Microsoft Exchange: Termine, Mails und Aufgaben unter Android und iOS nutzen

E-Mails, Kalender und Aufgaben unterwegs nutzen

So arbeitet Ihr Smartphone mit Exchange zusammen

Auf dem PC ist das Gespann Outlook und Exchange der Klassiker. Doch wie nutzen Sie nun Termine, E-Mails und vor allem Aufgaben unterwegs auf dem Smartphone? Tipps und Empfehlungen – und ein Hinweis, weshalb Sie die Outlook-App auf dem iPhone oder Android-Smartphone vielleicht besser nicht installieren.

Es entbehrt nicht einer gewissen Ironie: Auf dem PC ist Microsoft Outlook die meistgenutzte Software für E-Mails, Terminplanung und Aufgabenmanagement. Doch auf dem Smartphone – iOS wie Android – ist Outlook kaum vertreten. Der Grund sind Sicherheitsbedenken, weil die ursprüngliche Outlook-App von 2015 Zugangsdaten für alle eingerichteten Konten auf einem externen Server speicherte. Darüber berichtete etwa der deutsche IT-Fachverlag Heise. Bis heute gibt es zwar eine neuere Version der App, aber kein offizielles Statement, ob sich an dieser Sicherheitsproblematik etwas geändert hat.

Die Outlook-App ist also nur bedingt eine gute Wahl, um E-Mails, Termine und Aufgaben aufs Smartphone zu bringen. Doch es gibt zum Glück ausgereifte Alternativen, wie Sie Ihr iPhone oder Android-Smartphone zur Zusammenarbeit mit Exchange bewegen. Hierbei handelt es sich um die Server-Komponente zu Outlook aus Office 365 Business, die sich um den Versand von Mails, die Terminplanung und das Speichern und Teilen von Aufgaben kümmert. Aufgrund der weiten Verbreitung von Exchange ist die Unterstützung für die Microsoft-Groupware weit verbreitet.

Doch während die Synchronisation von Mails und Kalenderdaten zu den einfacheren Übungen zählen, entpuppt sich die Aufgabenverwaltung als Knacknuss. Grund ist, dass sowohl iOS als auch Android von Haus aus ohne geeignete To-do-Listen-App kommen. Das iPhone synchronisiert zwar Aufgaben über die «Erinnerungen»-App, doch der Funktionsumfang ist zu bescheiden für ein vernünftiges Task-Management.

Mails und Kalender aus Exchange einrichten

Die mitgelieferten Apps für E-Mails und Kalender sowohl von iOS als auch auf Android-Smartphones verstehen sich gut mit Microsoft Exchange. Das Vorgehen ist auf beiden Systemen ähnlich: Über die Einstellungen legen Sie ein neues Konto vom Typ «Exchange» an, um Mails und Termine zu synchronisieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in den Artikeln «E-Mail einrichten auf iPhone und iPad: So klappts» und «E-Mail einrichten unter Android: So klappts». Dieses Vorgehen funktioniert generell mit Office 365, einem selbst betriebenen Exchange-Server, Outlook.com/Hotmail-Adressen und einigen Exchange-Alternativen, die das ActiveSync-Protokoll unterstützen.

Aufgaben mit «Hausmittelchen» pflegen

Die «Erinnerungen»-App von iOS ist gut geeignet für eine rasche Übersicht über anstehende Aufgaben, für mehr auch nicht. Der Funktionsumfang ist zu beschränkt, mit einer der weiter unten beschriebenen Methode fahren Sie auf dem iPhone besser.

Einen interessanten Ansatz verfolgt dagegen Google. Die Gmail-App unterstützt unter Android, nicht aber auf dem iPhone, Aufgaben. Das gilt aber nur für Exchange-Konten, interessanterweise nicht einmal für Gmail. Doch auch hier ist die Unterstützung für Tasks rudimentär. Immerhin lässt sich ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Wenn Sie die Aufgabenverwaltung von Exchange für die tägliche Arbeit nutzen, sollten Sie auch unter Android auf eine andere Lösung zurückgreifen.

Aufgaben-Apps für die Exchange-Synchronisation

Aufgrund der Benutzerbewertungen und von Testberichten soll «Tasks & Notes» die beste Android-App für To-do-Listen und Exchange/Outlook sein. Der Datenaustausch erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, und Zeitmanagement-Methoden wie «Getting Things Done» lassen sich in der App ebenfalls umsetzen. Zudem unterstützt die App auch Outlook-Notizen. Tasks & Notes lässt sich 14 Tage lang kostenlos testen, danach werden 5 Franken fällig.

TaskTask-App für iOS

Gleich teuer ist «TaskTask», das Pendant für iPhone- und iPad-Nutzer. Die App unterstützt die Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Office 365 oder eigenen Exchange-Servern. Zudem versteht sich TaskTask auch mit Google-Tasks.

To-do-Listen-Apps als Alternative

Remember the Milk App iOS AndroidEine andere Möglichkeit liegt darin, die To-do-Listen mit einem separaten System zu führen, das sich in Outlook oder Exchange einklinkt. Letzteren Ansatz verfolgt «Remember the Milk». Dieses altbewährte To-do-Listen-System synchronisiert Einträge mit Exchange. Dafür ist allerdings ein Pro-Konto für rund 40 Franken pro Jahr nötig.

Todoist To-do-Listen-App für iOS und AndroidEinen anderen Ansatz verfolgt Todoist, dessen Funktionen wir bereits in diesem Vergleich von To-do-Listen-Apps beschrieben haben. Mittels Add-on zu Outlook unter Windows lassen sich Tasks direkt in der Todoist-Welt ablegen, ohne «Umweg» über Exchange. Der Preis für eine Premium- oder Business-Variante liegt bei rund 40 Franken pro Benutzer und Jahr.

inOne KMU Weihnachtsaktion

Jetzt lesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

2 Kommentare zu “So arbeitet Ihr Smartphone mit Exchange zusammen

  1. Hilfreich wäre auch ein Tipp, wie man ohne Exchange (also wenn eine gelegentliche Synchronisation ausreicht) Kalender + Kontakte zwischen Outlook und Android synchronisieren kann.