Was Digitalisierung bei der Administration für Unternehmen bringt

Erfahrungen mit Business-Software

Wie Unternehmen ihre Administration straffen

Administration – das ist die Arbeit im Büro, die von der wertvollen produktiven Zeit abgeht. Trotzdem ist der Aufwand nötig, denn ohne Rechnung keine Bezahlung. Wie können kleine Unternehmen hierbei von einer Business-Software profitieren? Wir haben bei den Spezialistinnen und Spezialisten von Bexio nachgefragt – und auch gleich eine neue Rolle für den Treuhänder gefunden.

Wer Zeit gewinnen will, muss zuerst Zeit investieren. In diesem Satz stecken gleich zwei Wahrheiten, wenn es um die Digitalisierung der Administration geht. Einerseits sorgt Software für Buchhaltung und Rechnungswesen für mehr Effizienz, etwa dank der Automatisierung von Abläufen. Darin liegt der grosse Vorteil von Business-Software. Andererseits, so Franziska Iselin, Head of Sales bei Bexio, verlange eine neue Business-Software eine Anfangsinvestition: «Zuerst muss man sich mit der Lösung vertraut machen. Doch danach profitiert man rasch von den Vorteilen.» Je intuitiver eine Software aufgebaut ist, umso kürzer fällt die Einarbeitungszeit aus. Für Joël Ben Hamida, CCO (Chief Customer Officer) bei Bexio, ist eine einfache Bedienung dabei zentral: «Beispielsweise sollte ein Unternehmen Offerten und Rechnungen schnell nach seinem Erscheinungsbild anpassen kurz danach auch schon verschicken können.»

Ein Zeitgewinn von drei Stunden

Der Effizienzgewinn steht zuoberst beim Feedback, das die Spezialistinnen und Spezialisten bei Bexio von den Kunden erhalten. Ein Beispiel: Wenn sich Rechnungen automatisch verbuchen lassen und das Mahnwesen ebenfalls in diesen Prozess integriert ist, entfällt viel mühsame Handarbeit – die kleine Unternehmen oft scheuen. Oder, wie es Franziska Iselin ausdrückt: «Mit einer Business-Software werden Unternehmen schneller bezahlt. Aus Kundenumfragen wissen wir, dass dies für über einen Viertel zutrifft.»
Vorteile ergeben sich auch gegenüber einer handgestrickten Lösung, bei der in Excel die einzelnen Posten der Rechnung erfasst und diese in Word als Serienbrief verschickt wird. Bei einem derartigen manuellen Prozess müssen auch die Zahlungseingänge von Hand geprüft werden. «Bei solchen Abläufen zeigen sich mit einer Business-Software die klassischen Vorteile der Digitalisierung», sagt Joël Ben Hamida. «Die Automatisierung spart Zeit und verhindert Doppelspurigkeiten und Fehler, die bei der manuellen Abwicklung entstehen. Daraus resultiert ein Zeitgewinn von gut drei Stunden pro Woche.»

Cloud: ja, aber nur in der Schweiz

Ein zusätzlicher Effizienzgewinn ergibt sich aus einer Business-Software, wenn sie sich auch unterwegs und mobil nutzen lässt. Das ist ein grosser Vorteil webbasierter Anwendungen aus der Cloud. Doch – zentrale und entsprechend sensible Unternehmensdaten wie Buchhaltung, Rechnungen und Kundenstamm in der Cloud zu speichern, ist das für KMU überhaupt denkbar? Tanja Strässle, Head of Customer Success bei Bexio, hat hierzu bei vielen Kunden dieselbe Erfahrung gemacht: «Es braucht Aufklärungsarbeit und die entsprechenden Informationen, danach ist das Thema erledigt.» Dabei gebe es einen entscheidenden Aspekt: «Zentral ist, dass die Daten in der Schweiz gespeichert sind. Darauf legen die Kunden grossen Wert.»


Hier habe ein Umdenken stattgefunden, stellt Joël Ben Hamida fest: «Vor fünf Jahren hätte eine Business-Software aus der Cloud keine Chance gehabt. Heute ist dieser Ansatz akzeptiert.» Das sei auch eine Generationenfrage, aber: «Auch ältere Unternehmer sehen mittlerweile die Vorteile der Digitalisierung in diesem Bereich.»

Neue Rolle für den Treuhänder

Die Rollen zwischen Geschäftsführer und Treuhänder sind oft klar geteilt: Ersterer kümmert sich um den laufenden Betrieb, der andere erledigt die Buchhaltung und den Jahresabschluss. Doch Business-Software und die damit verbundene Automatisierung verändern die Rollen. Weil immer mehr Abrechnungen digital vorliegen und automatisch verbucht werden, entfällt das manuelle Eintippen der Belege zusehends. «Die Unternehmen wollen hier ganz klar Kosten sparen», bemerkt Tanja Strässle.
Wird der Treuhänder also überflüssig und somit arbeitslos? Joël Ben Hamida winkt ab: «Der Treuhänder kann vermehrt seine Expertise einbringen, beispielsweise bei der Risikoanalyse, dem Forecast oder der Liquiditätsplanung. Kunden profitieren also vom Fachwissen.» Diese Entwicklung sei auch vonseiten gerade jüngerer Treuhänder gewünscht.

Trend zur Plattform

Wenn Buchhaltung, Rechnungswesen und Kundenstamm in der Cloud zu einer einheitlichen Plattform mit monatlicher Fixgebühr verschmelzen, was hat das für Konsequenzen? Die bereits erwähnte einfache Bedienung ist ein zentraler Aspekt für die Akzeptanz. «Etwa 80 Prozent der Abläufe in KMU sind Standardfälle, die eine Plattform abdecken muss», sagt Joël Ben Hamida. «Darüber hinaus ist wichtig, dass es sich um ein offenes System handelt, das sich beispielsweise um Branchenlösungen erweitern lässt.» Bei der Erweiterbarkeit und Weiterentwicklung einer Plattform sind sich die Bexio-Expertinnen und Experten einig, dass das Feedback der Kunden zentral ist: «Wir nehmen alle Kundenwünsche auf und prüfen, wo eine Umsetzung sinnvoll ist.»

 

Fotos: Boris Baldinger

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