Dos and Don’ts im Sitzungsmanagement

Unnötige, schlecht vorbereitete und unzulänglich geführte Sitzungen gehören zu den grössten Zeitfressern im Arbeitsalltag. Viele Menschen verbringen mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Sitzungen – trotz der mobilen Kommunikation, die physische Meetings auf ein Minimum reduzieren sollte. Diese Checkliste hilft Ihnen, Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten.

Wer kennt ihn nicht, den frustrierenden Blick in die Agenda am Montagmorgen, der eine Woche voller Sitzungen ankündigt. Gewiss: Sinnvoll geplante und gut geführte Sitzungen, die eine strikte Outputorientierung verfolgen, können ein sehr sinnvolles Führungsinstrument sein. Sitzungen stellen in einem Kleinbetrieb, in einer Abteilung oder in einem Projekt mit kalkulierbarem Aufwand den Informationsgleichstand unter den Teilnehmenden her. Sie integrieren Mitarbeitende aktiv und besitzen auch eine soziale Funktion. Dennoch zeigen unabhängige Studien, dass in vielen Meetings zu wenig sinnvoll mit der Zeit der Teilnehmenden umgegangen wird. In den letzten Jahren unabhängig voneinander geführte Untersuchungen kommen zum Schluss, dass …

  • jedes 2. Meeting ohne Ergebnisverlust um ein Drittel gekürzt werden könnte,
  • jedes 3. Meeting ungenügend vorbereitet ist,
  • jedes 3. Meeting ohne konkrete Ergebnisse endet,
  • jedes 4. Meeting keine klare Zielsetzung hat und
  • jedes 5. Meeting komplett überflüssig ist.

Dass solche offensichtlichen Missstände in einer Firma selten offen moniert werden, hängt vielfach mit der Führungs- und Kommunikationskultur zusammen, die eine offene Kritik am Vorgesetzten nicht oder nur sehr bedingt vorsieht. Das führt vielfach dazu, dass sich Mitarbeitende an solchen Sitzungen sehr unmotiviert verhalten. Sie spielen mit dem Mobiltelefon oder zeigen eine andere Form von Desinteresse (Gespräch mit dem Nachbarn im Flüsterton, Malübungen auf abgegebenen Unterlagen, Verlassen des Raumes zur Führung anscheinend wichtigerer Telefongespräche etc.). Andere Mitarbeitende täuschen Ersatzbeschäftigungen vor, um gar nicht erst an solchen Meetings teilnehmen zu müssen. Das reduziert die Effizienz solcher Veranstaltungen zusätzlich, da vor und nach solchen Meetings viel Zusatzaufwand betrieben werden muss, um die Abwesenden auf den gleichen Informationsstand zu bringen.

Die Möglichkeiten, welche die mobile Kommunikation heute bietet, können aktiv genutzt werden, um der mangelnden Effizienz von physischen Sitzungen zu reduzieren. Die grössten Vorteile des mobilen Arbeitsumfeldes in Bezug auf das Thema Sitzungen sind sicher die örtliche und zum Teil auch die zeitliche Unabhängigkeit. Nachteilig wirkt sicher, dass man durch die mobile Kommunikation auch heute noch immer nicht alle Sinne ansprechen und man so den Gesprächspartner nicht ganzheitlich wahrnehmen kann. Diese Nachteile werden aber laufend kleiner, je weiter sich die Technik entwickelt und je mehr sich der Mensch daran gewöhnt. Vor allem die Fortschritte in der synchronen Übertragung von Bild und Ton, die in den letzten Jahren erzielt wurden, sind berauschend. Parallel dazu sind auch die Kosten deutlich gesunken, sodass solche mobile Konferenz- und Sitzungslösungen, bei der sich abwesende Teilnehmer von unterwegs oder von zu Hause aus einwählen können, auch für KMU erschwinglich geworden sind.

Doch nur weil es zeitlich einfacher und örtlich unabhängiger geworden ist, heisst das aber noch lange nicht, dass man mit dem wertvollen Rohstoff Zeit seiner Mitarbeitenden weniger planvoll umgehen soll. Gerade wegen der physischen Distanz aller oder einiger Teilnehmenden kommt der professionellen Vorbereitung, Führung und Nachbereitung einer solchen Sitzung eine sehr grosse Bedeutung zu. In der Checkliste finden Sie die wichtigsten Überlegungen, die man sich machen sollte, wenn man eine Sitzung durchführen möchte – egal ob physisch oder virtuell.

Zu den Autoren:

Patrik Scherler, Dr. oec. HSG, ist Dozent für Betriebswirtschaftslehre an der School of Management and Law (ZHaW) in Winterthur und Inhaber der auf Coaching, Consulting und Connecting spezialisierten BENROX AG mit Sitz in Meilen/Zürich. Er ist Betreuer diverser Unternehmerforen, ERFA-Gruppen und Beiräte und organisiert Strategie- und Positio­nierungs­workshops.

Claudia Frei, dipl. Betriebsökonomin FH ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Zentrum für innovative Didaktik (ZiD) an der der School of Management and Law (ZHaW) in Winterthur und Mitautorin des Buches «Irrtum Zeitmanagement», welches im Herbst diesen Jahres erscheint.

Verwendete Quellen und weiterführende Literatur:

  • Jonas, R. (2004). Effiziente Protokolle und Berichte. Zielgerichtete Erstellung mit weniger Zeitaufwand. 5. Auflage. Renningen: expert verlag.
  • Marchand, R. & Boëthius, St. (1998). Aktion gegen ineffiziente Meetings. Steinmaur: TimeSystem.
  • Müller, J. (2003). Sitzungen. Top oder Flop: Victor Hotz AG.
  • Payne, J. & Payne, S. (1997). Optimale Meetings in 7 Tagen. Landsberg/Lech: mvgVerlag.
  • Perslog GmbH (Hrsg.). (2004). Zeitmanagement-Profil. Remchingen: persolog GmbH Verlag für Managementsysteme.
  • Scherler, P. & Teta, A. (Erscheint im Herbst 2013). Irrtum Zeitmanagement. Zürich: Versus Verlag. 

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