Telefonieren: Tipps

Professionell wirken

Zehn Tipps für entspanntes Telefonieren

Wie reagieren Sie, wenn das Telefon klingelt? Und was bleibt Ihnen nach dem Gespräch haften? Mit diesen zehn Tipps telefonieren Sie nicht nur konzentriert, sondern bleiben dabei auch entspannt.

«Das» Telefon gibt es nicht mehr. Telefonieren gehört zwar immer noch zu den meistgenutzten Kommunikationsmitteln. Doch IP-Telefonie hat die Art und Weise verändert, wie und wo wir telefonieren. Die Festnetztelefonie ist ortsunabhängig geworden und ermöglicht es uns dadurch, die Festnetznummer überall hin mitzunehmen. Die Grundregeln der Gesprächsführung sind allerdings dieselben geblieben. Mit diesen zehn Tipps telefonieren Sie nicht nur konzentrierter, sondern auch entspannter – das ist kein Widerspruch.

1.     Telefonieren Sie freihändig

Nutzen Sie zum Telefonieren ein Headset, eine Freisprecheinrichtung oder die Kopfhörer Ihres Smartphones. So haben Sie während des Gesprächs die Hände frei und können nicht nur eine entspannte Haltung einnehmen, sondern sich auch Notizen machen.

2.     Richten Sie Telefonzeiten ein

Für die Konzentration und effizientes Arbeiten ist es hilfreich, wenn Sie geplante Telefonate möglichst in einem Block erledigen und nicht zwischen verschiedenen anders gelagerten Aufgaben. Richten Sie sich einen Terminblocker ein im Kalender und erledigen Sie die Gespräche wenn möglich in dieser Zeit. Dadurch können Sie sich besser fokussieren.

3.     Halten Sie Vertrauliches vertraulich

Führen Sie geschäftliche Gespräche nach Möglichkeit nicht im öffentlichen Raum. Und verzichten Sie darauf, vertrauliche Details im Zug oder im Café am Telefon zu besprechen – wer weiss, vielleicht sitzt ja Ihre Konkurrenz am Nebentisch?

4.     Bereiten Sie sich vor

Wenn Sie vor einem schwierigen Gespräch stehen und telefonisch beispielsweise etwas Finanzielles oder Persönliches klären müssen, bereiten Sie sich gut vor, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Was ist mein Ziel für dieses Gespräch?
  • Wo steht mein Gegenüber?
  • Mit welchen Argumenten kann ich meinen Standpunkt darlegen und erklären?
  • Welche Gegenargumente könnte mein Gegenüber vorbringen?
  • Wo habe ich Spielraum für Kompromisse?

5.     Freundlich einsteigen

Lächeln Sie kurz, wenn das Telefon klingelt. Das entspannt und wirkt sich positiv auf Ihre Stimme aus. Wenn Sie abheben, melden Sie sich zuerst mit dem Firmennamen und anschliessend mit Vor- und Nachnamen. Weil die ersten Silben oft nicht verstanden werden, sollten Sie nicht gleich mit Ihrem Namen einsteigen.

6.     Der Name zählt

Wenn Sie mit einer unvertrauten Person telefonieren, notieren Sie sich den Namen des Gesprächspartners gleich zu Beginn des Anrufs. So können Sie Ihr Gegenüber mit Namen ansprechen und verabschieden. Damit tragen Sie zu einem positiven Gesprächsklima bei.

7.     Machen Sie sich Notizen

Halten Sie einen Block oder ein Notizbuch bereit, um sich während eines Gesprächs Notizen zu machen. Handschriftliche Gedächtnisstützen lenken Sie dabei weniger vom Gespräch ab, als wenn Sie die Notizen am Computer erfassen.

Allenfalls können Sie die Notizen auch mit dem Stift auf dem Touchscreen eines Tablets oder 2-in-1-Geräts vornehmen. Oder Sie digitalisieren die handschriftlichen Aufzeichnungen anschliessend mit dem Smartphone und einer App wie Office Lens.

8.     Vermeiden Sie Nebenbeschäftigungen

Obwohl die Verlockung gross ist: Verzichten Sie während des Gesprächs auf Nebenbeschäftigungen wie E-Mails bearbeiten. Der Mensch ist für diese Form von Multitasking nicht geeignet, und Sie können sich nicht mehr aufs Gespräch konzentrieren.

9.     Bewegung stimuliert das Gehirn

Viele Menschen pflegen beim Telefonieren umherzugehen. Vorausgesetzt, Sie stören dabei Ihre Arbeitskollegen nicht, hat dies einen positiven Nebeneffekt: Bewegung fördert die Durchblutung und stimuliert das Gehirn. Umhergehen kann also helfen, klare Gedanken zu fassen und sich besser auf das Gespräch zu konzentrieren.

10. Fassen Sie Entscheide per Mail zusammen

Wenn Sie mit Ihrem Gegenüber während des Gesprächs Entscheide getroffen haben, fassen Sie (oder Ihr Gesprächspartner) die wichtigsten Punkte anschliessend kurz zusammen und schicken Sie Ihrem Gesprächspartner per Mail mit der Bitte um Rückbestätigung. So vermeiden Sie Missverständnisse und können sich bei allfälligen Meinungsunterschieden auf die schriftliche Korrespondenz berufen.

 

 

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