Moderne Kommunikation bei KMU

Moderne Kommunikation in KMU

Wenn Bedürfnisse und Realität nicht korrespondieren

Kunden und Mitarbeiter wollen mit modernen Mitteln kommunizieren, wie sie es von Smartphone und Internet gewohnt sind. Nur: Die Einführung moderner Arbeitsplätze und Kommunikationsmittel ist schwierig und geht nur schleppend voran. Gründe dafür gibt es mehrere.

Kunden erwarten hohe Flexibilität und wollen verstärkt über digitale Kanäle interagieren. Mitarbeiter fordern dasselbe für ihren Arbeitsplatz: Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitsalltags mithilfe moderner Technologien. Dies ist das Resultat einer Umfrage, die vom Marktforscher PAC im Auftrag der Swisscom unter Entscheidern aus der verarbeitenden Industrie durchgeführt wurde. Viele der Erkenntnisse dürften sich auf die meisten mittelständischen Firmen in der Schweiz übertragen lassen.

Die Erkenntnis, dass Arbeitsplätze und die Kommunikationsmittel modernisiert werden müssen, scheint verbreitet in den Teppichetagen. Mit der Umsetzung allerdings hapert es noch ganz gewaltig. Obwohl der Kundendruck gross ist und qualifiziertes Personal immer weniger bereit ist, «unzeitgemässe Arbeitsplätze zu akzeptieren», wie rund 85 Prozent der befragten Manager betonten. Immerhin geben rund 80 Prozent an, die private Nutzung von unternehmenseigenen Geräten – vor allem im Mobil-Bereich – sei gestattet und auch die Nutzung von Social Media (50 Prozent) und Dropbox respektive Skype (58 Prozent) wird in vielen Fällen nicht verboten.

Vorstellung und harte Wirklichkeit

Die IT beurteilt Kommunikationslösungen oft positiver als die Geschäftsführung.

Doch häufig bleiben die Bemühungen Stückwerk. Vorstellung und Wirklichkeit weichen stark voneinander ab. So erhoffen sich 76 Prozent der befragten Manager, ein moderner Arbeitsplatz unterstütze die Mitarbeiter, die Informationsflut zu bewältigen. Nur gerade 32 Prozent sehen diesen Punkt aber als erfüllt an. Fast genauso hoch ist die Erwartung, Zusammenarbeit und Vernetzung werde verbessert (75 Prozent). Gerade mal 33 Prozent sehen diesen Punkt als erfüllt an. Interaktion mit Kunden, Kosteneinsparungen und Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes sind ebenfalls Punkte, bei denen die Erwartungen vieler Anwenderunternehmen enttäuscht werden. Viele Befragte berichten ausserdem von eingeschränkter Nutzbarkeit, mangelnder Performance und fehlendem Zusammenspiel verschiedener Lösungen.

Die IT darf nicht allein entscheiden

PAC ging in seiner Studie natürlich auch der Frage nach, wo die Ursache für diese Misere liegt. Ein etwas vertiefter Blick darauf, wer die obigen Fragen wie beantwortet, verschafft etwas Klarheit: IT-Verantwortliche beurteilen die eingesetzten Lösungen deutlich positiver als Business-Verantwortliche. So meinen 47 Prozent der ITler, die Vernetzung werde verbessert. Diese Meinung teilen aber nur magere 17 Prozent der Business-Verantwortlichen! PAC folgert aus dieser Differenz, dass die IT-Verantwortlichen häufig nicht nah genug an den Anforderungen und Erwartungen der Business-Entscheider dran sind.

Vorurteile gegen die Technik

Vielleicht gibt es aber auch noch einen anderen Grund. So zeigt eine Swisscom-Studie unter 573 KMU, dass die Bereitschaft, moderne Kommunikationsmittel auch einzusetzen, nach Branchen stark differiert. So sind Vertreter der Branche IT-Dienstleister sehr offen für die Verwendung von so genannten Kollaborationslösungen, mit denen online Daten wie Offerten, Pläne oder Präsentationen geteilt oder Videokonferenzen durchgeführt werden können. Im Gegensatz dazu sind beispielsweise Architekten – mit nahezu denselben Bedürfnissen bezüglich Austausch und Kontakt mit den Kunden – deutlich distanzierter zur Idee, diese Zusammenarbeit verstärkt auf eine digitale Basis zu stellen. Die berufliche Nähe zur Technik vereinfacht den Zugang zu neuen Möglichkeiten. Vorbehalte und Ablehnung beruhen häufig genug schlicht auf Vorurteilen.

Strategisch die richtigen Prioritäten setzen

Die Einführung moderner Kommunikationsmittel wie Chat oder Telefonkonferenz ist ein strategisches Thema.

Die Gründe für die vertrackte Situation sind aber vielfältig. Zuoberst steht – wie so häufig – das Budget: 57 Prozent der in der PAC-Studie Befragten gibt an, das Budget reiche für eine Modernisierung der Arbeitsplätze nicht aus. 53 Prozent meinten, das Thema hätte keine strategische Bedeutung. 51 Prozent geben an, die rasante technologische Entwicklung mache eine langfristige Strategie schwierig. Nur, die Kunden haben wenig Verständnis für mangelnde Flexibilität, und die Arbeitnehmer fordern vehement moderne Arbeitsplätze – wer hier die Nase vorn hat, gewinnt den «War for Talents». Budgetplanung und Strategie sollten diesen Argumenten Rechnung tragen. Entscheider müssen sich fragen, ob sie die richtigen Prioritäten setzen.

Das Tempo überfordert viele

Die Unsicherheit ob der schnellen Entwicklung der Technologie ist verständlich. Doch, so die Empfehlung des Marktforschers PAC, das sollte kein Grund sein, den Kopf in den Sand zu stecken. «Evaluieren Sie die Möglichkeiten externer Unterstützung und prüfen Sie die Optionen eines Outsourcings». Ein Rat, den 83 Prozent der Befragten durchaus sinnvoll finden und immerhin schon 51 Prozent umgesetzt haben. Und ein Tipp zum Schluss: Die Umstellung auf moderne Arbeitsplätze ist eine Management-Aufgabe: «Heute sind Führungskräfte nicht ausreichend in der Lage, virtuelle Teams zu führen sowie den Einsatz moderner Technologien zu fordern und zu fördern», betont PAC in seiner Studie. Will heissen: Die Zeiten, in denen die Beschaffung einfach an die IT delegiert wurde, sind endgültig vorbei. Die Digitalisierung verlangt vom Management ein grundlegendes Verständnis der Möglichkeiten, die neue Technologien bieten. Nur so können die Bedürfnisse von Kunden und Angestellten wirklich befriedigt werden.

 

 


Die 5 Vorurteile gegen moderne Arbeitsplätze

Vorurteil 1: Vorgesetzte kontrollieren mit der Präsenzanzeige, wann und wie viel tatsächlich gearbeitet wird.
Realität: Wohl kaum. In flexiblen Arbeitsmodellen wird über Zielvereinbarungen geführt und nicht mehr nur über die Präsenzzeiten.

Vorurteil 2: Sofortnachrichten halten die Mitarbeitenden nur von der Arbeit ab.
Realität: Schnelle und unkomplizierte Kommunikation ist wichtiger denn je. Unternehmens-Chats sind sinnvolle Tools, die den Kommunikationsmix ideal um diese Tempo-Komponente ergänzen.

Vorurteil 3: Im Homeoffice ist die Arbeit Nebensache.
Realität: Mitarbeitende, die auch zu Hause oder unterwegs arbeiten, sind produktiver und erst noch motivierter – das belegen zahlreiche Studien.

Vorurteil 4: Wer sein Wissen teilt, macht sich überflüssig.
Realität: Galt früher das Motto «Wissen ist Macht», so lautet die Maxime heute «geteiltes Wissen ist multipliziertes Wissen». Davon profitierten nicht nur die Unternehmen, sondern auch die einzelnen Mitarbeitenden.

Vorurteil 5: Moderne Tools machen automatisch «smart».
Realität: Viele Unternehmen führen Kommunikations- und Kollaborations-Werkzeuge ein und hoffen, dass sich der Nutzen ganz von selbst einstellt. Doch die Tools sind keine Selbstläufer. Ausbildung der Mitarbeitenden und vor allem die Vorbildfunktion der Vorgesetzten sind zentrale Elemente für eine erfolgreiche Einführung.

 

Titelbild: Alamy Stock Photo

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