Faxgeräte und Alternativen im Zeitalter der IP-Telefonie

Faxgeräte und Alternativen

Der Fax ist tot – es lebe der Fax

Der Fax ist ein Relikt aus der analogen Telefoniezeit. Doch trotz der Umstellung auf IP-Telefonie gibt es in der Schweiz noch rund 400´000 Faxanschlüsse. Deren Besitzer haben sehr gute Gründe, das Faxgerät bis heute zu nutzen. So lebt der Fax im digitalen Zeitalter weiter.

Seit 1979 ist der Fax aus dem Geschäftsleben nicht wegzudenken. Rund 400´000 Faxanschlüsse gibt es landesweit. Laut einer Erhebung des deutschen Digitalverbandes Bitkom vom März 2016 belegt der Fax hinter Telefon und E-Mail immer noch Platz 3 unter den meistgenutzten Technologien für die Kundenkommunikation.

Beliebt, da rechtssicher

Gründe für die ungebrochene Beliebtheit des Fax gibt es viele. Erstens ist faxen einfach. Zweitens geht es viel schneller, als Dokumente zuerst einzuscannen und dann per E-Mail zu versenden. Zudem hat auch der Empfänger sofort ein Schriftstück zur Hand – ohne Gang zum Drucker. Drittens – und das ist der eminente Vorteil – bieten Faxnachrichten mehr Rechtssicherheit als einfache E-Mails. Dank Sendebericht, Protokoll und Unverfälschbarkeit des Dokumentes (Faksimile = originalgetreue Kopie) gilt der Fax als schriftliche Zustellungsform – ähnlich einem eingeschriebenen Brief. Das bietet bei der Übermittlung rechtsverbindlicher Dokumente wie Angeboten, Aufträgen, Verträgen oder Kündigungen hohe Sicherheit – in der Schweiz und in fast allen Ländern der EU.

Der Fax ist überdies vertraulich. Es ist ungleich einfacher, eine E-Mail mitzuschneiden, als ein Fax «abzuhören» oder abzufangen. Nicht zuletzt deshalb wird der Fax überall, wo Vertraulichkeit und der Schutz personenbezogener Daten wichtig sind, bis heute fleissig genutzt.

Nicht zuletzt ist der Fax in Branchen hilfreich, in denen die Menschen nur selten am PC-Arbeitsplatz sitzen. Etwa im Handwerk, wo die Mitarbeitenden meist unterwegs sind, oder im Einzelhandel, wo die Laufkundschaft die dauernde Anwesenheit am PC verunmöglicht. Hier ergänzt der Fax aufgrund seiner optischen und haptischen Verfügbarkeit die Arbeitsabläufe oft perfekt.

Nicht ohne Schattenseiten

Den genannten Vorteilen stehen aber auch Nachteile gegenüber. So ist der Versand von Faxnachrichten vor allem bei mehrseitigen Dokumenten langwierig und aufwendig. Auch ist die Qualität der Fax-Ausdrucke, vor allem puncto Kleingedrucktes und Grafiken, nicht selten fragwürdig. Drittens müssen Schriftstücke – also auch Faxe – in unserer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt in aller Regel gescannt werden, um am PC weiterverarbeitet und elektronisch archiviert werden zu können.

Trotzdem: Das Fax ist eine beliebte Technologie – und mancherorts unverzichtbar. Daher stellen sich im Zusammenhang mit der rasant voranschreitenden Digitalisierung und dem Wechsel zu IP-Telefonie drei grundsätzliche Fragen: «Kann der gute alte analoge Fax im IP-Netz wirklich nicht mehr genutzt werden?», «Falls doch – wie geht´s?», und «Welche Alternativen gibt es?».

Fax goes Future – und Alternativen

Zunächst die gute Nachricht: Bei normalen Anschlüsse sowie Geschäftsanschlüssen mit dem Kombiangebot Swisscom inOne KMU können analoge und ISDN-Faxgeräte grundsätzlich weiterverwendet werden. Das Faxgerät muss dabei – wie das analoge Festnetztelefon – an der ATA-Schnittstelle (analoger Port) des Routers angeschlossen werden. Allerdings steigt die technische Komplexität, die grossen Einfluss auf die Qualität und die Funktion des Faxservice hat. Da hilft nur: Ausprobieren und die Tipps für den Anschluss analoger Faxgeräte ans IP-Netz beherzigen. Eine weitere Alternative ist das Versenden und Empfangen von Faxdokumenten via Combox pro.

Dritter gangbarer Weg – vor allem für jene, die den Fax eher selten und nur für rechtsverbindliche Dokumente nutzen – ist, die Dokumente mit dem Smartphone zu fotografieren und die Bilder via Nachrichten-App oder Mail zu verschicken. Zudem erlauben viele Multifunktionsgeräte das Versenden gescannter Dokumente als Faxnachricht.

Der nachhaltigste – und für geschäftskritische Prozesse einzig sinnvolle – Weg ist aber der Umstieg auf rein digitale Lösungen. Wenn es um den Austausch von Dokumenten geht, bieten sich cloudbasierte Speicher wie beispielsweise Swisscom Storebox an. Mittels digitaler Signaturen lässt sich die Echtheit eines Dokuments sicherstellen und die Rechtssicherheit gewährleisten. Und für spezielle Branchen wie den Gesundheitssektor gibt es branchenspezifische Gesamtlösungen wie Swisscom Health Connect.

Handeln Sie überlegt

Das Fax ist noch immer wichtig, stösst allerdings im digitalen Umfeld an seine Grenzen. Daher sollten Fax-Nutzer jetzt sehr gut überlegen, wofür sie das Faxgerät künftig effektiv benötigen. Anhand dieser Analyse gilt es, eine digitale Technologie zu implementieren. Gute Beratung ist dabei mehr als nur hilfreich. Denn es geht um nichts weniger als die Zukunftssicherheit von Investitionen.

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