Arbeitsorganisation

Weshalb produktive Meetings für KMU Pflicht sind

Sitzungen sind wichtig für KMU. Doch häufig fressen die Treffen unnötig viel Zeit weg, die andernorts besser investiert wäre. Diese sechs Tipps sorgen für einen effizienten Ablauf.

Umfragen wie diejenige der Softwareanbieter Netviewer und Mindjet bei 800 Führungspersonen zeigen auf, dass über 70 Prozent der Führungskräfte meinen, dass Besprechungen grundsätzlich besser vorbereitet sein sollten. Zudem seien 30 Prozent der Sitzungen unproduktiv und überflüssig. Auch die Meetingzeit ist enorm: 33 Prozent der befragten Personen verbringen täglich drei bis vier Stunden in Besprechungen. Zusammengefasst können die Grundprobleme bei Meetings wie folgt umschrieben werden:

Viele Meetings werden ohne konkretes Ziel einberufen und sind dadurch nicht ergebnisgetrieben.

Bei vielen Sitzungen sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht hundertprozentig bei der Sache. Sie werden durch Mails oder eingehende Telefonate abgelenkt.

Viele Meetings starten oder enden zu spät, da nicht alle Teilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt bereit sind.

Ein Grossteil der Sitzungszeit dient der Einleitung von Informationsthemen und zum gegenseitigen Abgleich.

Viele Meetings münden in ausschweifende Diskussionen, die ineffizient sind und dem eigentlichen Besprechungsziel nicht dienen.

 

Mit Methodik und Technik zu effizienten Sitzungen

Mit methodischen Ansätzen und neuen, technischen Errungenschaften kann die Vor- und Nachbereitung sowie die Durchführung von Meetings stark verbessert werden. Beispielsweise  gibt es heute Technologien, die die gleichzeitige Zusammenarbeit an einem Dokument ermöglichen. Konkret bedeutet dies, dass eine Sitzungsagenda im Vorfeld von allen Teilnehmern mitgestaltet werden kann. Den Beteiligten ist es möglich, die Bemerkungen ihrer Kollegen in Echtzeit mitzuverfolgen und sich so vorzubereiten, dass sie während der Besprechung mit durchdachten Argumenten schneller auf den Punkt kommen. Somit gibt es keine reinen Status-Meetings mehr und die Traktanden können effizienter abgearbeitet werden. 

Zudem soll die angesetzte Meetingdauer nicht mehr überzogen und die so gewonnene Zeit für wertvolle Weiterentwicklungen des Unternehmens genutzt werden. Des Weiteren entstehen dank den neuen Möglichkeiten keine Situationen mehr, bei denen Geschäftsführer oder Kaderleute in KMU einen Entscheid ohne Vorbereitung fällen müssen.

Sechs Tipps für produktivere Meetings

Überlegen Sie sich, ob ein Meeting wirklich notwendig ist.

Definieren Sie klare Ziele für die Besprechung.

Setzen Sie einen sportlichen Zeitrahmen.

Halten Sie sich an den festgelegten Zeitrahmen. Beginnen Sie auch dann, wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind.

Fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, vorgängig die gemeinsame Agenda mit ihren individuellen Informationen anzureichern, um sie nicht am Meeting mündlich präsentieren zu müssen.

Setzen Sie die Vorbereitung der Sitzungsteilnehmer voraus.

 

Zukünftige Entwicklung der Meetings

Wir wagen zum Schluss einen Blick in die nahe Zukunft und erkennen mehrere Trends:

Derzeit nutzen KMU noch selten technologische Unterstützung für ihre Meetings. In Zukunft werden sie jedoch viel mehr auf intelligente Plattformen zur Effizienzsteigerung setzen. Als untermauerndes Beispiel dient die Briefpost, die mittlerweile weitgehend vom E-Mail-Verkehr abgelöst worden ist. Analog dazu werden Meeting-Protokolle aus Papier in absehbarer Zeit ebenfalls der Vergangenheit angehören.

Die Meetings müssen «sportlicher» werden, da nur die effizienten KMU überleben werden.

KMU werden vermehrt auf Meeting-Coaches setzen, die unmittelbar eine Erhöhung der Sitzungseffizienz erreichen können.

 


Patrick Müller, iTrustAutor
Patrick Müller ist Geschäftsführer der iTrust AG in Cham, einer unabhängigen Schweizer Technologie-Dienstleisterin. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, die Kernprozesse im Management und in Teams mittels Technologie zu beschleunigen und KMU von IT-Aufgaben zu entlasten. Patrick Müller verfügt über einen Abschluss als Master of Executive Management.

 


 

 

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