Mitarbeitergespräch: So wird die Pflichtübung zum Erfolgserlebnis

Reden und reden lassen

Ein Mitarbeitergespräch ist eine Chance für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine gute Vorbereitung und Durchführung ist dazu entscheidend. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei.

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Bestandteil der Personalarbeit. Häufig bleibt im hektischen Büroalltag keine Zeit, um über grundlegende Dinge zu reden. Ein Gespräch unter vier Augen bietet den vertraulichen Rahmen, um sich über Ziele, Erwartungen und Perspektiven zu unterhalten.

Geschickt gemacht, ist das Mitarbeitergespräch eine Chance, die Stimmung und Motivation des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zu heben. Gehen Sie als Vorgesetzter darum nie auf gut Glück in ein Mitarbeitergespräch. Eine profunde Vorbereitung und eine klare Gesprächsführung sind das A und O.

 

Fragen heisst führen

Allzu häufig läuft das Mitarbeitergespräch auf einen Monolog hinaus. Dabei sollte der Mitarbeiter den überwiegenden Gesprächsanteil haben – Fachleute weisen auf ein Verhältnis von 80 zu 20 zugunsten des Mitarbeiters hin. Durch öffnende Fragen – sogenannte W-Fragen mit wie, was, oder warum – wird der Mitarbeiter zum Sprechen ermuntert.

Steuern Sie das Gespräch aktiv mit guten Fragen – denn, wer fragt, der führt. Fragen schaffen Klarheit, bündeln die Aufmerksamkeit und ermutigen zum Nachdenken. Verknüpfen Sie die Fragen mit Ich-Botschaften, zum Beispiel: «Ich beurteile die Situation so und so. Wie sehen Sie das?». Fragen wie diese bringen das Gegenüber zu Einsichten und eröffnen ihm Handlungsmöglichkeiten. Damit kommen Sie elegant um das Erteilen von Ratschlägen herum.

Aber auch der Mitarbeiter muss Fragen stellen dürfen. Hält er sich zurück, bitten Sie ihn explizit um seine Meinung. Hört er umgekehrt nicht mehr auf zu sprechen, können Sie ihn unterbrechen, wenn er einen Gedanken zu Ende geführt hat.

Eine kurze Zusammenfassung des Gesagten holt ihn rasch wieder zum Ablauf zurück, den Sie sich zurechtgelegt haben.

 


Checkliste für Mitarbeitergespräche

 

1. Vorbereitung

  • Kündigen Sie Ihrem Mitarbeiter das Gespräch schon Tage vorher durch eine persönliche Einladung an und bitten Sie ihn, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Inputs können sein:
    • «Was waren Ihre persönlichen Erfolge seit dem letzten Mitarbeitergespräch?»
    • «Welche Aufgaben und Projekte waren für Sie besonders motivierend? Welche weniger?»
    • «Welches Feedback geben Sie mir?»
  • Legen Sie die organisatorischen Eckpunkte des Gesprächs fest: Termin, Ort, Dauer.
  • Informieren Sie sich über die Ergebnisse des letzten Mitarbeitergesprächs.
  • Schreiben Sie sich die Kernpunkte und den Gesprächsablauf auf.
  • Gehen Sie in sich und fragen Sie sich:
    • «Welche Seiten schätze ich am Mitarbeiter besonders?»
    • «Wo gibt es Optimierungspotenzial?»

 

2. Einstieg

  • Sorgen Sie für eine freundliche Atmosphäre und behandeln Sie Ihr Gegenüber respektvoll. Steigen Sie mit einer persönlichen Frage ein, etwa: «Wie geht es Ihren Kindern?»
  • Teilen Sie den Zweck des Gesprächs mit, skizzieren Sie den Ablauf und erklären Sie das gemeinsame Ziel. Halten Sie dieses immer im Auge.
  • Ermutigen Sie den Mitarbeiter, auch kritische und offene Punkte anzusprechen, und nehmen Sie diese offen an.
  • Hören Sie dem Gesprächspartner aufmerksam zu und entwickeln Sie mit ihm ein angenehmes und offenes Gespräch.

 

3. Durchführung

  • Lassen Sie den Mitarbeiter zuerst sprechen, indem Sie zum Beispiel fragen:
    • «Wie ist das Jahr für Sie gelaufen?»
    • «Welche Projekte waren für Sie besonders motivierend? Welche weniger?»
  • Analyse: Sprechen Sie über erledigte Aufgaben, Erfolge, Zielerreichung, Zufriedenheit. Ehrlichkeit ist oberstes Gebot. Anerkennen Sie auch kleine Fortschritte, sprechen Sie aber auch Probleme an. Denken Sie daran, dass es nur um den Zeitraum zwischen dem letzten Mitarbeitergespräch und heute geht. Fragen:
    • «Wie haben Sie die Ziele, die Sie sich vorgenommen haben, erreicht?»
    • «Was hat Ihnen geholfen oder Sie behindert, die Ziele zu erreichen?»
  • Reflektieren Sie das Gesagte und geben Sie dem Mitarbeiter ein differenziertes Feedback inklusive konkreter Beispiele in Bezug auf seine Leistungen und Ihre finale Einschätzung.
  • Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter offen, was Sie an ihm besonders schätzen und wo Sie noch Optimierungspotenzial sehen.
  • Planung: Formulieren Sie neue Aufgaben und Ziele und besprechen Sie mit dem Mitarbeiter das Vorgehen, das nötig ist, um die Ziele zu erreichen. Fragen:
    • «Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Erreichung der neuen Ziele?»
    • «Wie können wir Sie unterstützen, damit Sie die Ziele erreichen?»
  • Vergewissern Sie sich, dass die Ziele realistisch sind. Eine gute Zielsetzung muss SMART sein: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert.
  • Halten Sie die wichtigsten Punkte in einem Gesprächsprotokoll fest.

 

4. Abschluss

  • Stellen Sie sicher, dass keine Unklarheiten und Differenzen mehr bestehen. Frage:
    • «Was sollten wir heute noch besprechen, damit nichts zwischen uns steht?»
  • Besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter das weitere Vorgehen und schliessen Sie das Gespräch mit einer den Mitarbeiter wertschätzenden Zusammenfassung.
  • Lassen Sie sich das Gesprächsprotokoll unterschreiben und bedanken Sie sich für das Gespräch.

 

5. Nachbearbeitung

  • Überlegen Sie sich, was Sie selbst aus dem Gespräch mitnehmen und wie Sie die besprochenen nächsten Schritte angehen.
  • Falls der Mitarbeiter von Ihnen aufgrund des Gesprächs eine Antwort oder eine Zusatzinformation erwartet, liefern Sie ihm diese termingerecht.

 

 

Quellen und Links

 

 

 

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