App-Tipps

Mit Apps Aufgaben automatisieren

Visitenkarten scannen und im Adressbuch ablegen, Termine aus E-Mails erstellen oder Spesen abrechnen: Das Smartphone kann mit den passenden Apps viele Routineaufgaben automatisieren.

Das Smartphone ist nicht nur Informationszentrale, sondern auch nützlicher Diener für die Erledigung von Alltagsaufgaben. Viele wiederkehrende Tasks lassen sich via Mobilgerät automatisieren. Gleichzeitig ist das Smartphone Türöffner für die Digitalisierung. Die eingebaute Kamera dient als Scanner für Dokumente, Flipchart-Skizzen und Visitenkarten – willkommen in der Welt der digitalen Abläufe! Diese Apps helfen Ihnen, administrative und organisatorische Aufgaben schnell, mobil und digital zu erledigen.

 

Visitenkarten scannen

Beim geschäftlichen Austausch gehören Visitenkarten immer noch dazu. Oft findet man sich nach einem interessanten Anlass um einen ganzen Stapel dieser Kärtchen reicher. Das Smartphone erspart das mühsame Abtippen. Verschiedene Apps kümmern sich ums Scannen der Visitenkarte und vor allem um die Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition) der Inhalte, die sich danach ins passende Adressbuch übernehmen lassen.

Icon Scannable-AppScannable von Evernote scannt Visitenkarten und vernetzt einen mit der entsprechenden Person auf LinkedIn.
iOS, kostenlos

 

Icon Office-Lens-AppOffice Lens von Microsoft scannt Visitenkarten und legt die Kontaktinformation als VCF-Datei in einer OneNote-Notiz ab. Diese Datei kann anschliessend ins Adressbuch von Outlook und Konsorten übernommen werden.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos; Windows Phone: kostenlos

Icon Abbyy Business Card Reader AppAbbyy Business Card Reader bietet den breitesten Funktionsumfang und erkennt Visitenkarten in 22 Sprachen. Die eingelesenen Kontakte lassen sich im App-eigenen Archiv ablegen und als Text oder VCF-Datei exportieren oder per E-Mail verschicken.
iOS: kostenlos (in-App-Käufe); Android: 3.90 CHF; Windows Phone: 5.30 CHF

Dokumente und handschriftliche Notizen digitalisieren

Fürs gelegentliche Scannen von Dokumenten und das Abfotografieren von Pinwänden, Flipcharts und generell handschriftlichen Notizen eignet sich die Smartphone-Kamera hervorragend. Voraussetzung dafür ist eine App, die den Inhalt in einer brauchbaren Form aufbereitet. Dazu gehört Texterkennung bei ausgedruckten Papierdokumenten wie Briefen oder Rechnungen oder das automatische Zurechtschneiden handschriftlicher Notizen.

Icon Evernote-AppEvernote fotografiert handgeschriebene Notizen, schneidet sie zurecht und wandelt sie wahlweise in Schwarzweiss um, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Die eingescannten Seiten werden als Bilder in einer Evernote-Notiz abgelegt.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos

Icon Office-Lens-AppOffice Lens erlaubt denselben Workflow wie Evernote, mit zwei Unterschieden: Das Ergebnis wird als OneNote-Notiz abgelegt, und Office Lens kann dank OCR ausgedruckte Dokumente wieder in bearbeitbaren Text umwandeln. Microsoft stellt die Notizbuch-App OneNote selbst für Mobilgeräte und Computer kostenlos bereit. Für die Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten ist ein kostenloses Microsoft-Konto nötig.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos; Windows Phone: kostenlos

Icon PaperScan-AppPaperScan liest Dokumente als Bild ein und eignet sich fürs Digitalisieren von handschriftlichen Notizen, Quittungen und dergleichen. Die App kann mehrere Scans zu einer PDF-Datei zusammenstellen und gefällt vor allem durch das einfache Handling eingescannter Unterlagen. Vor der Nutzung auf einem Android-Smartphone empfiehlt sich ein Blick in die «Frequently Asked Questions» (FAQ), ob das jeweilige Gerät auch unterstützt wird.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos

 

E-Mail-Workflows beschleunigen

Viele Informationen erhalten wir per E-Mail: Kontakte, Termine, Aufgaben und Dokumente. Mit diesen Apps ersparen oder vereinfachen Sie sich die mühsame manuelle Nachbearbeitung dieser «unstrukturierten» Daten.

Vom Mail zur Aufgabe: Todoist gefällt als To-do-App. Die Aufgabenliste ist praktisch für jede Plattform verfügbar und kann sich unter Windows auch in Outlook einbinden. Für die Synchronisation von Tasks zwischen Computer und Mobilgerät und über Betriebssystemgrenzen hinweg ist Todoist ideal. In den kostenpflichtigen Versionen können Sie zudem E-Mails an eine bestimmte Mailadresse weiterleiten, um direkt eine Aufgabe zu erstellen.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos; Windows Phone: kostenlos

Icon Copy2Contact-AppVom Mail zum Kontakt: Im geschäftlichen Mailverkehr gehört eine Signatur mit den Kontaktinformationen zum guten Ton. Copy2Contact sorgt für die schnelle Aufbereitung: Markieren Sie die Signatur im Mail, kopieren Sie sie in die Zwischenablage und setzen sie in Copy2Contact wieder ein. Die App ordnet die Informationen nun automatisch den richtigen Adressfeldern zu und erstellt einen neuen Kontakt im iOS-Adressbuch.
iOS: 7 CHF
Icon CloudMagic-App

CloudMagic: Die E-Mail-App versteht sich mit vielen gängigen Informationsdiensten wie Evernote, Todoist, OneNote, Trello, Salesforce und ähnlichem. CloudMagic kann E-Mails direkt an die unterstützten Plattformen weiterleiten und so aus unstrukturierter Post Aufgaben, Notizen und dergleichen erstellen. Zudem kann CloudMagic Dateianhänge in Form von Links auf Online-Speicher wie Google Drive und Dropbox einbetten und so schlanke E-Mails ermöglichen.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos

 

Spesenabrechnungen und Quittungen sammeln

Unter Umständen reicht es, wenn Sie Restaurant- und Hotelquittungen und andere Spesenabrechnung als Bild auf Ihrem Smartphone ablegen. Dann können Sie auf die Apps zurückgreifen, die im Abschnitt «Dokumente und handschriftliche Notizen digitalisieren» beschrieben sind.

Icon Expensify-AppEs gibt einige Online-Dienste, die sich auf die Abwicklung von Spesen und die Verbuchung von Quittungen spezialisiert haben. Einige bringen Zusatzfunktionen wie Rechnungsstellung oder Buchhaltung mit. Zu den schnell nutzbaren Vertretern gehört Expensify (ab 5 US-$ pro Monat). Mit der Smartphone-Kamera scannen Sie den Beleg ein, worauf dieser in die Cloud hochgeladen und mittels Texterkennung analysiert wird. Im Idealfall erkennt der Dienst Anbieter und Kosten, so dass eine manuelle Nachbearbeitung entfällt. Die Resultate lassen sich als PDF oder Komma-getrennte Tabelle für die Weiterverarbeitung in Excel exportieren.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos

 

Abläufe automatisieren

Icon IF-App (IFTTT)Bei der Arbeit am Bildschirm müssen wir oft wiederkehrende Routineaufgaben erledigen, wie beispielsweise oben erwähnte E-Mail-Workflows. Viele dieser Abläufe lassen sich automatisieren, wenn ein Cloud-Dienst mit im Spiel ist. Das klassische Automatisierungswerkzeug ist «If this then that» oder kurz IFTTT. Der Dienst führt aufgrund eines Ereignisses eine Aktion aus, «Rezept» genannt. So kann beispielsweise eine neue Evernote-Notiz automatisch einen Task in der To-do-Liste von Todoist anlegen. Oder ein Tweet wird in einer Google-Tabelle abgelegt. Oder ein Mail erzeugt einen Termin im Kalender. Oder, oder oder… IFTTT unterstützt Hunderte von Cloud-Diensten und kann auch für Aktionen auf dem Smartphone genutzt werden, etwa, um Fotos automatisch auf OneDrive abzulegen. Selbstverständlich lassen sich beliebige eigene Rezepte kreieren.
iOS: kostenlos; Android: kostenlos

 

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