führungsverantwortung oder der Rückzug ins Privatleben radikalere Schritte, die sich  die wenigsten leisten wollen oder können, selbst wenn sie bereit wären, auf Vieles zu verzichten.

Deshalb stellt sich die Frage, ob man hier nicht mit einem bewussteren «Zeitmanagement» den Arbeitsalltag soweit entspannen kann, dass die Situation nicht eskaliert und weder Timeout, Kündigung noch Berufswechsel nötig werden. Unter «Zeitmanagement» soll hier die zielorientierte Anwendung bestimmter Arbeitstechniken im Alltag verstanden werden, um sich und sein Umfeld so zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit möglichst optimal genutzt werden kann. Es mangelt heute nicht an Büchern und Seminaren, welche Tipps zum Thema Zeitmanagement und zur persönlichen Arbeitstechnik geben. Folgende Ratschläge sind den meisten Zeitmanagement Büchern gemeinsam, die helfen sollen, nachhaltiger mit der eigenen Zeit umzugehen:

Bereiten Sie jeden Tag gezielt vor.

Planen Sie Ihre Aufgaben mit realistischen Zeitangaben ein

Reservieren Sie sich Zeit für Unvorhergesehenes (ca. 40%).

Versehen Sie die eigenen Aufgaben mit Prioritäten.

Berücksichtigen Sie den eigenen Lebens- und Tagesrhythmus.

Ermöglichen Sie sich einen optimalen Tagesstart/Tagesabschluss.

Eignen Sie sich einen eigenen Arbeitsstil an.

Bereiten Sie jeden Tag gezielt nach.

Planen Sie jeden Tag etwas ein, auf das Sie sich freuen.

Reservieren Sie sich genügend Pausen und stille Stunden.

Vor allem die letzten beiden Punkte sind entscheidend, um eine gute Work-Life-Balance zu finden. Achten Sie darauf, dass auch zeitlich voll beladene Tage immer mindestens einen emotionalen Höhepunkt haben. Versuchen Sie in Ihrer stillen Stunde wirklich für niemanden erreichbar zu sein (weder für Kunden, Mitarbeiter noch die Familie). Schalten Sie Ihr Telefon aus/um, lesen und schreiben Sie keine Mails und schliessen Sie die Türe ab oder verlassen Sie gar das Büro.

Tragen Sie diese «stille Stunde» in Ihr Zeitplanungssystem aktiv ein und teilen Sie dies Ihrem Umfeld mit. Nur dann haben Sie den maximalen Entspannungseffekt. Die stille Stunde besitzt unter anderem folgende Vorteile:

  • Sie haben mehr Zeit zur Erledigung Ihrer wichtigen, strategischen Aufgaben.
  • Sie haben mehr Zeit für sich und Ihre eigenen Gedanken.
  • Sie vermeiden Zeitdruck und sind am Rest des Tages ausgeglichener.
  • Sie steigern die Arbeitsproduktivität und -effektivität.
  • Sie erhöhen die Qualität in Ihrem Arbeits- und in Ihrem Privatleben.

Machen Sie die Ruhepause zum festen Bestandteil Ihres Alltags. Planen Sie feste Unterbrüche in Ihren Tagesplan ein (z.B. Mittagessen, Arbeitspausen, stille Stunden, Power-Nap etc.). Nehmen Sie sich jeden Tag genügend Zeit zur Eigenreflektion – das hilft, Ballast abzubauen, den Blick für das Wesentliche zu schärfen und der Tageshektik zu entfliehen. Machen Sie mindestens einen Tag in der Woche nichts, was mit dem Beruf zu tun hat, sondern unternehmen Sie etwas mit Ihrer Familie, Ihren Freunden oder machen Sie sonst etwas, das Ihnen Freude bereitet und Ihnen hilft herunterzufahren. Schalten Sie das Mobile in den Ferien aus und erholen Sie sich. Seien Sie nur in absoluten Notfällen erreichbar. Lassen Sie auch Ihre Akten aus dem Büro zu Hause. Dann sind sie nicht versucht, diese anzuschauen und wenn Sie es nicht tun, haben Sie auch kein schlechtes Gewissen.

Die persönliche Entwicklung in Bezug auf das Zeitmanagement kann nur dort erfolgreich stattfinden, wo die Elemente Wollen, Wissen und Können in Einklang gebracht und der Kreis der Gewohnheiten nachhaltig durchbrochen werden kann. Dazu haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten:

Change it! 

Verändern Sie, was Sie verändern können. Fragen Sie sich stets: Was kann ich da-zu beitragen, dass die Situation besser wird. Warten Sie nicht darauf, dass andere den ersten Schritt machen. Vor allem Ihre Initiative und Einsicht sind hier gefragt.

Leave it!

Verlassen Sie eine unbefriedigende Situation, die Sie nicht ändern können, auch wenn dies unter Umständen einschneidende Konsequenzen hat  (Job künden, Part­ner verlassen, mit gewissen Familienmitgliedern oder Freunden brechen, Ehren­ämter aufgeben). 

Love it!

Funktionieren die beiden ersten Strategien aus irgendwelchen äusseren oder inneren Gegebenheiten nicht, so versuchen Sie, sich mit der Situation anzu­freunden. Rücken Sie die Sache in ein positives Licht und beginnen Sie, die Umstände zu akzeptieren. Damit reduziert den Stress.

Praxistipp: Voraussetzung für die Veränderung der eigenen Zeitmanagement-Gewohnheiten ist eine eigene aktive und positive Grundhaltung. Warten Sie nicht darauf, dass sich das Leben von sich aus ändert. Nehmen Sie es selber in die Hand und starten Sie heute mit kleinen oder grossen Schritten! Wer immer alles bis zur Belastungsgrenze hinausschiebt, dem kann am Ende vielleicht nur noch mit radikalen Massnahmen geholfen werden, falls es dann nicht schon zu spät ist!

Zu den Autoren:

Patrik Scherler, Dr. oec. HSG, ist Dozent für Betriebswirtschaftslehre an der School of Management and Law (ZHaW) in Winterthur und Inhaber der auf Coaching, Consulting und Connecting spezialisierten BENROX AG mit Sitz in Meilen/Zürich. Er ist Betreuer diverser Unternehmerforen, ERFA-Gruppen und Beiräte und organisiert Strategie- und Positio­nierungs­workshops.

Claudia Frei, dipl. Betriebsökonomin FH ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Zentrum für innovative Didaktik (ZiD) an der der School of Management and Law (ZHaW) in Winterthur und Mitautorin des Buches „Irrtum Zeitmanagement“, welches im Herbst diesen Jahres erscheint.

Verwendete Quellen und weiterführende Literatur:                              

  • Nussbaum, C. (2012). Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. Frankfurt am Main: Campus Verlag GmbH.
  • Perslog GmbH (Hrsg.). (2004). Zeitmanagement-Profil. Remchingen: persolog GmbH Verlag für Managementsysteme.
  • Seiwert, L. J. (2013). Zeit ist Leben. Leben ist Zeit. Die Probleme mit der Zeit lösen. o.O: Aristion Verlag.
  • Scherler, P. & Teta, A. (Erscheint im Herbst 2013). Irrtum Zeitmanagement. Zürich: Versus Verlag. 

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