Wie ein KMU dank Cloud-Speicher dezentral und unterwegs zusammenarbeitet

Video: Praxisbeispiel zur Digitalisierung

Wie ein Fensterservice die Tür zur Cloud öffnet

An drei Standorten acht Mitarbeitende, die zudem noch im Aussendienst unterwegs sind: Mit dieser Konstellation ist für den Fenster- und Türenservice SeCasa AG eine Cloud-Datenablage zentral für schlanke Prozesse – im wahrsten Sinne des Wortes. Wie das funktioniert, erklärt Geschäftsführer Michael Dietsche gleich selbst.

Als Unternehmen existiert die SeCasa AG zwar erst seit April 2017. Doch Geschäftsführer Michael Dietsche will vorwärtskommen: «Wir sind noch ein sehr junges, und mit acht Mitarbeitenden kleines Unternehmen. Entsprechend gross hingegen sind unsere Ambitionen.» Die Kernthemen, die ihn deshalb besonders umtreiben, sind schlanke Unternehmensstrukturen, effiziente Prozesse und maximaler Kundenfokus.

Schlanke Strukturen für schnellen Service

SeCasa kümmert sich um Fenster und Türen aller Marken. Sämtliche Arbeiten rund um Wartung, Reparatur und Aufrüstung sowie Glasbruch, Fensterersatz und allgemeine Schreinerarbeiten erledigen die acht Mitarbeitenden an den Standorten in St. Gallen, Kemptthal und Aigle. «Wir arbeiten sehr flexibel und dezentral. Unsere Servicemonteure stehen täglich in der Deutschschweiz und in der Romandie im Einsatz», sagt Michael Dietsche.

Der Geschäftsführer stellt dabei den Service ins Zentrum: «Der Kunde soll nicht für administrative Kunststücke, aufgeblasene IT-Lösungen oder fürs Warten und Suchen bezahlen, sondern nur für Tätigkeiten, die unmittelbar zur Lösung seines Problems beitragen.» Entsprechend hat Michael Dietsche sein Team aufgestellt: «Eine schnelle, unkomplizierte Arbeitsweise ist für uns zentral, schliesslich befinden sich die Kunden nicht selten in einer Notsituation und benötigen möglichst rasch unsere Unterstützung.»

Komplette Auftragsverwaltung läuft in der Cloud

stgallennetgroup: IT-Lösungen aus der Swisscom Cloud

Das Filesharing-System netgroupShare ist ein standortunabhängiger, sicherer Zugang auf Unternehmensdaten für KMU. Die von stgallennetgroup angebotene Lösung basiert auf Swisscom DCS (Dynamic Computing Services). Sämtliche Daten werden verschlüsselt in der Swisscom Cloud in der Schweiz gespeichert.

Neben der Filesharing-Anwendung betreibt stgallennetgroup auch die E-Mail-Archivierung netgroupARCHIV innerhalb von DCS und kümmert sich um die gesamte ICT-Infrastruktur von SeCasa. Für Internetzugang und Festnetztelefonie nutzt das Unternehmen die IP-Kommunikationslösung Swisscom Smart Business Connect.

Fast alle Mitarbeitenden sind zeitweise im Aussendienst tätig und arbeiten auch von zuhause aus. Entsprechend wichtig ist es, dass sie jederzeit und überall auf die Auftragsdaten zugreifen können. «Der gesamte Workflow der einzelnen Projekte wird in einem Auftragsordner erfasst, der sich in unserem Filesharing-System befindet», erklärt Dietsche. Von der Kundenerfassung über Preislisten, Offerten, Materialbestellungen und Disposition bis hin zum Servicerapport und zur Fakturierung sind sämtliche Informationen aktuell und an jedem Arbeitsort verfügbar. Alle Mitarbeitenden können an denselben Dokumenten arbeiten, sogar die Unterschrift der Kunden wird darin abgelegt. Die hierzu verwendete Lösung «netgroupShare» stammt vom Anbieter stgallennetgroup AG. Sämtliche Daten sind in der Swisscom Cloud in der Schweiz gespeichert. Dank dieses Systems füllen die Servicemonteure ihre Rapporte direkt beim Kunden auf einem Tablet aus – papierlos, eine nachträgliche Erfassung entfällt.

Die SeCasa-Mitarbeitenden können sich also aufs Kerngeschäft konzentrieren, während sie die IT-Angelegenheiten in guten Händen wissen. Und Michael Dietsche kann sich den Unternehmenszielen widmen. Die Ausgangslage ist vielversprechend. Denn das junge Unternehmen baut auf langjährige Berufs- und Branchenerfahrung. «Sämtliche Mitarbeitenden kommen aus der Fenster- und Türenbranche, sind top ausgebildet und kennen die Servicearbeit rund um Fenster und Türen aus dem Effeff» sagt Michael Dietsche. «Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Kompetenz sind unsere zentralen Kundenversprechen. Hier wollen wir besser sein als andere.»

 

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