Wie Unternehmen Kultur und Kommunikation unter einen Hut bringen

Kommunikation in Unternehmen

Den Faktor Mensch in der Kommunikation nicht vergessen!

Die Einführung moderner Kommunikationsformen wie Messaging und Online-Konferenzen ist nicht einfach eine Frage der Technik. Es braucht einen Kulturwandel im Unternehmen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Unified Communications & Collaboration akzeptieren und nutzen. Doch wie bringt ein KMU Mensch und Technik unter einen Hut?

Schweizer Unternehmen interessieren sich für moderne Kommunikationsmittel wie Chat und Online-Konferenzen und für flexible Arbeitsformen. Das zeigen verschiedene Studien. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die morgendliche Abstimmung zwischen den Standorten findet bequem im Online-Meeting statt. Rückfragen lassen sich per Chat schnell erledigen, und die Statusanzeige klärt auf einen Blick, ob der Kollege gerade für ein kurzes Gespräch verfügbar ist. Das Unternehmen profitiert nicht nur von einer effizienten Kommunikation. Mit flexiblen Arbeitsmodellen steigt auch die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber.

Eine Frage der Kultur, nicht der Technik

In manchem Schweizer KMU mögen solche Arbeitsformen noch nach Zukunftsmusik tönen. Denn eine weitgehend orts- und zeitunabhängige Arbeitsgestaltung ist einerseits nicht in allen Branchen im gleichen Umfang realisierbar. Und andererseits ist sie eine Frage der Unternehmenskultur. Denn die neuen Technologien verändern die gewohnte Routine und die Form der Zusammenarbeit grundlegend. Es stellt sich also die Frage, wie ein Unternehmen einen solchen Kulturwandel angehen kann.

In einem ersten Schritt geht es darum, den Status quo zu ermitteln: Wo steht das Unternehmen heute, und was ist ein realistisches Ziel für flexible Arbeitsformen? Hierbei kann das FlexWork-Phasenmodell eine gute Hilfe sein, das von der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW zusammen mit der Work Smart Initiative enwickelt wurde. In Form eines Selbsttests zeigt es anhand von vier Dimensionen ganzheitlich, auf welcher Flexibilitätsstufe ein Unternehmen heute steht.

Den Sinn von Veränderungen aufzeigen

Was ist «Unified Communications & Collaboration» (UCC)?

Unter UCC versteht man verschiedene Kommunikationsmittel, die eine geräte- und standortunabhängige Kommunikation im Unternehmen ermöglichen. Typische Bestandteile einer UCC-Lösung sind:

  • IP-Telefonie über Notebook oder Smartphone-App
  • Online-Meetings (Telefonkonferenzen) via Notebook oder App
  • Video-Telefonie
  • Screensharing: Ein Teilnehmer eines Online-Meetings kann über die Telefon-Anwendung seinen Computerbildschirm den anderen Teilnehmern «freigeben», also zeigen. So lässt sich beispielsweise eine Präsentation während einer Konferenz vorführen.
  • Cloud-Datenspeicher für den sicheren, standortunabhängigen Zugriff auf Unternehmensdaten und den Dokumentenaustausch.

Moderne Kommunikationsmittel wie Unified Communications & Collaboration (UCC) sind unerlässlich für flexible und ortsunabhängige Arbeitsformen. Doch die Einführung der Technologie alleine führt noch zu keinem Wandel. Es braucht die nötige Akzeptanz, damit diese Tools auch genutzt werden. «Die Mitarbeitenden müssen die Sinnhaftigkeiten dieser Veränderung verstehen, und der kollektive Nutzen muss greifbar sein», sagt Petra Schmidhalter, Work Smart Coach bei Swisscom.

Ein erster Schritt besteht also sinnvollerweise darin, dass sich das Projektteam überlegt, worin denn der Nutzen neuer Technologien liegt. Sie muss ein Bedürfnis erfüllen oder ein Problem lösen. Idealerweise arbeitet das Projektteam interdisziplinär, indem es sich aus verschiedenen Geschäftsbereichen zusammensetzt. So kann es den Nutzen für die einzelnen Bereiche aufzeigen. Insbesondere die Führungskräfte nehmen denn auch eine zentrale Rolle ein, so Petra Schmidhalter: «Sie müssen den Kulturwandel vorleben und aktiv einfordern.»

Nehmen wir das Beispiel mit der Statusanzeige, wie sie UCC-Lösungen normalerweise bieten. Sie zeigt an, ob ein Mitarbeiter verfügbar, am Telefon oder abwesend ist. Das kann auf den ersten Blick als Kontrollinstrument verstanden werden – der Chef sieht, wann ich arbeite und wann nicht. Solche Ängste müssen laut Petra Schmidhalter unbedingt thematisiert werden: «Der Einsatz von neuen Kommunikationsmitteln im Arbeitsalltag muss erlernt werden. Bestenfalls definiert man gemeinsam den Umgang  – beispielsweise, ob ich einen Kollegen, der am Telefon ist, trotzdem per Chat kontaktieren darf. Oder ob ich ein Mail vom Chef auch am Samstag bearbeiten muss.»

Kulturwandel von «unten»

Oft sind es auch die Mitarbeiter selbst, die ein neues Kommunikations-Tool einführen, um ein konkretes Problem zu lösen. Klassische Beispiele dafür sind Online-Speicher oder Messaging-Lösungen wie Slack, das über Chat-Kanäle Menschen und Informationen verbindet. Petra Schmidhalter empfiehlt in solchen Fällen der Geschäftsleitung, die Bedürfnisse der Mitarbeiter ernst zu nehmen und zu nutzen: «Die Organisation muss abwägen, ob die Implementierung einer solchen Kommunikationslösung ein Bedürfnis der gesamten Organisation trifft und einen Mehrwert bietet.»

Bewährt hat sich laut Petra Schmidhalter auch der Aufbau einer Community von Mitarbeitern, die Technik-affin sind und aktiv helfen, die Veränderung innerhalb der Organisation voran zu treiben.  So lässt sich das Wissen über die Handhabung im Unternehmen aufbauen. Ein sinnvoller Ansatz ist hier, die Medienkompetenz der jungen Mitarbeiter und der Lernenden einzubeziehen.

Damit der Kulturwandel gelingt und neue Tools gewinnbringend genutzt werden, ist ein ganzheitlicher Ansatz wichtig. Davon ist Petra Schmidhalter aufgrund ihrer Erfahrung überzeugt. Das heisst, dass neben der eigentlichen Technologie auch die Arbeitsplatzsituation, die Arbeitsmodelle und die Organisationsstruktur des Unternehmens berücksichtigt und allenfalls angepasst werden müssen.

 

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