Tipps für mehr Effizienz mit Outlook

Tipps zu Office 365

Mit Outlook effizient arbeiten

Mit etwas Feintuning arbeiten Sie mit Microsoft Outlook effizient – trotz der Mailflut. Diese Tipps unterstützen Sie dabei.

Microsoft Outlook ist nicht nur die Kommunikationsdrehscheibe von Office 365, sondern manchmal auch ganz schön geschwätzig. Mit diesen Tipps sorgen Sie nicht nur für Ruhe und damit ungestörtes Arbeiten, sondern beugen auch verstopften Posteingängen vor.

Schweig, Outlook!

Outlook-Benachrichtigungen können ganz schön nerven. Ein Mail-Fensterchen poppt auf, und schon ists vorbei mit der Konzentration. Doch zum Glück können Sie Mail-Benachrichtigungen und Terminerinnerungen ausschalten.

E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten

Wählen Sie in Outlook «Datei > Optionen > E-Mail». Im Abschnitt «Nachrichteneingang» legen Sie fest, welche Signale Outlook bei neuer Post aussendet. Zumindest die Desktop-Benachrichtigungen sollten Sie deaktivieren.

Outlook Mail-Benachrichtigungen ausschalten
In den Optionen legen Sie fest, wie und ob Outlook auf neue Mails reagiert.

 

Terminerinnerungen unterdrücken

Wenn ein Termin in Outlook mit einer Erinnerung versehen ist, erscheint zu gegebener Zeit ein Erinnerungsfenster. Dieses können Sie unterdrücken. Wählen Sie in Outlook «Datei > Optionen > Erweitert». Im Abschnitt «Erinnerungen» deaktivieren Sie «Erinnerungen anzeigen».

Terminerinnerungen in Outlook deaktivieren
Erinnerungen an bevorstehende Termine können Sie in Outlook abschalten.

Mails schnell als «gelesen» markieren

Wenn Sie von einer Nachricht zur nächsten springen, haben Sie das erste Mail gelesen, richtig? Sie können Outlook ein entsprechendes Verhalten beibringen, indem Sie über «Datei > Optionen > E-Mail»» zum Abschnitt «Outlook-Bereiche» navigieren. Dort klicken Sie auf den Button «Lesebereiche».

Nachrichten in Outlook als gelesen markieren
Outlook lässt Ihnen die Wahl, wann ein E-Mail als gelesen gilt.

Hier legen Sie fest, wann eine Nachricht als gelesen gilt, also nicht mehr fett in der Liste dargestellt wird. Das eingangs beschriebene Verhalten erreichen Sie mit der Option «Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt».

 

Outlook-Anhänge teilen statt verschicken

Das Problem ist bekannt und trotzdem alltäglich: Werden grosse Dateien per Mail verschickt, verstopfen sie den Posteingang des Empfängers. Nicht nur das, die Kopie des verschickten Mails belastet auch den eigenen Speicherplatz.

Viel eleganter ist es, grosse Anhänge über einen Online-Speicher zu teilen. Im Mail selbst fällt dann nur noch der schlanke Link an. Dieses Vorgehen funktioniert mit vielen gängigen Online-Speichern. Dieser Tipp erklärt das Vorgehen anhand von Swisscom Storebox und Microsoft Outlook.

Wenn Sie auf dem Computer den Storebox-Client installiert haben, also die Zugangssoftware, wurde auch das Outlook-Plugin eingerichtet. Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, sehen Sie im Menüband «Nachricht» die beiden Storebox-Symbole «Dateien anhängen» und «Anhänge konvertieren». Klicken Sie auf ersteres und wählen Sie «Einstellungen». Dort legen Sie fest, ab welcher Dateigrösse Storebox ins Spiel kommt.

Storebox-Konfiguration
In den Storebox-Einstellungen legen Sie fest, wann eine Datei als Link auf den Online-Speicher eingebunden wird.

Wenn Sie nun eine Datei auf die Nachricht ziehen oder übers Symbol «Datei anfügen» aus dem «Nachricht»-Menüband einfügen, werden Sie gefragt, ob die Datei oder die Dateien stattdessen auf Storebox abgelegt werden sollen. Wenn Sie bejahen, kopiert das Plugin das Dokument auf den Online-Speicher und fügt einen Link in die Nachricht ein.

Outlook Storebox Anhang als Link verschicken
Wenn Sie einen Anhang in ein Mail einfügen, fragt Sie Storebox nach der Versandart.

Der Empfänger kann nun auf den Link klicken, um das Dokument zu öffnen, ohne den Posteingang unnötig zu belasten. Ein Storebox-Konto benötigt er dazu nicht.

 

Schnelle Nachrichtenvorschau

Die Vorschau in Outlooks Nachrichtenliste ermöglicht Ihnen einen schnellen Blick auf den Inhalt einer Nachricht, zumindest auf den Anfang. Im Menüband «Ansicht» können Sie über das Symbol «Nachrichtenvorschau» bestimmen, wie viel vom Inhalt die Vorschau preisgibt. Sinnvoll sind hier zwei oder drei Zeilen.

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