Sieben Tipps, wie Sie IT-Projekte erfolgreich gestalten

Projektmanagement

Wie Sie IT-Projekte richtig anpacken

IT-Projekte sind zuweilen komplex. Wenn sie scheitern, liegt das meistens an den Menschen: Sie gleisen die Projekte schlecht auf oder überfrachten sie. Diese sieben Tipps zeigen, wie Sie solche Vorhaben richtig anpacken.

Das Fundament für eine langfristige Beziehung ist Vertrauen – privat wie geschäftlich. Spätestens mit der Geburt des World Wide Web wurde das Vertrauen aber vermehrt durch Fakten ersetzt, weil für die Informationsvermittlung keine Vertrauensperson mehr nötig war. Doch jetzt, wo die digitale Gesellschaft so richtig durchstartet, gewinnt der «Trusted Advisor», die Vertrauensperson, wieder an Bedeutung.

Zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit in IT-Projekten leisten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen wesentlichen Beitrag. Dieses Bewusstsein muss geschärft werden. Denn gerade in der IT und im Umgang mit geschäftskritischen Daten und Systemen kann eine schlecht funktionierende Zusammenarbeit nicht nur kostspielig, sondern gar existenzbedrohend werden. Die Erfolgsformel für Projekte lautet:

Erfolgsformel für Projekte

Je grösser also das Vertrauen und das Verständnis sind, desto höher sind die Erfolgschancen. Die folgenden sieben Tipps helfen Ihnen dabei, in Ihrer Rolle als Auftraggeber oder Projektleiter zum Erfolg beizutragen.

1. Erstellen Sie einen klaren Projektplan

Erfassen Sie im Projektauftrag die Ziele sowie die zeitlichen, finanziellen und funktionalen Rahmenbedingungen. Der Projektauftrag stellt eine Art Vertrag zwischen dem Auftraggeber (zum Beispiel der Geschäftsleitung oder dem Verwaltungsrat) und dem Projektverantwortlichen dar. Zudem bildet er beim Abschluss die Grundlage für die Abnahme des Projekts.

2. Definieren Sie «Projekterfolg»

Ein Projekt kann die im Projektauftrag definierten Anforderungen an Zeit, Budget und Qualität zwar erfüllen, aber trotzdem als Misserfolg empfunden werden. Dann nämlich, wenn der erwartete «Added Value» für das Business nicht geschaffen wurde. Für den verantwortlichen Projektleiter ist es deshalb wichtig zu verstehen, welchen Mehrwert sein Projekt im Unternehmen erbringen soll.

3. Treffen Sie auch unbeliebte Entscheidungen

Wenn Sie ihr IT-Projekt zum Erfolg führen wollen, können Sie es dabei nicht allen recht machen. Wenn zum Beispiel offene Fragen zur Priorisierung oder der Verwendung von Ressourcen anstehen, müssen Sie bereit sein, auch Entscheidungen zu treffen, die im Team nicht so gut ankommen. Doch oft sind es die schwierigen Entscheidungen, die einen weiterbringen.

4. Holen Sie die Anwender ins Boot

Binden Sie die künftigen Benutzer frühzeitig und regelmässig ein. Es ist hilfreich, wenn hierzu bereits bei Projektstart die verschiedenen Interessensgruppen identifiziert sind. Suchen Sie auch während des Projekts die Nähe zu den Anwendern. Versuchen Sie, in Gesprächen die verschiedenen Erwartungshaltungen zu verstehen. Achten Sie darauf, gut zuzuhören, um die Anwendersicht zu verstehen.

5. Leben Sie Projektmanagement vor

Seien Sie sich bewusst, dass 90 Prozent eines erfolgreichen Projektmanagements aus (positiver) Kommunikation besteht! Es gehört zu Ihrer Kernaufgabe als Projektverantwortlicher, für gute Stimmung zu sorgen. Mit einem angenehmen Arbeitsklima lässt sich die Extrameile, die manchmal notwendig ist, einfacher bewältigen.

6. Die Anwender abholen, wo sie stehen

Wenn die Anwender nicht zufrieden sind, werden Sie keinen Projekterfolg verbuchen. Jedes Projekt bringt Veränderungen. Sie haben diese Umstellungen zwar über Wochen und Monate geplant, aber für die Anwender sind sie oft neu und ungewohnt. Sorgen Sie also dafür, dass die Anwender auch nach der Umstellung begleitet und nicht sich selbst überlassen werden.

7. Lassen Sie rechtzeitig los

Nachdem Sie die erfolgreiche Übergabe an den Betrieb sichergestellt und alles gründlich dokumentiert haben, ist für Sie Schluss. Der Betrieb ist nun in der Lage, Probleme und Änderungswünsche eigenständig zu lösen. Schliessen Sie also ab und schaffen Sie damit die Voraussetzung, dass Sie selbst möglichst rasch neue Aufgaben angehen können.

 

Autor:

Silvan Wyser, Marketingchef GIASilvan Wyser ist Marketingchef der GIA Informatik AG in Oftringen. GIA bietet Informatik-Dienstleistungen mit Kernkompetenzen im Erarbeiten und Betreiben von Lösungen aus einer Hand in den Bereichen ERP (SAP-Partner), IT-Services mit eigener Cloud-Infrastruktur und Produktentwicklung (PTC-Partner). Das Unternehmen mit 145 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist eine Tochterfirma des weltweit tätigen Müller-Martini-Konzerns.

Jetzt lesen