Fünf wichtige Methoden fürs Zeitmanagement
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Planen und priorisieren

Fünf Methoden für effizientes Zeitmanagement

Eine funktionierende Planung ist entscheidend für effizientes und zufriedenstellendes Arbeiten. Diese fünf Zeitmanagement-Methoden helfen Ihnen, die gesteckten Ziele zu erreichen.

Wer jeden Tag viele verschiedene Aufgaben erledigen muss, weiss, wie wichtig eine gute Planung ist. Sie dient nicht nur dazu, sich realistische Tagesziele zu setzen. Sie sorgt auch dafür, dass wir abends nach einem erfüllten Arbeitstag mit gutem Gewissen Feierabend machen können. Diese fünf Zeitmanagement-Methoden unterstützen Sie dabei.

Übliches Vorgehen ist es, Arbeiten in einer To-do-Liste festhalten, beispielsweise in Microsoft Outlook oder in einer To-do-Listen-App. Für die Art und Weise, wie Aufgaben am besten verwaltet und priorisiert werden, existieren verschiedene Methoden. Sie helfen auch bei der Priorisierung von Arbeiten – denn oftmals ist die Todo-Liste deutlich länger als das, was wir in einem einzelnen Arbeitstag abarbeiten können. Es ist deshalb wichtig, am Vorabend oder am Morgen bei Arbeitsbeginn den Tag zu planen. Das sollte Ihre erste Aufgabe sein. Wenn Sie kurz vor Feierabend die erledigten Aufgaben abhaken, trägt dies nicht nur zur besseren Organisation, sondern auch zur persönlichen Zufriedenheit bei.

Ziele definieren: die SMART-Methode

Bevor Sie mit der Arbeit loslegen können, müssen Sie wissen, was Sie überhaupt erreichen möchten. Die SMART-Methode hilft Ihnen, konkrete, umsetzbare Ziele zu formulieren. Auf Deutsch steht «SMART» dabei für «Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert». Wenn Ihre Ziele auf diese fünf Eigenschaften aufweisen, sollte auch die Umsetzung möglich und das Ergebnis messbar sein.

Prioritäten setzen: das Eisenhower-Prinzip

Ob der US-amerikanische General und 34. Präsident die nach ihm benannte Priorisierungsmethode wirklich angewandt hat, ist nicht bekannt. Dieses Prinzip ordnet alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (siehe untenstehende Tabelle) und kann damit insbesondere bei der Delegation und Priorisierung helfen.

Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit  wichtig  A
Sofort selbst erledigen
B
Terminieren und selbst erledigen
nicht
wichtig
C
An Mitarbeiter delegieren
D
Nicht bearbeiten (Papierkorb)

Der umfassende Ansatz: Getting Things Done

«Getting Things Done», kurz GTD, bedeutet auf Deutsch etwa «die Dinge erledigt kriegen» und steht für einen umfassenden Ansatz zur Arbeitsorganisation, den der US-Amerikaner David Allen entwickelt hat. Die Selbstmanagement-Methode berücksichtigt alle privaten und beruflichen Tätigkeiten und priorisiert sie nach Art und Aufwand. Ein grosser Vorteil von GTD besteht darin, dass die Methode dazu anregt, alle Aufgaben immer sofort niederzuschreiben. Damit hilft sie, den Kopf freizumachen.

Da die Methode etwas Einarbeitungszeit verlangt, empfiehlt sich ein Lehrbuch, beispielsweise dasjenige von David Allen («Wie ich die Dinge geregelt kriege», Piper-Verlag, ISBN 978-3-492-30720-8).

Tagesablauf planen: die ALPEN-Methode

Wenn Sie am Morgen einen Berg Arbeit vor sich sehen, organisieren Sie sich mit der ALPEN-Methode (Aufgaben notieren, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle). Dieser Ansatz hilft Ihnen, in mehreren Schritten und mit wenig Aufwand den Tag realistisch zu planen und die Umsetzung mit einer abschliessenden Kontrolle zu überprüfen.

Ein anderer Ansatz: Ziele statt Zeiten planen

Selbst wenn Sie gewissenhaft planen und die Grundregel befolgen, nicht mehr als 50 bis 60 Prozent der Arbeitszeit fix zu verbuchen, ist damit der Erfolg noch nicht garantiert. Der Zeitmanagement-Coach Ivan Blatter empfiehlt deshalb, sich drei Tagesziele zu setzen, die Zeit dafür aber offen zu lassen.

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Ein Kommentar zu “Fünf Methoden für effizientes Zeitmanagement

  1. Fünf Methoden für effizentes Zeitmanagement. Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren
    Beim Lesen und Scrollen des Artikels springt auf der rechten Seite ein App Fenster auf. Warum kann ich dieses nicht wegklicken? Es verdeckt den Text. Absolut ärgerlich und umprofessionell. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und machen Sie es bitte besser als hier.