Zeiterfassung ist Pflicht – wie finde ich das richtige Tool?

Um die Arbeitnehmer besser zu schützen, verschärfte das SECO auf Anfang Jahr die Arbeitszeitkontrollen. Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Tools Ihnen die Zeiterfassung erleichtern können, lesen Sie hier.

Arbeit und Privatleben verschmelzen immer mehr. Gerade Arbeitnehmer in Dienstleistungsbetrieben lesen oft abends noch ihre Mails oder erledigen eine Arbeit im Home Office. Meist ist heute nicht mehr die Präsenzzeit im Betrieb relevant, sondern die Leistung. Dies führt dazu, dass die Arbeitszeiterfassung in den Hintergrund rückt. Was viele jedoch nicht wissen: Trotz dieser gesellschaftlichen Veränderungen bleibt es eine gesetzliche Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen.

Vereinfachte Dokumentation nur für Kader

Gemäss Art. 46  Arbeitsgesetz (ArG) sowie Art. 75 der Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) muss jeder Arbeitgeber Rechenschaft ablegen, wie lange seine Arbeitnehmer täglich und wöchentlich arbeiten – Ausgleichs-, Überzeit und Pausen eingeschlossen. Für das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO tragen die Bestimmungen zu den Arbeits- und Ruhezeiten wesentlich zum Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz bei. Die Revisionsvorlage mit dem Ziel, das Arbeitsgesetz und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung der veränderten Arbeitsrealität anzupassen, scheiterte im letzten Jahr. Das SECO reagierte und ermöglicht eine teilweise vereinfachte Arbeitszeitdokumentation. Diese gilt aber nur für Top-Kader oder Personen mit hoher Weisungsbefugnis und entbindet nicht von der allgemeinen Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen.

Wir haben Corina Müller, Leiterin des Ressorts Arbeitnehmerschutz beim SECO zum Thema befragt.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeiterfassung?

Der Arbeitgeber muss die Verzeichnisse und Unterlagen führen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes erforderlichen Angaben ersichtlich sind, und sie den Vollzugsbehörden zur Verfügung halten (Art. 46 ArG). Für jeden Mitarbeiter, der unter die Arbeitszeitbestimmungen des Arbeitsgesetzes fällt, muss namentlich die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage, die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage und die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (Art. 73 Abs. 1 lit. c – e ArGV 1). Es gibt keine vorgeschriebene Form für die Arbeitszeiterfassung – sie kann also auch mittels Excel-Listen oder elektronischem Einloggen erfolgen.

Was hat sich seit 1.1.2014 bezüglich der Arbeitszeiterfassung geändert?

An der rechtlichen Situation hat sich nichts geändert. Mit der Weisung des SECO wurde neu einzig die Möglichkeit geschaffen, dass gewisse Mitarbeitende mit Arbeitszeitsouveränität und grossem Handlungsspielraum in der Bewältigung ihres Pflichtenhefts auf die minutiöse Arbeitszeiterfassung verzichten können und nur die tägliche Arbeitszeit zu erfassen brauchen (vereinfachte Arbeitszeiterfassung). Damit diese Regelung zur Anwendung gelangt, ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer notwendig. Die Weisung rief zudem in Erinnerung, dass nur Top-Manager höhere leitende Angestellte im Sinne des Arbeitsgesetzes sind, auf welche die Arbeitszeitbestimmungen keine Anwendung finden.

Es gibt auch Arbeitgeber die Ihren Mitarbeitenden nicht vorgeben wollen, wann sie wo arbeiten. Wie gehen Arbeitgeber, die flexibles Arbeiten ohne Erfassung wünschen, mit den Vorgaben um? 

Falls es sich um Mitarbeitende handelt, die unter die entsprechende Kategorie fallen, kann abgemacht werden, dass nur die tägliche Arbeitszeit erfasst wird (vgl. oben). Gar keine Erfassung ist nicht möglich.

In welche Richtung wird sich die Arbeitszeiterfassung in den nächsten Jahren entwickeln? Auf was können sich die KMU vorbereiten?

Diese Diskussion findet auf politischer Ebene statt und wird sicher noch einige Zeit dauern. Aussagen darüber, wie das Ergebnis aussehen wird, sind nicht möglich.

Tools zur Arbeitszeiterfassung

Wie sie die Arbeitszeit im Endeffekt erfassen, ist den Betrieben überlassen. Mittlerweile gibt es viele verschiedene Tools mit unterschiedlichen Funktionen und Vorteilen. Diese reichen vom einfachen Excel-Sheet bis zur komplexen SAP-Struktur. Wenn Sie eine neue Anwendung evaluieren, sollten Sie unter anderem die folgenden Fragen klären:

Wie viele Mitarbeitende werden mit diesem Tool die Zeit erfassen?

Müssen wir die Zeit auch auf mobilen Geräten erfassen können?

Muss das Tool verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden können?

Welche Auswertungen benötigen wir?

Ist eine gleichzeitige Projektzeiterfassung möglich? Ist allenfalls ein Projektcontrolling integriert?

Welche Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. Finanzen, Projekte) bietet das Tool?

Gibt es eine integrierte Rechteverwaltung?

Wie ist das Kosten-/Leistungsverhältnis?

Wenn Sie sich für eine Anwendung entschieden haben (wie zum Beispiel für TimeTac), informieren Sie die Mitarbeitenden über die Erfassung und geben Sie noch einmal die Rahmenbedingungen gemäss Arbeitsvertrag bekannt. Instruieren Sie Ihre Mitarbeitenden auch, wie sie mit Ausnahmen wie Home Office und Wochenendarbeit umgehen sollen.

Denken Sie daran, dass die Arbeitszeit ein wichtiger Faktor für die Arbeitszufriedenheit ist. Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus und zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass die Arbeitszeiterfassung nicht etwa der Kontrolle der Arbeit dient, sondern die betriebliche Gesundheit fördert. 

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