Too much information

Tipps für den Umgang mit (viel zu) vielen Informationen

Sich im heutigen Berufsalltag während längerer Zeit konzentriert einer einzigen Tätigkeit widmen zu können, ist zunehmend schwierig. Unentwegt blinken Mail-Ankündigungen auf, klingelt das Telefon, bittet jemand spontan um zwei Minuten Gesprächszeit. Die tägliche Arbeitszeit wird in zunehmend kleinere Sequenzen zerlegt und ständig droht der Informations-Overkill. Wie kann man sich dagegen schützen?

Rolf Dornberger, wie schaffen Sie sich unterbrechungssichere Denkräume, Nischen für ungestörtes Arbeiten?

Rolf Dornberger: Für mich ist der Email-Account das wesentlichste Instrument, über das neue Pendenzen hereinkommen und weitergegeben werden. Ich mache gute Erfahrungen damit, Mails desselben Absenders zu bündeln und dann einen Termin zu vereinbaren, an dem wir alle Themen gemeinsam besprechen. Mündlich ist oft schneller. Wichtig ist auch, dass man die Mails nicht dauernd bearbeitet, sondern 1 bis 4 Mal pro Tag.  Zudem empfiehlt es sich, den Tag nicht mit dem Abrufen von E-Mails zu beginnen und kein E-Mail-Ping-Pong zu betreiben: Fertig nach zweimal hin und her! Ausserdem gilt, sich von Terminen, Telefonanrufen und von spontanen «Kann-ich-kurz-mal-was-fragen?» nicht überhäufen zu lassen.

Ist Ihr Mailprogramm immer geöffnet?

Meistens, denn ich brauche Zugriff auf meinen Kalender und die Aufgabenliste. Jedoch habe ich die geräuschvolle, aufpoppende E-Mail-Benachrichtigung ausgeschaltet.

Welcher weiterer Zeitmanagement-Strategien bedienen Sie sich?

Ich nehme mir vor, mich in meinen E-Mails kurz zu halten. Es gibt Zeitmanager, die sagen, E-Mails sollten eine maximale Länge von fünf Sätzen haben. Zudem sollen im cc nur Personen stehen, welche die Nachricht auch wirklich betrifft. Ich plane weiter Zeiten ein, in denen ich nicht erreichbar bin und blockiere nach Möglichkeit vier Halbtage pro Woche, um zu diesen Zeiten keine Meetings zu haben. Mein Telefon ist umgestellt und die Tür geschlossen, wenn ich Zeit für mich oder ein bilaterales Gespräch brauche.

Welchen Stellenwert hat bei Ihnen das Telefon?

Ich bin kein Freund des Telefonierens, obwohl das manchmal praktisch ist. Ich versuche auch, Anrufe auf dem Handy wenn immer möglich zu vermeiden. Nachdem wir heute nicht nur tagsüber arbeiten, sondern auch an den Abenden und Wochenenden, hat es sich eingebürgert, dass die Leute mich auch dann angerufen haben. Weil ich das nicht möchte, rufe ich die Leute während ihrer Abwesenheit auch nicht auf dem Handy an. Sonst wird etwas, das ursprünglich für den Notfall vorgesehen war, zur Gewohnheit. 

Interview: Nathalie Baumann

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