Effizienz

So haben KMU ihre E-Mails im Griff

Chefs wie Mitarbeitende verschwenden täglich viel Zeit bei der Arbeit – auf Kosten der Produktivität. Ein wichtiges Problemfeld ist dabei das E-Mail-Management. Mit den richtigen Schritten können Sie die Arbeitsweise der gesamten Firma effizienter gestalten.

Von Patrick Müller, iTrust AG

Im Unternehmensalltag kommt die Effizienz oft zu kurz; unter anderem auch, weil Mitarbeitende aller Stufen jeden Tag Dutzende E-Mails erhalten. Diese Tendenz unterstreicht eine Studie der Software-Gesellschaft Atlassian: Rund 36 Mal besuchen Geschäftsführer und Mitarbeitende von KMU ihren E-Mail-Posteingang – pro Stunde! Und gut 16 Minuten brauchen sie, bis sie nach einer Mail ihren Fokus wieder auf die normale Arbeit richten können.

Fazit: So geht viel Zeit verloren, die Firmenverantwortliche besser investieren können. Verantwortliche und Mitarbeitende von KMU sind deshalb angehalten, die Transformation vom klassischen zum digitalen Geschäftsmodell zielstrebig zu vollziehen und ihre Arbeitsweise zu ändern.

Nachfolgend fünf Punkte, mit denen Geschäftsführer ihre Korrespondenz effizienter durchführen können:

Keine E-Mails im Posteingang

Meistens sind erhaltene Nachrichten «To-do’s im Mail-Kleid». Ziel ist es deshalb, einmal pro Tag keine Mails mehr im Posteingang zu haben. Denn dies führt zu einer wesentlichen Entlastung und strukturierten Arbeitstechnik. Man unterscheidet dabei drei Kategorien von E-Mails.

  1. Mails, die man sofort bearbeiten muss und die weniger als fünf Minuten in Anspruch nehmen. Nach der Erledigung sind diese immer abzulegen oder zu löschen.
  2. Mails mit einem länger als fünf Minuten dauernden Aufgabencharakter. Hier ist es von Vorteil, einen Kalendereintrag  zu machen und so den (späteren) Zeitpunkt der Bearbeitung festzulegen. Im Outloook-Kalender kann man zudem mittels unterschiedlicher Farbwahl die Aufgaben von den Meetings unterscheiden.
  3. Mails mit reinem Infocharakter. Diese gilt es zu lesen und anschliessend abzulegen oder zu löschen.

Persönliche Assistenz für E-Mails einsetzen

Oft sind Geschäftsführer und Manager von KMU in längeren Sitzungen oder ausser Haus. In dieser Zeit stapeln sich die E-Mails im Posteingang, weshalb ein grosser Produktivitätsverlust droht. Deshalb sollte man eine persönliche Assistenz mit der Aufgabe betrauen, diesen E-Mail-Berg kontinuierlich abzubauen.

Bei dieser Arbeitsmethodik «fischt» der oder die Mitarbeitende dank des steten Zugangs zur Mailbox möglichst viele Mails aus dem Postfach und verarbeitet sie, ohne dass der Vorgesetzte dies sieht. So können sich Firmenverantwortliche voll auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Links statt Dokumente verschicken

In KMU ist es bisher oft Usus, dass man einander diverse Dokumente als Attachments zustellt. Die Folge: Sie sind stets blockiert, wenn ein Arbeitskollege daran arbeitet, und zudem bestehen mehrere Versionen der einzelnen Schriftstücke. Des Weiteren werden sie häufig an unterschiedlichen Orten abgespeichert. So verliert man viel Zeit und den Überblick.

Die Lösung: Anstatt Anlagen besser einen Link versenden! So hat jeder Zugriff auf die aktuellste Version und man spart bei der Grösse der E-Mail-Nachricht.

Weniger CC-Adressaten in Mails

Haben Sie sich auch schon über Mails geärgert, die nicht direkt an Sie gerichtet sind, bei denen Sie jedoch als Nebenempfänger in Kopie eingesetzt wurden? Oft ist der Sinn solcher CC-Adressen unklar, meistens dienen diese Nachrichten der blossen Information; die Angeschriebenen hingegen fühlen sich gezwungen, sich durch lange Mails zu lesen, was wiederum einen grossen Zeitverlust mit sich bringt.

Es ist deshalb taktisch und psychologisch besser, die Anzahl der CC-Adressaten zu reduzieren und im Gegenzug den direkten Mailpartnern klare Aufträge zu erteilen, so dass das weitere Vorgehen stets klar ist.

Erinnerungsfunktionen deaktivieren

Wenn man als Firmenverantwortlicher oder Mitarbeitender eines KMU mitten in einem Projekt steckt oder am Verfassen eines wichtigen E-Mails ist und sich voll darauf konzentrieren will, sind Erinnerungsfunktionen vom Outlook-Kalender oder von Smartphones störend. Sie hemmen den Arbeitsfluss und sind deshalb mit Vorzug im Vornherein zu deaktivieren.

Nachhaltige Mail-Kulturveränderung – mit Coaching

Die genannten fünf anzustrebenden Veränderungen in der Arbeitstechnik lassen sich jedoch nicht von heute auf morgen realisieren: Sie müssen nacheinander und in einem sinnvollen Rhythmus sowie mittels Coaching implementiert werden. Dabei wird in KMU nach dem Top-Down-Prinzip vorgegangen: Zuerst werden dem jeweiligen Geschäftsführer die effizienzsteigernden Instrumente aufgezeigt. Erst wenn er diese im Geschäftsalltag gewinnbringend anwenden kann, kommen die nachfolgenden Führungsebenen und die Mitarbeitenden dran.


Patrick Müller ist Geschäftsführer der iTrust AG in Cham, einer unabhängigen Schweizer Technologie-Dienstleisterin. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, die Kernprozesse im Management und in Teams mittels Technologie zu beschleunigen und KMU von IT-Aufgaben zu entlasten.

Patrick Müller verfügt über einen Abschluss als Master of Executive Management. 


 

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