Zahlungsverkehr

Einfach, rasch, sicher: So geht die E-Rechnung

Was muss ich als KMU beachten, wenn ich Rechnungen nur noch elektronisch empfangen will?

Elektronische Rechnungsprozesse eignen sich für Gesellschaften aller Grösse. Die Komplexität und der Grad der Integration in die bereits vorhandene Infrastruktur können sich dabei von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. 

1. Die Ausgangslage: Als erstes sollten Sie prüfen, ob Ihre Rechnungssteller E-Rechnungen anbieten. Je häufiger das der Fall ist, desto einfacher kann E-Rechnung als ganzheitliche Lösung den vorhergehenden Prozess ablösen. Zwar bieten mittlerweile über 500 Rechnungssteller in der Schweiz Rechnungen auch in elektronischer Form an, andere Unternehmen senden diese jedoch nach wie vor ausschliesslich per Post.

Es kann also gut sein, dass Sie den gewohnten Freigabeprozess von Papierrechnungen noch nebenher weiterführen müssen.

2. E-Banking: Die wichtigste Voraussetzung, um E-Rechnung im Unternehmen einführen zu können, ist ein E-Banking-Konto. Dieses können Sie direkt bei Ihrem Finanzinstitut beantragen. Um E-Rechnungen anschliessend empfangen zu können, melden Sie sich in Ihrem E-Banking-Konto an und wählen den Menüpunkt «E-Rechnung». Anschliessend können Sie die Rechnungssteller auswählen, von welchen Sie künftig nur noch elektronische Zahlungsaufforderungen erhalten möchten. Einige Banken bieten ausserdem Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungssystemen; dies vereinfacht die firmeninterne Verarbeitung weiter.

3. Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen elektronisch bleiben – und dementsprechend auch digital archiviert werden. Finanzunternehmen oder IT-Dienstleister bieten Archivlösungen verschiedener Arten an, wobei moderne Cloud-basierte Archivierungen im Trend liegen. Dabei sind die Daten in den Rechenzentren des Cloud-Anbieters gespeichert – idealerweise in der Schweiz – und dort optimal vor unbefugten Zugriffen, Ausfällen und unvorhersehbaren Ereignissen wie Feuer oder Hochwasser geschützt. 

Larry Estevez, KMU-Berater Swisscom

Bild: Wikimedia Commons

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