Kommunikation

Wie Sie sich aus der E-Mail-Abhängigkeit befreien

E-Mail ist nicht nur der bevorzugte Kommunikationskanal vieler Betriebe, sondern sorgt auch für Ablenkung und Abhängigkeit. Fünf Anregungen, wie KMU produktiver kommunizieren können.

Der US-amerikanische Berater und Autor Phil Simon befasst sich in seinem aktuellen Buch «Message not received» damit, wie Sie die Kontrolle über ihre geschäftliche Kommunikation zurückerobern, indem Sie die Abhängigkeit vom Posteingang verringern. Für die News-Plattform «Quartz» hat er fünf Tipps aus seinem Buch zusammengefasst.

 

Es gibt keine «Konversation» via E-Mail

Die US-amerikanischen Psychologen  Justin Kruger von der New York University und Nicholas Epley von der University of Chicago haben herausgefunden, dass Menschen Gefühlsäusserungen im Text nur etwa zur Hälfte wirklich erfassen. Das führt zu Missverständnissen, weshalb Sie nicht sicher sein können, dass der Empfänger ihre Botschaft vollumfänglich versteht.

 

Die 3-E-Mail-Regel

Aufgrund obiger Erkenntnis sollten Sie sich an die «3-E-Mail-Regel» halten: Wenn Sie eine Angelegenheit nicht mit drei Mails klären können, sollten Sie sich treffen oder die Kommunikation telefonisch fortsetzen.

 

Keine dringenden E-Mails

Wenn eine Angelegenheit wirklich dringend ist, greifen Sie besser zum Telefon, um die Sache zu klären.

 

Aufgaben anderswo verwalten

Der Posteingang eignet sich nicht, um anstehende Aufgaben zu verwalten, weil sie von unwichtigen neuen Nachrichten abgelenkt werden. Nutzen Sie für ihre Todo-Liste ein spezialisiertes Tool, beispielsweise die «Aufgaben» in Outlook oder eine spezialisierte Web-Anwendung wie Wunderlist, Asana oder Todoist.

 

Auf die Kommunikation der anderen achten

Bei ihrer Arbeit können Sie sich die Kunden, Lieferanten und andere Partner nicht aussuchen. Achten Sie darauf, wie diese Personen kommunizieren. Wie gehen Sie mit Menschen um, die nicht gerne telefonieren? Welches Hindernis könnte dies für ihre Arbeit darstellen, und welche Alternativen bieten sich an?

 

Es gibt ein Leben ausserhalb von E-Mail

Ein Gedankenspiel: Wir würde ihr Betrieb ohne E-Mail funktionieren? Auf dieser Basis können Sie ihre bestehenden Kommunikationsangewohnheiten hinterfragen und nach Alternativen suchen, die die Effizienz steigern. Und ihre Abhängigkeit von E-Mails verringern.

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